Die Umsetzung der Betriebsstrategie der Zukunft (BdZ) ist ein Strategieprojekt. Das bezieht sich sowohl auf die notwendigen Beteiligten, als auch auf den Grad der Veränderung und auf die Umsetzungsdauer. Diese Einordnung wurde nicht nur während der gut anderthalbjährigen Projektlaufzeit bewusst vorgenommen, sondern ergibt sich auch aus den Ergebnissen und Rückmeldungen der Verprobung von Instrumenten und Inhalten zur BdZ mit Projektsparkassen.

Bis zu 30 Prozent des aktuellen Verwaltungsaufwandes als Einsparungsziel – dieses Ambitionsniveau wird für viele Häuser die Planung und Umsetzung mehrerer großer Maßnahmen nach sich ziehen: jede für sich genommen ein spürbarer Einschnitt und grundlegende Neuausrichtung. Stellvertretend für die Vielzahl der Standards und Lösungsvorschläge, die das Projekt im Ergebnis hervorbringt, seien hier nur einige genannt:

  • die aktive Reduktion von Büroflächen und der damit einhergehende Umzug von Arbeitsplätzen,
  • der konsequente Umstieg auf OSPlus_neo mit der Einführung vieler neuer Abläufe im Vertrieb,
  • die Auslagerung großer Teile der Produktion oder
  • die Neuerrichtung einer Business Line für kleinere gewerbliche Kunden.

Schon bei separater Betrachtung dieser Lösungen ergibt sich eine Reihe von Aufgaben, die dazu dienen, nicht nur die Veränderungen an Kunden, Mitarbeiter und Entscheidungsträger zu kommunizieren, sondern auch zielgerichtet umzusetzen. Bei Kombination mehrerer Lösungen verstärkt sich dieser Bedarf nochmal erheblich. Oft wird es sich um einen Umbau der Sparkasse über mehrere Jahre verteilt handeln.

Die Sparkassen Consulting verfügt über langjährige Erfahrung bei der Initialisierung und Begleitung von strategischen Neuausrichtungen von Sparkassen. Daher wissen wir, wie der Einstieg in ein solches Mehrjahresprogramm gestaltet werden sollte und wie mehrjährige Umsetzungsprogramme gesteuert und begleitet werden.

Einheitlicher Wissensstand aus erster Hand

Ganz zu Beginn steht die Herstellung einer gemeinsamen Sicht auf die Inhalte des Konzeptes. Als Führungsteam Ihres Hauses legen Sie Wert auf sachliche und gleichgerichtete Botschaften an Ihre Stakeholder.

  • Was bedeutet Betriebsstrategie der Zukunft?
  • Welche Inhalte haben die Tiefenbohrungen hervorgebracht?
  • Was ist bereits verfügbar und kann umgesetzt werden und was muss zentral erst noch entwickelt werden?
  • Welche Hilfsmittel stehen speziell für das BdZ-Projekt zur Verfügung?
  • Und was kann das konkret für Ihre Sparkasse bedeuten?

Bereits hier setzt unser Beratungsangebot an. Mit unseren Input-Workshops tragen wir dazu bei, dass Sie die Inhalte der BdZ kennen und wissen, was das Konzept leisten kann und was nicht. Gemeinsam verschaffen wir uns einen Eindruck von Ihrem individuellen Ambitionsniveau, diskutieren Ableitungen daraus und skizzieren die Umsetzung. Auf Wunsch ergänzen wir diesen ersten Aufschlag um den Themenkomplex „Personelle Restrukturierung“. So haben Sie mit geringem Aufwand von höchstens zwei Beratertagen einen guten Kenntnisstand als Basis für alle folgenden Schritte. Gerade auch für Institute, die bezüglich der weiteren Befassung mit der BdZ noch unentschlossen sind, ist das ein guter Einstieg.

Standortbestimmung – Analyse als Teil der Strategiefindung

Die Kernidee der BdZ ist ja, die gemeinsamen Sparkassen-Standards im eigenen Haus anzuwenden und so in allen Bereichen Einsparungspotenziale zu schaffen. Aus der Vielzahl von Standards und weiteren Lösungsvorschlägen legen wir gemeinsam mit Ihnen die für Ihr Haus relevanten fest. Zu dem Zweck bestimmen wir mit Ihnen die Ausgangssituation gegenüber den Inhalten. Dieser Abgleich sollte aufgrund des strategischen Charakters der BdZ durch die Vorstände oder zumindest mit maßgeblicher inhaltlicher Einbindung des Vorstande vorgenommen werden.

