Wir wissen: Diejenigen Sparkassen, die die elektronische Kreditakte eingeführt haben, würden die Entscheidung wieder treffen. Aber warum hat bisher nur etwa ein Viertel der Sparkassen umgestellt? Wir vermuten: Das Kreditgeschäft ist grundsätzlich sehr traditionsbewusst, in vielen Häusern sind die Vorteile einer elektronischen Kreditakte nicht deutlich genug erkannt worden.

Dazu gehören:

  • Einsparungen in der Logistik,
  • eine – auch zeitgleiche – Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche, digitalisierten Dokumente von allen Mitarbeitern der Sparkasse,
  • ein deutlich reduzierter Platzbedarf (nur ca. 10 % der ursprünglichen Dokumente müssen auch weiterhin aufbewahrt werden, z.B. Grundschuldurkunden, Kfz-Briefe etc.)
  • eine erhöhte IT-Sicherheit.

Perspektivisch gedacht schafft eine elektronische Ablage auch die Voraussetzung für eine ortsungebundene Bearbeitung von Kreditvorgängen. Dies ist sowohl bei der Beauftragung von Dienstleistern als auch bei der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen zwingend notwendig. Diese Aspekte werden auch in der S-Finanzgruppe in den kommenden Jahren zunehmend an Bedeutung gewinnen, um betriebswirtschaftliche Vorteile zu generieren und attraktive Arbeitsplätze anbieten zu können.

Der betriebswirtschaftliche Gewinn aus der Einführung einer elektronischen Kreditakte liegt bei mindestens 5 % bis 8 %. Zu dieser Bewertung gelangen wir aufgrund unserer Erfahrung in der Begleitung zahlreicher Sparkassen sowie in Anlehnung an das DSGV-Projekt „Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement“. Die relativ hohen Anfangsinvestitionen für die Verarbeitung der Bestandsakten – sei es durch einen Scandienstleister oder unter Nutzung hauseigener Kapazitäten – amortisieren sich in der Regel erst nach acht bis 12 Jahren. Eine geradlinige Prozessverfolgung ist die Voraussetzung zur Umsetzung – wie in vielen anderen Bereichen auch. Hierzu gehört der konsequente Abbau von Lagerflächen für die Aktenlagerung ebenso wie die weitestgehende Umstellung auf papierlose Prozesse – der Verzicht auf den Ausdruck von Unterlagen aus der elektronischen Ablage ist selbstverständlich und sollte von Anfang an unterbunden werden.

Zwei Projektphasen

Zur Einführung der elektronischen Kreditakte raten wir zu einer Teilung des Projektplanes in eine Vor- und Hauptstudie. Der Fokus der Vorstudie liegt auf der Ermittlung des Umfangs an Bestandsakten, der Kostenhochrechnung für die Gesamtinvestition sowie der betriebswirtschaftlichen Bewertung der Investition.

Die Hauptstudie umfasst unter anderem den Aufbau der Dokumentenstruktur, die Anpassung der bestehenden Kreditprozesse, den Aufbau einer Restaktenverwaltung bis hin zur Erarbeitung eines Schulungskonzeptes für alle betroffenen Mitarbeiter.

Fällt Ihnen die Entscheidung noch schwer? Der „Digitalisierungszug“ wird auch an den Sparkassen nicht vorbeifahren. Wir befinden uns aktuell hinsichtlich der Digitalisierung der Kreditprozesse in einem Zwischenstadium: Immer wieder wird an die FI die elektronische bzw. papierlose Beschlussgenehmigung herangetragen. Sie wird nicht mehr allzu lange auf sich warten lassen. Auch der Gesetzgeber nimmt die aktuelle Entwicklung der Digitalisierung in die Gesetzgebung auf. Vor diesem Hintergrund ist zu erwarten, dass Kreditverträge in einigen Jahren auch über ein PenPad unterschrieben werden können – analog dem Passivgeschäft. Aus diesem Grund sollte man aus unserer Sicht vorausschauend handeln und den derzeitigen Bestand schnellstmöglich digitalisieren: Ihr Bestand wächst täglich weiter und die Investition in eine Elektronische Kreditakte wird täglich teurer.

Es würde uns freuen, Sie in Ihrem Vorhaben unterstützen zu dürfen. Scheuen Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir helfen gerne weiter.