Erfahrungen aus der Pilotierung zur Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung mit dem OSPlus-Rechnungsbuch.

Die Sparkasse Mittelfranken-Süd verfügt über 876 Mitarbeiter, 47 Standorte und eine Bilanzsumme von 3.313 Mio. Euro (Stand 31. Dezember 2011). Sie hat an der deutschlandweiten Pilotierung für die Einführung des OSPlus-Rechnungsbuchs aktiv teilgenommen.

Die Projektorganisation bestand aus einem Projektteam für die Umsetzung der operativen Aufgaben sowie einem Lenkungsausschuss für die Steuerung des Projekts. Dem Projektteam gehörten an:

  • Leiter Rechnungswesen
  • Betriebsorganisation
  • Bauorganisation
  • IT (Projektleiter)
  • Revision
  • Mitarbeiter Rechnungswesen

Der Lenkungsausschuss bestand aus:

  • Leiter Organisation
  • Leiter Unternehmensentwicklung
  • Leiter IT

Der erste Schritt im Projekt galt der Wahl zwischen einem Scan-Dienstleister (Outsourcing / Fremdbezug) und einer Inhouse-Lösung für das Einscannen der Rechnungen (Eigenerstellung). Dabei wurden ­folgende Aspekte berücksichtigt:

  • Vorhandenes Personal
  • Vorhandene Technik
  • Hohe Anfangs-Investition in Scan-Software
  • Mitarbeiter-Reduzierung in allen Bereichen

Man entschied sich für ein Outsourcing des Einscannens und damit für die Firma transactio. Das war die kostengünstigere Variante, die vorhandene Infrastruktur konnte weiter genutzt und die Rechnungspositionen konnten mit der von transactio eingesetzten Scan-Software gelesen und an das OSPlus-Rechnungsbuch übergeben werden.

Weil mit der Pilotierung und Einführung des OSPlus-Rechnungsbuchs die elektronische Rechnungsbearbeitung ganzheitlich angegangen werden sollte, wurde parallel eine Prozess-Analyse durchgeführt. Dabei begleitete die snc Bayern die Sparkasse Mittelfranken-Süd mit einer umfassenden quantitativen und qualitativen Analyse, die sich besonders dem gesamten Rechnungsprozess (Planung, Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung, Anweisung, Kontrolle, Bezahlung und Kostenrechnung) widmete. Die Prozessorganisation der Rechnungsbearbeitung wurde analysiert, unmittelbar im Anschluss umfassend verändert und neu ausgerichtet. Als Parallelprojekt startete die Sparkasse Mittelfranken-Süd die Einführung des Vertragsmanagements, um alle Möglichkeiten der hausweiten digitalen Rechnungsbearbeitung zu nutzen.

Die eintägige Prozess-Analyse beinhaltete Interviews mit allen an der gesamten Rechnungsbearbeitung inklusive Folgearbeiten beteiligten Mitarbeitern und die Auswertung der Interviewdaten durch die snc Bayern und den SVB. Ein weiterer Tag galt der Präsentation und Diskussion der folgenden Auswertungsresultate:

  • Die Prozesse der gesamten Rechnungsbearbeitung sind grundsätzlich in Ordnung.
  • Ein Abwägen von Geschäftspolitik versus Effizienz kann in einzelnen Bereichen (z. B. bei der Anzahl der Dienstleister, bei der Vergabe von Spenden) erforderlich werden.
  • Rechnungswesen und Bauorganisation sind am stärksten in die Rechnungsbearbeitungsprozesse eingebunden und von der Pilotierung und Einführung des OSPlus-Rechnungsbuchs betroffen.

Im Hinblick auf den verfolgten ganzheit­lichen Ansatz wurde die Prozess-Analyse positiv bewertet.

