Einführung der Betriebsakte: Die Grundlage mobilen Arbeitens

In vielen innerbetrieblichen Bereichen haben die Corona-Auswirkungen dazu geführt, die Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz flexibler zu handhaben – mit zum Teil sehr guten Erfahrungen. Vielerorts gibt es Ideen, das Modell der flexiblen Arbeitsweise auch nach dem Abklingen der Pandemie beizubehalten. Beim sicheren Aufrufen betrieblicher Dokumente von zu Hause aus gewinnt die Betriebsakte im OSPlus-Archiv ZDA neue Aktualität.

Während die meisten Sparkassen im OSPlus-Archiv überwiegend den Bereich der Kundenakte für Kundendokumente verwenden (zum Beispiel für Passiv-Dokumente oder die elektronische Kreditakte), spielt die Betriebsakte in der aktiven Nutzung bisher eine nachgeordnete Rolle. Zu wenige Standards, zu viele Beteiligte, zu geringe Auswirkungen im Kundengeschäft – so lauten häufig genannte Gründe dafür.

Das ändert sich jetzt: Neue zentrale Erfassungslösungen wie das Input-Management der Finanz Informatik erleichtern das Digitalisieren und Verteilen von Geschäftspapieren erheblich. Zunehmende mobile Arbeitsquoten entfalten beispielsweise durch wegfallende Büroflächen direkte Kostenwirkung. Für Unterlagen in Dateiform muss keine Poststelle mehr besetzt und kein Kurierfahrer mehr unterwegs sein. Effekte wie diese machen die Betriebsakte attraktiv.

„Archivierung ist nicht sexy, aber die Grundlage der Digitalisierung“.

Christiane Schneider, Seniorberaterin Sparkassen Consulting

Zugegeben – das Thema ist komplex. Der Gesetzgeber und das Aufsichtsrecht stellen das Archivieren bei Sparkassen besonders in den Fokus. Konzipiert man die Details, entsteht statt Freude zum Teil eher Verwirrung oder Ratlosigkeit angesichts des Klein-Klein der Grundlagenarbeit.

Jeder Dokumenttyp will betrachtet und mit Blick auf Aufbewahrungsfristen und -anlass einsortiert werden, Entscheidungen hinsichtlich Ablage oder (revisionssichere) Archivierung sind zu treffen, eventuelle Optimierungspotenziale wollen diskutiert werden. Darunter zum Beispiel: Kann des Papier ganz entfallen? Lässt sich der Prozess verbessern? – Hier wartet eine Menge Denkarbeit. Die gute Nachricht dabei: Der Aufwand lohnt sich. Ist die Struktur erst einmal entwickelt, lassen sich auf dieser Basis weitere Prozessoptimierungen realisieren und neue Dokumententypen problemlos einbinden.    

Während in der sogenannten „Kundenakte“ alle Dokumente mit Kundenbezug enthalten sind, nimmt die „Betriebsakte“ alle nicht-kundenbezogenen Dokumente auf. Personaldokumente, die beispielsweise über PARIS Plus archiviert werden, lassen sich im OSPlus Archiv gesondert betrachten.

Ein mögliches Vorgehen, um in Ihrer Sparkasse die Betriebsakte einzuführen, könnte wie folgt aussehen:

Denkt Ihre Sparkasse über die Nutzung der Betriebsakte nach? Wir unterstützen Sie dabei gern – mit passgenauen Schulungsangeboten, punktueller Rollout-Begleitung oder unserer Erfahrung von Beginn bis Abschluss der Einführungsphase.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!