In immer kürzeren Abständen haben Sparkassen immer komplexere und tiefgreifende Anforderungen und Themen umzusetzen: in der Vergangenheit die einzelnen Novellen der MaRisk, aktuell unter anderem die Behandlungen von Fonds im Risikomanagement oder die erstmalige FinRep-Meldung in 2017.

Aufgrund der bereichsübergreifenden Zusammenhänge dieser Anforderungen ist eine genaue Trennung der Zuständigkeiten zwischen den Abteilungen nicht mehr ohne weiteres möglich. Die Abarbeitung von neuen Aufgaben wird so in den meisten Fällen denjenigen Abteilungen übertragen, die es vermeintlich am meisten betrifft. Schnittstellen zu anderen Themenbereichen und eine gleichlaufende Systemnutzung werden nicht erkannt oder sogar bewusst außer Acht gelassen.

So entstand in den meisten Sparkassen mit der Zeit eine zerklüftete Aufbauorganisation und Themenzuständigkeit mit dem Ergebnis, dass Abteilungen für die Erfüllung ihrer Aufgaben voneinander abhängig sind. Zum Teil werden auch Daten an andere Abteilungen geliefert, nur um im Gegenzug die ausgewerteten Ergebnisse wieder zu erhalten. Klassisches Beispiel hierfür ist das System CreditPortfolioView (CPV). Dessen fachliche und strukturelle Zugehörigkeit wird mit dem aktuellen DSGV-Fachkonzept zum Thema „Fonds im Risikomanagement“ auf den Prüfstand gestellt.

Die immer komplexer werdende Systemwelt der Sparkassenfinanzgruppe und die Vernetzung der Systeme untereinander forcieren diese Entwicklung hin zu Ineffizienz und Qualitätsverlust immer mehr. Der einzig wirkungsvolle Weg aus dieser Spirale ist die vollständige Neuordnung von Abteilungsstrukturen und Aufgabenverteilungen – sowohl innerhalb einer Abteilung als auch abteilungsübergreifend.

Aktuelle Projekte zeigen, dass die Sparkassen diese Herausforderungen erkannt haben.

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt zur Umstrukturierung? Den Sparkassen bleibt meist nicht die erforderliche Zeit für eine ausführliche Analyse und Untersuchung der aktuellen Situation. Darüber hinaus ist eine gewisse Betriebsblindheit bei eingefahrenen Prozessen nicht zu übersehen.

Die Sparkassen Consulting unterstützt die Sparkassen hier bei der Aufnahme und Analyse der Ist-Situation und der Identifikation von Handlungsfeldern und Optimierungspotenzialen.

Da eine Umstrukturierung einen tiefgreifenden Change-Prozess auslösen kann, muss eine Analyse der Ist-Situation schnell und trennscharf erfolgen. Der darauf aufsetzende Change-Prozess muss zeitlich eng an der Analyse angegliedert sein. Nur so lassen sich die gewonnenen Erkenntnisse zielführend und erfolgsorientiert umsetzen.

Die Neustrukturierung in der Sparkasse erfolgt in zwei Phasen:

Phase 1: Analyse der Ist-Situation

•Im Rahmen einer qualitativen Überprüfung untersuchen wir die Strukturen, die Kapazitätsverteilungen, die Prozesse und die Arbeitsergebnisse Ihrer Abteilungen auf Zukunftsfähigkeit. •Dabei beurteilen wir die qualitative Leistungserbringung unter Berücksichtigung der Standards der Sparkassen-Finanzgruppe und Einhaltung aufsichtlicher sowie zukünftiger Anforderungen. Wir bewerten die Strukturen sowie der Kapazitätsbindungen und -verteilungen. •Wir zeigen Ihnen Handlungsnotwendigkeiten auf und geben Empfehlungen samt Bewertung des internen und ggfs. externen Umsetzungsaufwands ab. •Wir erstellen ein Unterstützungsangebot inkl. Meilensteinplanung zur Umsetzung der Empfehlungen.

Phase 2:

In der zweiten Phase setzen wir mit Ihnen die identifizierten Handlungsfelder um. Dabei übernehmen wir je nach Wunsch der Sparkasse den Part des Projektmanagements oder wirken aktiv im Change-Management mit. So übernehmen wir operative Tätigkeiten während der Neuorganisation oder coachen Mitarbeiter in ihrem neuen Themenfeld.

 

Im Ergebnis steht der Sparkasse wieder eine effektive und effiziente Aufbau- sowie Ablauforganisation zur Verfügung. Durch klare Zuordnungen und Aufgabenverteilungen können zukünftige Anforderungen schneller und effizienter umgesetzt werden.

Nutzen Sie die Chance und richten Sie Ihre Sparkasse neu aus. Wir unterstützen Sie gerne dabei.