„Misten Sie aus!“ Die SC empfiehlt dringend, die Lotus Notes-Abschaltung strategisch neu einzuordnen – und das auf höchster Ebene. Die Risiken einer reinen, ungeprüften Migration liegen auf der Hand.

Im Rahmen der neuen Strategie zur Bürokommunikation der Finanz Informatik wurde die Ablösung von Lotus Notes angekündigt. Sparkassen müssen also Folgelösungen für eingesetzte Lotus Notes-Datenbanken finden. ICM, Office_neo, PPS_neo, workflow_neo, On: Teamrooms und Co. – sie alle wollen die Kommunikation und Arbeitsweise in der Sparkassen-Finanzgruppe deutlich verändern. Doch eine Software für alles gibt es nicht. Zudem herrscht nicht nur eine Vielzahl an Lösungsangeboten, sondern – trotz TOP 50 Anwendungsliste sowie Einführungsbegleitungen – häufig auch keine Klarheit, was welche Lösung am Ende wirklich können soll.

Beliebt: die Vogel Strauß-Taktik

Doch obwohl dies bereits seit geraumer Zeit bekannt ist, haben unserer Erfahrung nach bisher zu wenige Sparkassen aktiv darauf reagiert. Viele Häuser haben das Thema bis heute einfach nicht angepackt und warten auf „eine Lösung von irgendwoher“ – am besten von der Finanz Informatik. Allerdings scheint die Aufgabe, sämtliche von Sparkassen eingesetzten individuellen Lotus Notes-Datenbanken abzulösen und in andere Lösungen eins zu eins zu migrieren, nahezu unlösbar: Zum einen existiert über alle Sparkassen hinweg eine fast unüberschaubare Anzahl an verschiedenen Lotus Notes-Datenbanken. Zum anderen bilden Sparkassen hiermit die unterschiedlichsten Funktionen – in unterschiedlicher Anwendungstiefe und Integrationsstufe mit anderen Software-Anwendungen – ab.

Der Fluch der Individualität

Denn die Erstellung und Programmierung dieser Lotus Notes-Datenbanken waren individuelle Entscheidungen und erfolgten in der Eigenverantwortung der Sparkassen in den vergangenen Jahrzehnten. Häufig wurden hierzu sparkassenintern eigene Teams an Entwicklern vorgehalten, welche ausschließlich für die Erstellung und Betreuung dieser Datenbanken zuständig waren. Das war damals vielleicht eine individuell richtige Lösung – heute ist diese Individualität genau das Problem.

Die Finanz Informatik hat mit der Abfrage der eingesetzten Lotus Notes-Datenbanken das Vorhaben gestartet, die eingesetzten (TOP 25-) Anwendungen zu identifizieren und Zielsysteme für die Überführung zu definieren. Allerdings bestehen zurzeit selbst für die Anwendungen auf der (mittlerweile) TOP 50-Anwendungsliste noch nicht in jedem Fall definierte Ablösungssysteme bzw. die aufnehmende Software befindet sich noch in der Programmierung. Der geplante Abschlusszeitpunkt der Überführung erscheint vor diesem Hintergrund als große Herausforderung.

Fatale Schein-Lösungen

Zusätzlich bieten sich nun auch noch verschiedene Dienstleister an, mögliche Alternativ- und Veredelungslösungen für die einzelnen Anwendungsfälle zu liefern. Auf diese Weise wächst zurzeit das (individuelle) Drittsoftwareangebot in der Sparkassen-Finanzgruppe gefühlt exponentiell an.

Das wäre nicht notwendig gewesen. Oftmals hätten Entscheidungen zur Erstellung individueller Software-Lösungen in der Vergangenheit vermutlich durch konsequentes OSPlus-Releasemanagement und eine stringente Ausrichtung am Standard vermieden oder im Nachgang korrigiert werden können.

Ein analytisches Vorgehen zur Lösung des Problems wurde vielerorts bisher scheinbar konsequent vermieden – oft mangels richtiger strategischer Einordnung oder überhaupt der Erkenntnis des Problems.

Nun zeichnet sich eine gefährliche Reaktion ab: Die Verlagerung des Problems anstelle einer konsequenten Lösung! Diese Reaktion ist so verführerisch wie falsch: Wie wäre es, das über die Jahre hinweg angesammelte Datenbanken-Wirrwarr einfach in SharePoint bzw. die On: Teamrooms oder anderweitig individuell bereitgestellte Software zu transportieren?

