Wer kennt nicht die Suche nach Kredit­­akten, die gerade wieder einmal un­auf­­findbar sind? Dieses Problems entledigen sich immer mehr Sparkassen, indem sie die Akten digitalisieren und damit in elektronische Kreditakten überführen.

Sämtliche Dokumente, die im Rahmen des gesamten Kreditprozesses anfallen, werden über Jahre hinweg in Papierform aufbewahrt, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie den Anforderungen aus den MaRisk nachzukommen. Die Kreditakte wird in vielen Sparkassen nicht nur für aufbewahrungspflichtige Kreditdokumente wie beispielsweise Kreditbeschlüsse, Kredit- und Sicherheitenverträge sowie Kundenunterlagen, sondern auch als eine Art Vertriebsakte genutzt.

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Abbildung 1

Auch Unterlagen wie Kundenangebote, Presseberichte oder Schriftverkehr werden darin aufbewahrt.

Durch die diversen gesetzlichen Änderungen in den vergangenen Jahren wurden die Kreditakten und somit auch die Archive immer umfangreicher, sodass bereits bei kleineren Sparkassen die Anzahl der Dokumente im einstelligen Millionenbereich liegt. Neben dem Aufwand der Erstablage entsteht durch die laufende Aktualisierung der Akten (Aussortierung von erledigten Unterlagen bzw. nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sowie Aktualisierungen zu Versicherungsdokumenten u. ä.) ein nicht unerheblicher Zeit- und Personalaufwand. Der zunehmende Umfang der Akten stellt immer mehr Sparkassen zudem auch vor logistische bzw. räumliche Herausforderungen.

SNC_1203_Projektplan

Abbildung 2

Eine Vielzahl von Sparkassen nutzt bereits seit Jahren das Zentrale Datenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik (FI) zur Archivierung ihrer Dokumente aus dem Passivbereich. Die Ablage der Aktivdokumente kann ebenfalls auf dieser technischen Plattform sichergestellt werden.

Bevor eine Abbildung der Dokumente im OSPlus erfolgen kann, sind umfangreiche Vorarbeiten zu erledigen. Im Folgenden sind hier nur die Wichtigsten stichpunkt-artig genannt:

  • Detaillierte Aufnahme des Archivbestandes (Anzahl der Akten, Anzahl der ­Dokumente, Rückseitenanteil, Anzahl ­geöste / gebundene Dokumente usw.), die zugleich als Grundlage für die Einholung von Angeboten bei Scan-Dienstleistern ­erforderlich ist
  • Einholung von Angeboten bei mehreren Scan-Dienstleistern
  • Entscheidung für einen Scan-Dienstleister
  • Aufbau einer Ablagesystematik (sog. Dokumentenstruktur) für sämtliche in den Akten vorkommende Dokumente, inkl. Definition der elektronischen Aufbewahrungsfrist
  • Festlegung der Unterlagen, die aufgrund ihrer geringen Bedeutung ohne ­Verscannung vernichtet werden sollen
  • Auswahl der Unterlagen, die auch nach der Verscannung aufbewahrt werden sollen (z. B. Kreditverträge und Notarurkunden)
  • Durchführung einer OpRisk- und Dienstleister-Bewertung
  • Organisatorische Gestaltung des sog. Restkreditakten-Archivs
  • Modifizierung der bestehenden Prozesse, die durch die Einführung der elektronischen Kreditakte tangiert werden (z. B. Neugeschäftsprozess: Zeitpunkt der Verscannung des Tagesgeschäftes etc.)

Darüber hinaus sind eine Menge weiterer Fragestellungen zu lösen. Aufgrund der hohen Komplexität in dieser Thematik empfehlen wir von Seiten der snc Bayern, für derartige Vorhaben in jedem Fall eine Projektstruktur aufzubauen. Die snc Bayern kann durch die Begleitung mehrerer Sparkassen bei diesen Prozessen bereits auf ein fundiertes Wissen zurückgreifen, mit dem wir Sie gerne im Rahmen eines Projektes unterstützen.