Über die Einführung der elektronischen Kreditakte sind Effizienzwerte im oberen, einstelligen Prozentbereich ohne große Anstrengung erzielbar – und das nur in der Marktfolgeeinheit. Darüber hinaus profitieren natürlich auch die Markteinheiten von der Einführung.

Diese Erkenntnisse haben wir bei der Nachbetrachtung verschiedener Projekte, die wir als externer Berater unmittelbar begleitet haben, gewonnen. Und dennoch tritt die betriebswirtschaftliche Betrachtung der Investition in den vergangenen Jahren zunehmend stärker in den Hintergrund.

Die Häuser entscheiden sich meist aus anderen Gründen für die elektronische Aktenführung:

  • Die Digitalisierung löst zwischen den unterschiedlichen Unternehmensbereichen in den Banken und Sparkassen oftmals einen Domino-Effekt aus: Denkt man beispielsweise über eine dezentrale Scanlösung nach, um die Logistikfahrten innerhalb des Geschäftsgebietes zu reduzieren, kommt man an einer elektronischen Kreditakte nicht mehr vorbei.
  • Fusionierte Häuser stehen in puncto digitalisierte Kreditakte häufig vor unterschiedlichen Ausgangssituationen.
  • Sparkassen versuchen verstärkt ihre Flächen optimal zu nutzen – ein Flächenverbrauch von mehreren hundert Quadratmetern für Kreditakten ist da nicht zielführend.
  • Kreditprozessuale Weiterentwicklungen wie der Digitale Finanzbericht sowie neuerdings die Option der elektronischen Beschlussgenehmigung machen eine elektronische Komplettaktenführung nahezu unabdingbar.
  • Strategisch gedacht ist eine elektronische Akte allemal sinnvoll – zur Realisierung von überregionalen Back-Office-Einheiten oder auch zur Umsetzung von Home-Office-Arbeitsplätzen, und sei es nur um Teilprozesse wie beispielsweise eine Wertermittlung auszulagern. Vor allem die beiden letztgenannten Aspekte werden in den kommenden Jahren eine zunehmende Bedeutung erhalten.

Unabhängig davon sehen wir mit der Einführung einer digitalen Akte erhebliche, prozessuale Vorteile verbunden, die sich nachweislich in einem Effizienzgewinn von mindestens acht bis zehn Prozent niederschlagen. Neben der Marktfolge profitiert auch der Markt in erheblichem Maße vom digitalen Zugriff.

Inhouse-Verscannung oder Outsourcen?

Die Sparkassen Consulting hat in den vergangenen Jahren zahlreiche Sparkassen bei Einführungsprojekten unterstützt und sehr umfangreiche Erfahrungen gesammelt: sowohl auf technischer als auch prozessualer Ebene. Wir haben sowohl Sparkassen begleitet, die den Weg der Inhouse-Verscannung eingeschlagen haben, als auch Häuser, die sich zur Beauftragung eines Dienstleisters entschieden haben. Eine externe Verarbeitung der Bestandsakten hat sich bei den meisten Häusern durchgesetzt, da hierüber neben einer professionellen Abwicklung vor allem eine überschaubare Projektlaufzeit gewährleistet ist.

Wir arbeiten mit mehreren Dienstleistern sehr eng zusammen und sind Ihnen gerne dabei behilflich, den für Sie günstigsten, aber auch qualitativ hochwertigsten Partner auszuwählen.

Vorarbeiten notwendig

Auch bei der Beauftragung eines Dienstleisters müssen die Sparkassen eine Vielzahl an konzeptionellen Aufgaben im Vorfeld eigenständig lösen:

  • vor allem eine Strukturerarbeitung für das elektronische Archiv (Fachsprache: Dokumentenstruktur),
  • die Anpassung der hausinternen Prozesse auf die elektronische Aktenführung,
  • eine sinnvolle Aufbewahrungsstruktur der aufbewahrungspflichten Dokumente (z.B. Grundschuldurkunden, Kreditverträge)
  • ein Schulungskonzept zur Kommunikation innerhalb des Hauses

Die Komplexität der Themen und das Zusammenwirken werden dabei oftmals verkannt.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über einen Austausch und Ihre Fragen zu diesem Thema. Gerne stellen wir auch den Kontakt zu Sparkassen her, die wir bereits begleiten durften.