Nicht nur die voranschreitende Digitalisierung der Finanzwelt, auch die Kunden gehören zu den Treibern der digitalen Archivierung. Die Umstellung von analoger Verwahrung der Unterlagen auf die digitale Speicherung stellt Sparkassen aber häufig vor konzeptionelle Herausforderungen: Wie soll vorgegangen werden? Welche Konzepte aus dem stetig steigenden Produktangebot von digitalen Archivierungslösungen in der Sparkassen-Finanzgruppe sollen gewählt werden?

Die Einflussgrößen sind vielfältig und teilweise untereinander abhängig:

Zu berücksichtigen sind die Zugriffshäufigkeit auf ein Dokument, seine maximale Aufbewahrungsfrist sowie die Gesamtanzahl aller gleichartigen Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist ergibt sich jedoch wiederum erst aus der Abwägung zwischen (gesetzlicher) Aufbewahrungspflicht und (individueller) Aufbewahrungswürdigkeit, wobei sich in diesem Zusammenhang auch der Beginn der Aufbewahrungsfrist ändern kann.

Deshalb empfiehlt es sich, ein ganzheitliches Archivierungskonzept aufzustellen, welches die aktuelle Situation der Sparkasse betrachtet, potenzielle Archivlösungen identifiziert und bewertet sowie einen priorisierten Umsetzungsfahrplan beinhaltet.

Vorgehensmodell

Die Durchführung basiert auf einem erprobten Vorgehensmodell. Nach der Abstimmung mit der Sparkasse sind zunächst alle aktuell nicht digital verwahrten archivierungspflichtigen und –würdigen Dokumentenarten zu identifizieren sowie den möglichen Archivierungslösungen zuzuordnen. Hieraus werden erste potenzielle Handlungsfelder abgeleitet.

Ausgehend davon erfolgt eine indikative quantitative und qualitative Nutzenbewertung der Archivierungslösungen anhand von Best Practice-Beispielen.

Ein standardisiertes Methoden-Set der Sparkassen Consulting erlaubt, die auf diese Weise bewerteten Archivierungslösungen zu priorisieren und eine Umsetzungsreihenfolge festzulegen.

Für die darauf aufbauende Umsetzung(splanung) werden zudem standardisierte Mustervorgehen bereitgestellt.

Am Ende steht somit fest, welche Archivierungslösungen in welcher Reihenfolge und auf welche Weise durch die Sparkasse umgesetzt werden sollten.

Vorteile der Durchführung

Die Sparkasse erhält schnell, einfach und ressourcenschonend die relevanten Informationen für die weitere Entscheidungsfindung. Dies umfasst neben der Transparenz zum Umfang aktuell noch papierhaft archivierter Dokumente auch eine erste Einschätzung zu möglichen Optimierungspotenzialen. Insgesamt wird identifiziert, an welchen Stellen die Sparkasse zuerst ins Detail und in die Umsetzung der digitalen Archivierung gehen sollte.

Die Digitalisierung der Daten ist gleichzeitig eine der wesentlichen Voraussetzungen für die Digitalisierung der Prozesse und damit einer Umstellung von manuellen Tätigkeiten auf digital oder teilweise automatisch ablaufende Vorgänge.

 

Die Erstellung und Umsetzung eines digitalen Archivierungskonzepts ist somit nicht nur Selbstzweck, sondern ein bedeutender Grundstein in der digitalen Weiterentwicklung der Sparkasse.

Wir helfen Ihnen, den Aufbau eines Archivierungskonzepts erfolgreich zu bewältigen und mit einer klaren Umsetzungsstrategie voranzuschreiten.

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