Gemeinsam in den Spiegel schauen

Für die Durchführung steht mit dem „BdZ-Radar“ ein nützliches Hilfsmittel zur Verfügung. Die web-basierte Anwendung führt Schritt für Schritt durch die inhaltlichen Beschreibungen, an die sich jeweils einige wenige Fragestellungen anschließen. Mit der Beantwortung der Fragen erhalten Sie eine Vorstellung zum Erfüllungsgrad des jeweiligen Standards in Ihrer Sparkasse. Dieser Grad wird abschließend in Form eines Schiebereglers als zusammenfassende Einschätzung im Radar hinterlegt. So baut sich nach und nach ein differenziertes Ist-Profil bezüglich der BdZ-Inhalte aus strategischer Sicht auf. Und dieses Profil stellt den Ausgangspunkt für die Planung des anschließenden Lückenschlusses dar.

Die stringente Bearbeitung im Radar planen wir mit Ihnen zusammen auf Grundlage Ihrer Dezernatseinteilung oder anderer fachlicher Zuordnungen. Vorab diskutieren wir mit Ihnen die Fragestellung, ob für diese Standortbestimmung das Top-Management, wie beispielsweise die Vorstände und ihre Vertreter, einbezogen werden sollen oder aber ob hier eine größere Zahl von Führungskräften mitwirkt. Hierzu gibt es eine Reihe von Vor- und Nachteilen abzuwägen. Dazu zählen unter anderem Fragen der Publizität und Transparenz genauso wie der späteren Akzeptanz von Projektergebnissen und folgenden Schritten und nicht zuletzt auch der Aufwand bzw. die Dauer für die Analyse.

Wer auch immer in Ihrem Haus den Input für die Standortbestimmung liefert: Unsere Berater führen durch den Fragenkatalog, halten die Antworten und Einschätzungen fest und werten die Ergebnisse aus. Profitieren Sie dabei von unserer langjährigen Erfahrung bei der Analyse mit strukturierten Interviews und unserer intensiven Einbindung in das BdZ-Projekt.

Maßnahmenplanung zum Lückenschluss

Der „QBM-Monitor“ (QBM = Quantitatives Betriebsmodell) wurde geschaffen, um Sparkassen bei der Auswahl und Planung von Maßnahmen zu unterstützen. Neben dem Ist-Profil aus dem BdZ-Radar bestimmt noch ein wesentlicher weiterer Umstand die nachfolgende Maßnahmenplanung. Das individuelle Ambitionsniveau Ihrer Sparkasse zeigt gewissermaßen die zweite, nämlich die betriebswirtschaftliche, „Lücke“ auf. Die nächste Aufgabe im Projekt ist daher die finale Festlegung des Ambitionsniveaus, also des Einsparungsziels. Da es sich auch hierbei um eine strategische Weichenstellung handelt, aus der späterer Kommunikationsbedarf resultiert, ist eine rechnerische Herleitung mit Hinweisen auf Sonderfaktoren im QBM-Monitor hinterlegt. Dabei empfiehlt sich nach unserer Erfahrung ein moderiertes Vorgehen. Der QBM-Monitor beinhaltet zudem bereits alle BdZ-Maßnahmen inkl. ihrer rechnerischen Potenziale. Nun heißt es auswählen: Welche Maßnahme kommt zur Umsetzung, welche läuft evtl. bereits? Welche hat man in der Vergangenheit schon umgesetzt und welche wiederum kommt für Sie nicht in Frage?

