Die Vereinigten Sparkassen im Landkreis Weilheim i. OB (im Folgenden „Sparkasse Weilheim“ genannt) verfolgen seit langem die Zielsetzung einer effizienten Bearbeitung ihres Kreditportfolios. Nachdem bereits vor einigen Jahren schwerpunktmäßig die Neugeschäftsprozesse im Kreditbereich optimiert und zusätzlich im Rahmen von PARES Kompakt noch einige Effizienzpotenziale aufgezeigt wurden, entschloss sich die Sparkasse Mitte 2011 im Speziellen die Bestandsprozesse unter die Lupe zu nehmen. Der zu diesem Zeitpunkt vom DSGV veröffentlichte Leitfaden zur Bestandskreditbearbeitung war eine zusätzliche Motivation, sich diesem Thema zu widmen.

SNC_1203_Teilprojektstruktur

Abbildung 1

Um die Ausgangsposition zu ermitteln, wurde Ende des Jahres 2011 in Zusammenarbeit mit der snc Bayern zuerst ein 2-tägiger Quick-Check durchgeführt. Hierbei wurden zum einen die Gesamtkreditprozesse dahingehend analysiert, in welchen wesentlichen Bereichen eine Abweichung der hausinternen Prozesse zu den zentralen Konzepten besteht. Des Weiteren wurden ausgewählte Bestandskreditprozesse näher beleuchtet, um zu ermitteln, in welchen Prozessen grundlegende Abweichungen zu den Ergebnissen aus dem Bestandskreditprojekt vorhanden sind. Auf Basis des Quick-Checks wurde bei der Sparkasse Weilheim die Entscheidung getroffen, mit Unterstützung durch die snc Bayern ein Projekt aufzusetzen, welches neben der Optimierung der Bestandskreditprozesse auch weitere Themen abdecken sollte. Hierzu wurde die in Abbildung 1 dargestellte Teilprojektstruktur gewählt.

Im Teilprojekt 1 (Steuerung) wurde im Wesentlichen erarbeitet, dass sämtliche Arbeitsvorgänge in den Sachbearbeitungsteams (Analyse und Produktion Aktiv) über den Tisch eines Vor-Checkers laufen, dessen Schwerpunktaufgabe die Qualitätsprüfung der Auftragseingänge als auch die Steuerung seines Teams ist. Während für das Produktion-Aktiv-Team (ab 2013) die taggleiche Abarbeitung von eingehenden Vorgängen als Ziel definiert wurde, kann die Bearbeitung der Aufträge bei den Analysten künftig weiterhin innerhalb eines Mehrtageszeitraums erfolgen – allerdings immer innerhalb der vereinbarten Service-Levels.

Abb-2_Projektdokumentation

Bereits im Vorfeld des Projekts hatte man die Entscheidung getroffen, die Produktion Aktiv mit der Produktion Passiv zusammenzulegen. Das erforderte die Bearbeitung einiger Themenbereiche im Bereich des Personalmanagements, mit welchen man sich im Teilprojekt 2 beschäftigte. Hierbei wurden sowohl sämtliche bestehenden Stellenprofile auf deren künftige Erfordernis überprüft und aktualisiert, als auch neue Profile geschaffen (Kreditservice). Darüber hinaus lag der Fokus auf der Entwicklung eines Personalkapazitätentools, welches der Sparkasse Weilheim ermöglicht, auf Grundlage einfach zu erhebender Mengentreiber eigenständig ihren aktuellen Personalbedarf in der Kreditbearbeitung zu ermitteln.

Im Teilprojekt 3 wurden einzelne Querschnittsthemen bearbeitet, welche von der Aktualisierung des Kompetenztableaus bis zur Überarbeitung des Produktes „Immo Sofort“ für kleinteilige Baufinanzierungen reichten.

Das ressourcenmäßig größte Teilprojekt 4 setzte sich im Wesentlichen mit folgenden Bestandskreditprozessen detailliert auseinander:

  • Zinsprolongation mit Abwicklung über den OSPlus-Workflow „ZiPro“
  • Offenlegung wirtschaftlicher Verhältnisse
  • Bearbeitung von Sondertilgungen
  • Ermittlung Vorfälligkeitsentgelt /-entschädigung
  • Tilgungsänderungen

Die Bandbreite der Prozessanpassungen reichte in diesem Teilprojekt von der Einführung des Workflows „ZiPro“ am Markt, der Einführung eines Bagatellbetrages bei den Zinsprolongationen, der risiko-orientierten Ausweitung des Bereichs für den Verzicht von wirtschaftlichen Unterlagen, der konsequenten Rückgabe geleisteter, aber nicht vereinbarter Sondertilgungen bis hin zur Überarbeitung des Gebührentableaus für Bestandskreditvorgänge. Eine starke Anlehnung an den Umsetzungsleitfaden Bestandskreditgeschäft stand in sämtlichen Bereichen dieses Teilprojektes im Vordergrund, zumal die Sparkasse Weilheim sich zum Ziel gesetzt hat, künftig die Mitarbeiterkapazitäten an den Benchmark-Werten von ­Modell K auszurichten.

Innerhalb von drei projektintensiven Monaten wurden eine Vielzahl von Ideen und Prozessverbesserungen auf den Weg gebracht, welche v. a. der kleinteiligen Auseinandersetzung mit den Prozessen in den Projekt-Workshops zu verdanken sind. Gleichermaßen hat die Expertise der Berater der snc Bayern sowie das Engagement der beteiligten Mitarbeiter wesentlich zu dem positiven Ergebnis beigetragen.

Fazit

Das Projektergebnis hat sowohl in seiner Vielfalt als auch in der Bearbeitungstiefe den Vorstand positiv überrascht.

Die Sparkasse Weilheim hat sich die Ausrichtung ihrer Bearbeitungskapazitäten an den aktuellen Werten aus Modell K auf die Fahne geschrieben. Hierzu sieht sich die Sparkasse nach Etablierung sämtlicher neu definierten Prozesse auch imstande. Ohne Überarbeitung des Bestandsgeschäftes wäre diese Zielsetzung in dieser Dimension sicherlich nicht umsetzbar.

Portrait: Thomas Orbig Thomas Orbig Vorstandsmitglied Vereinigte Sparkassen im Landkreis Weilheim i. OB
Portrait: Jens Ballhausen Jens Ballhausen Projektleiter Vereinigte Sparkassen im Landkreis Weilheim i. OB