Elektronische Kreditakte – endlich die Vorteile nutzen

Nur 50 % der Sparkassen verfügen nach unseren Schätzungen über komplett digitalisierte Kreditakten. Wie sieht dagegen die aktuelle Home-Office-Lösung ohne elektronische Kreditakte in der Praxis aus?

Eine Sparkasse hat uns in den letzten Tagen folgende Handhabung geschildert:
Die Mitarbeiter aus dem Kreditbereich kommen abends, wenn kein Kollege mehr in der Sparkasse ist, um die Kreditakten abzuholen, die sie im Home-Office benötigen. Der Vorstand hat hierzu eine Sondergenehmigung erteilt, da die Kreditakten für gewöhnlich natürlich die Sparkasse nicht verlassen dürfen. Eine sicherlich nicht mehr ganz zeitgemäße, aber für diese Sparkasse relativ alternativlose Lösung.

Die Corona-Krise dürfte endgültig die Vorteileeiner elektronische Kreditakte vor Augen führen:

  • Zugriff von jedem Arbeitsplatz (natürlich auch aus dem Home-Office) und durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf sämtliche Kreditdokumente – Voraussetzung für den Dokumentenzugriff ist lediglich ein FI-Zugang.
  • Kreditprozessuale Weiterentwicklungen (z.B. Elektronische Kreditbeschlussgenehmigung, Ablage von digitalen LORA-Gutachten, Einsatz Digitaler Finanzbericht) setzen eine elektronische Aktenführung voraus.
  • Erhöhte Sicherheit bezüglich des Untergangs durch Wasser- oder Brandschäden.
  • Flächenoptimierung.
  • Vorbereitung auf die Bündelung von Back-Office-Einheiten in (überregionalen) Bearbeitungszentren – und sei es nur zur Auslagerung von Teilprozessen wie beispielsweise einer Wertermittlung.

Unabhängig davon sehen wir mit der Einführung einer digitalen Akte erhebliche, prozessuale Vorteile verbunden, die sich nachweislich in einem Effizienzgewinn von mindestens acht bis zehn Prozent niederschlagen. Neben der Marktfolge profitiert auch der Markt in erheblichem Maße vom digitalen Zugriff.

Projektvorgehen

Für die Umsetzung der elektronischen Kreditakte müssen Sie insgesamt einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren einrechnen – gerechnet vom Projektstart bis zur Digitalisierung der letzten Kreditakte.
Die ersten drei bis vier Monate empfehlen wir in die Mengenerhebung und Dienstleisterauswahl zu investieren. Dadurch haben Sie eine fixe Kalkulationsgrundlage bei Preis und Projektlaufzeit. Sie haben dabei die Auswahl zwischen fünf bis sechs Anbietern.

Nach Entscheidung für einen Dienstleister haben Sie aktuell eine Wartezeit von neun bis zwölf Monaten, da die Nachfrage nach Digitalisierungsprojekten hoch ist. Diesen Übergangszeitraum nutzen wir für die konzeptionelle Vorbereitung. Während der Umsetzungsphase holen die Dienstleister in wöchentlichem oder zweiwöchentlichem Rhythmus die bestehenden Kreditakten in der Sparkasse ab. Die Verarbeitungsdauer hängt vom Volumen (Kreditakten und Tagesbelege) und den Produktionsressourcen des Dienstleisters ab. Die Laufzeiten bewegen sich hierbei zwischen sechs und 24 Monaten. Nach erfolgter Digitalisierung aller Bestandskreditakten wird lediglich das sogenannte Tagesgeschäft beim Dienstleister aufgeliefert – zum Teil erfolgt dies bereits in digitaler Form.
Es wird sich zum Jahresende zeigen, inwiefern das FI-Projekt „Digitale Dokumentenerfassung -und verteilung“ ein sogenanntes Early-Scanning möglich macht. Bis dato ist die verbreitete Praxis eher das Late-Scanning, d.h. die Dokumente werden konventionell bearbeitet und erst zu einem späteren Zeitpunkt im Kreditprozess digitalisiert.

Es gibt auch Sparkassen, die eigenständig ihr Kreditarchiv verscannen. Das bringt in der Regel deutlich längere Projektlaufzeiten mit sich. Unter dem Blickwinkel der Betriebsstrategie der Zukunft empfehlen wir davon eher Abstand zu nehmen.

Unsere Erfahrung

Die Sparkassen Consulting durfte in den vergangenen Jahren in mehr als 30 Sparkassen in Einführungsprojekten zur elektronischen Kreditakte unterstützen. Hierbei haben wir sehr umfangreiche Erfahrungen gesammelt: sowohl auf technischer als auch prozessualer Ebene. Wir haben sowohl Sparkassen begleitet, die den Weg der Inhouse-Verscannung eingeschlagen haben, als auch Häuser, die sich zur Beauftragung eines Dienstleisters entschieden haben.

Wir arbeiten mit mehreren Dienstleistern sehr eng zusammen und sind Ihnen gerne dabei behilflich, den für Sie günstigsten aber auch qualitativ hochwertigsten Partner auszuwählen.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über einen Austausch und Ihre Fragen zu diesem Thema. Gerne stellen wir auch den Kontakt zu Sparkassen her, die wir bereits begleiten durften.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!