Effekte immer „auf dem Schirm“

Zusätzlich zur Auswahl der Maßnahmen steht auch die quantitative Planung an. Wie viel vom rechnerischen Potenzial trifft für Sie zu? Wann setzt die Wirkung in der GuV ein? Wann werden die Effekte komplett realisiert sein? Eine weitere Komplexitätssteigerung resultiert aus der möglichen Abhängigkeit der Maßnahmen zueinander, sowie zur personellen Ausgangslage in den Prozessen und zu den Projektressourcen. Im Hintergrund führt der QBM-Monitor ständig die Ergebnisse des Planungsprozesses mit. Sie haben also die Lücke zwischen der Summe der angestrebten Effekte und dem Ambitionsniveau ständig vor Augen. So lässt sich die Maßnahmenauswahl und -planung zielgerichtet steuern. Und als besonderes „Schmankerl“ lassen sich zudem alle individuellen Maßnahmen, die Sie sich unabhängig von der BdZ bereits auf die Fahnen geschrieben haben, ebenfalls mitplanen.

Auch wenn in dieser Phase ausreichend Zeit eingeplant werden sollte, um alle Faktoren berücksichtigen zu können, ist dennoch ein stringentes Vorgehen unerlässlich. Schließlich sollen ja nicht Potenziale dadurch verspätet realisiert werden, dass die Planung sich verzögert hatte. Die Sparkassen Consulting unterstützt Sie hierbei durch ein geeignetes Terminmanagement, eigene Vorschläge und die Moderation der Meinungsbildung in Ihrem Haus bis hin zur Entscheidung durch den Vorstand.

Wir können zudem unsere Erfahrungen und Vorschläge zur personellen Restrukturierung einbringen und mit einplanen, damit eine Verzahnung von Organisation, Betriebswirtschaft und Personalwirtschaft von vornherein sichergestellt ist.

Für die Standortbestimmung mit dem BdZ-Radar und die Maßnahmenplanung im QBM-Monitor sollten Sie je nach Teilnehmerkreis und gewünschtem Detaillierungsgrad zwischen vier Wochen und drei Monaten Zeit einplanen. Auch der Aufwand für die Begleitung durch die Sparkassen Consulting variiert entsprechend der Breite – von rund sechs Beratertagen für die strategische Positionsbestimmung mit dem Vorstand bis hin zu 20 Beratertagen für die Standortbestimmung auf Ebene der Führungskräfte.

Gut geplant ist halb umgesetzt

Aus dem ursprünglich angesteuerten Zielzeitpunkt 2022 zum Erreichen der BdZ-Effekte in den GuV der Sparkassen ergibt sich ein Umsetzungszeitfenster von drei bis höchstens vier Jahren. Das erfordert einerseits Zielorientierung, auch in Form von Zwischenzielen, und andererseits Durchhaltevermögen. Klare Verantwortlichkeiten, eindeutiger Fokus auf das „Wie“ anstelle des „Warum“ und regelmäßige Rückmeldungen über den Stand des Erreichten sind unerlässlich. Die oft zitierten „signifikanten Einsparungen“ lassen sich anders nicht erreichen. Bei einem so langen Zeitraum ist – bei aller Priorisierung der BdZ-Umsetzung, der Übernahme der Aktivitäten und der Kommunikation dazu in den Arbeitsalltag der Sparkasse – die externe Begleitung eine gute Möglichkeit, um im beschriebenen Sinne am Ball zu bleiben. Unsere Aufgabe als Sparkassen Consulting sehen wir darin, stringent auf die Einhaltung des Planes einzuwirken, Erfolge und Unterstützungsbedarf angemessen zu kommunizieren, fachliches und methodisches Know-how einzubringen und im Bedarfsfall auch gezielt die Hinzuziehung von Fachberatern vorzuschlagen. Im vertrauensvollen und offenen Dialog mit der Projektleitung Ihrer Sparkasse und Ihnen als Vorstand gestalten wir somit von Anfang an Ihr individuelles BdZ-Umsetzungsprojekt.

 

Hier geht es zu unserem Flyer.

Fazit

Als Sparkassen Consulting sind wir seit Mitte 2017 und somit von Anfang an aktiv im DSGV-Projekt eingebunden. Seit Anfang 2018 sind wir zudem in jeder Tiefenbohrung, so nennen sich die Teilprojekte, mit mindestens einem Berater vertreten. In den Gremien des Projektes bis hin zum Lenkungsausschuss arbeiten wir mit. Somit kennen wir auf die meisten Fragen die Antwort und können Sie als neutraler Dritter zu Ihrer Betriebsstrategie der Zukunft lotsen.