Eine wesentliche Erkenntnis des Projektes war, die neuen Anwendungen nicht als isolierte Softwareprodukte einzusetzen, sondern insbesondere die positiven Auswirkungen und Benefits für das Gesamthaus zu erschließen. Nachdem die Ist-Abläufe in allen tangierten Fachbereichen genau analysiert waren, galt es, in der Umsetzungsvorbereitung konsequent Lösungen zu erarbeiten. Mehrwerte konnten geschaffen werden, indem

  • die Ablage erheblich reduziert werden kann,
  • das IKS durch die Anwendung effizienter wird,
  • der Kontenrahmen und die Kostenstellen auf das Erforderliche reduziert werden,
  • die erzielte Standardisierung und die Automatismen höhere Qualität erzeugen,
  • Mitarbeiter (Spezialisten Revision) nicht mehr für die Erfassung und Ablage, sondern für höherwertige Tätigkeiten (Kontierung) eingesetzt werden,
  • und künftig die Zahlungsziele genutzt werden.

Mit Hebung der Nutzenpotenziale aus der ganzheitlichen Prozessoptimierung in der Rechnungsbearbeitung können konkrete Personaleinsparungen erzielt werden.

Das OSPlus-Rechnungsbuch eröffnet u. a. noch folgende Anwendungsmöglichkeiten für die Zukunft:

  • Verknüpfung der Umsatzdatenbank AZ9 mit ZDA
  • Vollständiger Verzicht auf HK-Auszüge und Ablage im relevanten HK-Bereich
  • Effizientere Recherchen, die nun auch dezentral möglich sind (z. B. in der Planung, Budgetkontrolle, Revision)
  • Alle Rechnungen für jeden im Zugriff
  • Einführung Anlagebuch und Geschenkebuch

Die snc Bayern hat im Zuge der guten Pilotierungserfahrung mit der Sparkasse Mittelfranken-Süd eine umfassende Umsetzungsunterstützung für die Einführung des ganzheitlichen Rechnungsbearbeitungsprozesses entwickelt. Mit vier Modulen kann nun die Sparkasse projektphasenorientiert ihre hausindividuellen Anforderungen gezielt unterstützen.

Im Modul 1 werden nach einer Ziel- und Standortbestimmung die Optimierungs-/Effizienzpotenziale identifiziert und quantifiziert sowie die Maßnahmen zur Hebung der Potenziale definiert und priorisiert. Die hausindividuelle Prozessoptimierung startet die Sparkasse in den Modulen 2 und 3 entlang der individuellen Ziele. Dabei werden die hausspezifischen Umsetzungskonzepte für den Rechnungsbearbeitungsprozess und ggf. das Outsourcing der Scandienstleistungen angefertigt. Nach einer gewissen Praxis-Phase wird die Sparkasse im Modul 4 mit einem Review-Workshop unterstützt, indem die Erfahrungen aus dem Echtbetrieb bewertet werden und ggf. bei Bedarf Feinjustierungen folgen können.

Mit diesem modularen und ganzheitlichen Unterstützungsangebot kann die Spar­kasse die Herausforderungen meistern:

  • Ihre künftige elektronische Rechnungsbearbeitung wird im Kontext der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen bzw. als ein weiterer Schritt auf dem „Weg in die Digitalisierung“ betrachtet.
  • Ihr Gesamt-Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung wird unter Berücksichtigung der Auswirkungen auf angrenzende Aufgaben und Fachbereiche optimiert.
  • Sie nutzt den GPS-Standardprozess zur Rechnungsbearbeitung.
  • Sie ergreift die Chance, auf eine Standardlösung zum Vertragsmanagement mit vollständig integrierter Schnittstelle zum OSPlus-Rechnungsbuch zu setzen.
  • Sie beachtet bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung auch die rechtlichen Vorschriften
  • Sie initiiert ein Projekt für die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung und nutzt dabei auch die zentralen und individuellen Unterstützungsangebote.
  • Aufgrund des neuen Prozesses zur elektronischen Rechnungsbearbeitung und der neuen Anwendung OSPlus-Rechnungsbuch begegnet sie den Herausforderungen bei der Einführung.

Somit bietet sich der Sparkasse Mittefranken-Süd die Chance, in 2013 ihren hausindividuellen Rechnungsbearbeitungsprozess im ganzen Hause einzu­führen, dadurch die Produktivität zu verbessern und für den Rechnungsabschluss 2013 bestens vorbereitet zu sein.

Ralf Huber Stv. Vorstandsmitglied  / Leiter Unternehmens- entwicklung Sparkasse Mittelfranken-Süd
Armin Gumler Projektleiter / Stv. Leiter IT Sparkasse Mittelfranken-Süd