Es ist eine denkbare schlechte Idee: Sie bedeutet eine Verlagerung des Problems statt einer konsequenten Lösung.

Neu denken

Jeder Umzug lebt davon, sich erst einmal von Dingen, die man nicht mehr mitnehmen muss – weil sie nicht mehr gebraucht werden – zu trennen. Anschließend überlegt man dann, was verpackt und wo am Ziel wieder ausgepackt wird. Dabei orientiert man sich am Zuschnitt der neuen Wohnung und nicht am Aufbau der Alten.

Für die Lotus Welt gilt, dass wohl die meisten Funktionen und Anwendungsfälle entweder gleich eliminiert oder im Idealfall in ein bereits bestehendes Standardsystem mit einer Standardkonfiguration übergeleitet werden können. Hier sind Outlook, ICM, OSPlus aber auch die anstehenden Lösungen zur Risiko- und IT-Steuerung große Auffangbecken, die mit ein bisschen Veränderungsbereitschaft, Mut (und Überzeugungsarbeit) auch in ihren Standardkonfigurationen (!) verwendet werden können.

Vieles verzichtbar

Unserer Ansicht nach wird nur Weniges in Lotus Notes wirklich unersetzbar und nicht in Standardlösungen und somit individuell (!) in beispielsweise den On: Teamrooms implementiert oder in Drittlösungen übergeleitet werden müssen. SharePoint selbst mag zwar von der Grundausrichtung her ein Standardprodukt sein, allerdings ist die teilweise deutliche Anpassung mithilfe des geplanten On: Teamroom Designer Light bzw. Comfort auf die individuellen Belange der Sparkasse kein Standardvorgang mehr. Auch der Kauf von Drittlösungen entspricht nicht der Strategie, Standards in der Sparkassen-Finanzgruppe zu etablieren. Hier wird das identische Problem für die Zukunft neu geschaffen.

 

Große Chance zur Standardisierung

Wir empfehlen dringend, sich intensiv mit den bankfachlichen und betriebsorganisatorischen Hintergründen der Lotus Notes-Inhalte und Funktionen in interdisziplinären Gruppen auseinanderzusetzen. Stellen Sie sich aktiv dem „großen Ausmisten“ anstatt das Problem zu einem reinen IT-Migrationsproblem zu erklären und damit diese große Chance zur Standardisierung zu verpassen.

Die Risiken einer reinen, ungeprüften Migration liegen auf der Hand:

  • Umzugskosten in Form der dafür verwendeten wertvollen Arbeitszeit und den zusätzlich anfallenden Sachkosten (Programmierungen, externe Beauftragungen, Schulungsmaßnahmen usw.),
  • Aufbau einer Parallelwelt (zur Standard-Welt); dies ist besonders bei bankfachlichen Daten und Prozessen unnötig und im Sinne der ständig steigenden IT-Anforderungen auch zukunftsorientiert nicht zielführend.
  • Neue langfristige (unnötige) Betriebs- und Wartungskosten, sei es in Sach- oder Personalaufwänden, da die Wartung und Betreuung der Anwendungen bei den Sparkassen selbst liegt oder kostenpflichtig bei den jeweiligen Dienstleistern zugekauft werden muss,
  • erhöhte Aufwände in der IT-Steuerung der individuellen Lösungen,
  • späteres, mühsames Rückbauen, wenn seitens des Prozessmanagements und der Prozessverantwortlichen (PPS-) Standardprozesse eingeführt werden. Denn die PPS-Standardprozesse werden kaum individuelle Lösungen kennen – und kommen scheinbar auch ohne aus.

Wir empfehlen, die Lotus Notes-Abschaltung ggf. strategisch nochmals neu einzuordnen – und das auf höchster Ebene. Das Prozessmanagement und die Prozessverantwortlichen müssen konsequent in die Lösung einbezogen werden. Die Standardprozesse in PPS sind hier Teil der Lösung. Wir sind davon überzeugt, dass der Standard bereits vielfältige Anwendungsfälle vollumfänglich und in der notwendigen Qualität abdeckt.

Lassen Sie es uns gemeinsam angehen – wir helfen Ihnen gern beim Ausmisten und Neu-Einräumen.