Vor allem kleine Sparkassen stehen ange­sichts des dynamischen Veränderungsprozesses der technischen Systeme durch die FI vor großen Herausforderungen – auch und vor allem im Kreditgeschäft. Doch in der Regel fehlen ihnen die notwendigen Ressourcen für eine Neugestaltung bzw. laufende Optimierung. Die Kreis- und Stadtsparkasse Dinkelsbühl hat mit überschaubarem Administrations­aufwand eine deutliche Verschlankung der Kreditprozesse erreicht.

Mit OSPlus Kredit steht den Sparkassen ein leistungsstarkes System zur Verfügung, welches erhebliche Effizienzvorteile zulässt. Doch die notwendige passgenaue Administration beansprucht Ressourcen, die kleinen Sparkassen in diesem Umfang nicht zur Verfügung stehen. Auch aus diesem Grund hatte die Kreis- und Stadtsparkasse Dinkelsbühl OSPlus Kredit nur geringfügig eingesetzt. Mit der geplanten und auch nicht vermeidbaren Einführung der einheitlichen IT-Lösung für alle Prozesse des Kreditgeschäftes sollten gleichzeitig die Prozesse über­prüft und angepasst werden. Um den Aufwand sowohl in der Projektarbeit, der initialen Administration, als auch in deren laufender Anpassung zu minimieren, galt es bei der Kreis- und Stadtsparkasse Dinkelsbühl eine möglichst nahe Orientierung an den Musterprozessen aus PPS (= alt R4plus) zu erreichen – ohne die geschäfts­notwendigen Besonderheiten der Sparkasse außer Acht zu lassen.

PPS unterstützt gerade kleine Sparkassen, indem Musterprozesse inkl. der zugehörigen Administrationsvorgaben zur Verfügung gestellt werden. Dabei wird auch der Rahmen aus Modell K 3.0 genutzt.

Das Projekt teilte sich in drei Phasen auf:

  • Ist-Analyse
  • Prozessoptimierung
  • Administration und Schulung

Gestartet wurde mit einer schlanken Ist-Analyse im August 2012. Ziel war es, die damaligen Prozesse aufzunehmen, Abweichungen zu der Modellkonzeption zu benennen und erste Lösungsansätze für eine Effizienzsteigerung zu erarbeiten. Auf dieser Basis wurde Anfang November 2012 der Grundstein für die Phasen 2 und 3 gelegt, indem man die Projektinhalte priorisierte und im Anschluss der Zeitplan festgelegt wurde. Start der Prozessoptimierung war im Januar 2013.

Zusätzlich zu den Themen der fachlichen Prozessoptimierung wollte die Sparkasse auch den technisch/administratorischen Part durch ein Unternehmen der S-Finanz­gruppe mit den entsprechenden Referenzen in der Sparkassenorganisation abdecken. Durch die Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner, dem damaligen Sparkassen-Beratungshaus NordOst, konnte auch dieser Part ideal abgedeckt werden. Diese Kooperation gewährleistete eine optimale Verzahnung von bankfachlicher Prozessoptimierung, technischer Administration und Anwenderschulung. Das bedeutete für die Kreis- und Stadtsparkasse maximalen Nutzen und minimalen Reibungsverlust. Dementsprechend reibungslos verlief dann auch der Umstieg auf OSPlus Kredit im Privatkreditgeschäft ebenso wie im gewerblichen Kreditgeschäft.

Den Projektablauf zeigt folgende Übersicht.

SKC_1326_umsetzungsprojekt

Das Umsetzungsprojekt umfasst folgende Teilprojekte

 

 

 

 

 

 

 

Zusätzlich zu den rein kreditprozessualen Themen wurde der Themenblock Betreuungskonzept gewerbliche Kunden vorgeschaltet. Dadurch wurde die Kundensegmentierung überprüft und eine Feinsegmentierung (ABCD-Clusterung) erstellt. Anschließend wurden im Rahmen der Sofortmaßnahmen schnell umsetzbare Effizienzbringer, wie z. B. ein Bagatellverfahren eingeführt. Es folgte die Bearbeitung von Themen, welche sich auf die nachfolgenden Teilprojekte auswirken, etwa die Überarbeitung des Kompetenzsystems. Daran schlossen sich die Neu- und Bestandsprozesse des privaten wie gewerblichen Bereichs an.

Nachdem die Gestaltung der Kreditprozesse abgeschlossen war, wurde in Phase 3 OSPlus-Kredit grundsätzlich anhand der Mustervorgaben von PPS (= alt R4plus) administriert. Einige Parameter in OS­Plus-Kredit passten wir den sparkassenindividuellen Teilschritten im Kreditworkflow an. Anhand von Echtfällen wurde der umfassende Einsatz von OSPlus-Kredit getestet, bevor alle User in Team- sowie individuellen Schulungen an die Anwendung herangeführt wurden. Die Schulungsmaßnahmen haben wir unmittelbar an die neu gestalteten Kreditprozesse angelehnt.

Durch die Neugestaltung hat die Kreis- und Stadtsparkasse Dinkelsbühl eine ­erhebliche Verschlankung im Kreditgeschäft erreicht. Dies konnte vor allem durch die Symbiose aus bankfachlicher Prozessoptimierung und Administration sowie durch die enge Anlehnung an die Musterprozesse aus PPS erzielt werden. Im Rahmen der Prozessoptimierung wurden auch weitere Rahmenbedingungen der jeweiligen Prozesse (z. B. Anwendungen und Formulare) beleuchtet und optimiert und so die günstige Gelegenheit genutzt, lieb gewonnene Vorgehensweisen aus Effizienzgesichtspunkten zu überdenken.

Klaus-Jürgen Schulz Vorstandsmitglied Kreis- und Stadtsparkasse Dinkelsbühl
Silvio Pfeffer Projektleiter, Leiter Kreditsekretariat Kreis- und Stadtsparkasse Dinkelsbühl