Der Weg zu digitalen Kreditprozessen

Starke Zuwachsraten bei der elektronischen Kreditakte

Seit ziemlich genau 10 Jahren begleiten wir Sparkassen im gesamten Bundesgebiet bei der Überführung von papierhaften Kreditakten in digitale Dokumente. Während die ersten Sparkassen als Exoten und Pioniere galten, sind die Kreditakten-Projekte in den letzten Jahren sehr stark in den Fokus der Sparkassen gerückt. Dennoch liegt die Umsetzungsquote – über die Gesamtrepublik gesehen – schätzungsweise erst bei 75 Prozent, sodass demnach noch 80 bis 100 Sparkassen ausschließlich analog im Kreditbereich unterwegs sind. Auch die Intention der Projekte hat sich über das letzte Jahrzehnt deutlich verändert. Während in der Anfangszeit das Primärinteresse auf der Beseitigung von Papierbergen lag, stehen heutzutage die Projekte mehr im Kontext einer Gesamt-Digitalisierungsstrategie der Häuser. Aus unserer Sicht der absolut richtige Ansatz.

Auswirkungen der elektronischen Kreditakte auf die Prozesse

Bis vor Ausbruch der Corona-Pandemie haben die Sparkassen ihren Kreditprozess nach der Einführung der elektronischen Kreditakte nicht wesentlich verändert. So wurden und werden auch heute noch bei vielen Sparkassen die Dokumente zu Beginn des Kreditprozesses papierhaft vom Kunden angefordert oder entgegengenommen und erst zu einem späteren Zeitpunkt im Kreditprozess (z.B. vor oder nach Kreditvalutierung) digitalisiert. Man spricht dabei vom sogenannten Late-Scanning. Teilweise werden selbst Dokumente, die durch Kunden bereits digital eingereicht werden, in der Sparkasse ausgedruckt und intern weitergeleitet.

Pandemie = Digitalisierungstreiber

Was ist nun seit Anfang 2020 passiert? Kunden war es pandemiebedingt erschwert, persönlich mit ihrem Berater in Kontakt zu treten. Aus diesem Grund wurden einzureichende Unterlagen (zum Teil ungefragt) den Sparkassen zunehmend digital zur Verfügung gestellt. Auf einem niedrigeren Level war dies auch vor Pandemieausbruch bereits der Fall – vor allem bei Objektunterlagen oder auch wirtschaftlichen Unterlagen. Im Rahmen unserer Projektbegleitung stellen wir mittlerweile fest, dass bereits 50 Prozent – und vereinzelt noch mehr – der eingehenden Unterlagen die Sparkassen digital erreichen.

Auch das (vor allem private) Vermittlungsgeschäft und eine zunehmende Akzeptanz des Digitalen Finanzberichts zahlt auf die höheren Quoten ein.

Komplexität von Kreditprozessen erfordert eine fundierte Prozessgestaltung

Diese Entwicklung bewegt aktuell viele Sparkassen, über den Digitalisierungszeitpunkt bzw. die Gestaltung des Kreditprozesses nachzudenken. Die hohe Quote an bereits digital eingehenden Unterlagen ist das Fundament, um darüber nachzudenken, die Unterlagen ausschließlich digital vom Kunden anzufordern – oder aber innerbetrieblich ausschließlich in digitaler Form vom Markt an die Marktfolge durchzureichen. Man spricht hierbei vom sogenannten Early-Scanning. Die Verantwortlichkeit für die Überführung von analog eingehenden Dokumenten ist dabei eine von vielen zu lösenden Fragestellungen.

Darüber hinaus bringt der Kreditprozess in seiner Grundkomplexität im Gegensatz zu anderen Geschäftsbereichen weitere Herausforderungen mit sich. Die wesentlichen sind aus unserer Sicht folgende:

  • Unterschriftsleistung noch bei einer Vielzahl der Prozesse aus juristischen Gründen in Papierform notwendig
  • Aufbewahrung von Unterlagen im Original (vor allem Kreditverträge und Urkunden wie Grundschuldurkunden etc.) noch erforderlich
  • Anschaffung einer Software zum Inhouse-Übergabeprozess der Unterlagen mit dem Ziel eines jederzeitigen Zugriffs aller Prozessbeteiligten
  • Kultureller Change-Prozess bei den Mitarbeitern
  • Kompetenzaufbau bei den Mitarbeitern im Umgang mit digitalen Medien
  • Aufsichtsrechtliche Vorgaben an die Überführung von Dokumenten in einen digitalen Zustand (Stichwort: FAIT3)

Digitale Kreditprozesse bereits möglich

Nichtsdestotrotz sollte man aus Sicht der Sparkassen Consulting die (möglichst) digitale Gestaltung der Kreditprozesse zeitnah angehen. Es lassen sich dadurch erhebliche Effizienzpotenziale sowie die Umsetzung neuer Arbeitswelten (Stichwort: Mobiles Arbeiten) realisieren.

Neben der zunehmenden Aufgeschlossenheit der Kunden öffnen sich im IT-Umfeld der Sparkassen aktuell viele Türen, die den Prozessumbau deutlich erleichtern. Beispielsweise sei hier nur die digitale Beschlussfassung- und ablage oder die Online-Valutierung genannt.

Wir erachten es als wichtig, die Prozesse möglichst schnittstellenfrei zu gestalten, sodass Dokumente nicht immer wieder von einem Server oder Programm zum nächsten manuell kopiert werden müssen. Jede Schnittstelle kostet Zeit und birgt Fehlerquellen. In der aktuellen IT-Landschaft gibt es das EINE allübergreifende Tool leider noch nicht – die ein oder andere systemtechnische Schnittstelle existiert aber schon.

FAZIT: Keine Zeit verschenken!

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass es noch die ein oder andere Hürde zu nehmen gibt. Dies sollte aber kein Grund sein, das Thema auf die lange Bank zu schieben, da schon heute eine weitestgehend digitale Gestaltung der Kreditprozesse möglich ist.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!