Die strategische Ausrichtung der Spar­kasse Amberg-Sulzbach sieht eine klare Positionierung hinsichtlich der Anwendungen der Finanz Informatik vor. Das Berichtswesen der Verkaufs- und Aktivi­tätenkennzahlen der Vertriebsmitarbeiter sowie die Zielkarten waren in Eigen­an­wen­­dungen oder Drittsystemen umgesetzt – eine Konsolidierung und Umstellung auf das Flexible Reporting sollte erfolgen.

Ausgangslage


In der Sparkasse Amberg-Sulzbach war seit Jahren ein umfassendes Berichtssystem etabliert. Neben der Darstellung von Bestands- und Erlöskennzahlen nach Produkten, Kundensegmenten und auch Organisationseinheiten war ein Aktivitätencontrolling eingeführt und auch die Zielkarten der Vertriebsmitarbeiter waren auf einem sehr ansprechenden Niveau realisiert worden. Eine qualitativ hochwertig umgesetzte Vertriebserfolgserfassung lieferte die notwendigen Daten für das Aktivitätencontrolling. Dieses Konzept genügte inhaltlich den Anforderungen der Berichtsempfänger, hatte aber den Nachteil, dass es technisch aus drei verschiedenen Systemen bestand: der Anwendung der Finanz Informatik, einer eigenerstellten Access-Datenbank sowie einer Drittlösung. Neben freigaberelevan­ten Fragestellungen und Schnittstellen­themen entstanden dadurch auch zusätz­liche Aufwendungen für die Sparkasse – Die klare strategische Positionierung des Instituts war an dieser Stelle nicht umgesetzt.

Auftrag


In einem ersten Schritt war zu analysieren, inwieweit bei einer Komplettumstellung auf das Flexible Reporting der Finanz Informatik die Anforderungen der Sparkasse an das Berichtssystem abgebildet werden können, welcher voraussichtliche Umsetzungs- und Pflegeaufwand auf die Sparkasse zukommt, und welche Kosten diese technische Lösung verursachen wird. Nach Klärung dieser Fragen folgte die kon­zeptionelle Ausgestaltung des Berichtswesens, die wiederum Grundlage für die technische Umsetzung war. Die Anpassung der Produktstruktur der Finanz Informatik war bei der technischen Umsetzung zu berücksichtigen.

Ein erfolgreicher Testbetrieb – parallel zu den Altsystemen rundete den Projektauftrag ab.

Umsetzung


In einem ersten Arbeitsschritt erfolgte die Erhebung des im Einsatz befindlichen Berichtswesens – Berichte, Berichtsinhalte, Datenquellen, Verteilungs- und Zugriffsregeln wurden aufgenommen. Im Abgleich mit den Möglichkeiten des Flexiblen Reportings wurde erarbeitet, welche Inhalte darstellbar sind. Während die Inhalte weitestgehend abbildbar waren, wurde schnell ersichtlich, dass es bei der thema­tischen Zusammenstellung der Berichte und dem Layout im ­Falle einer Abbildung im Flexiblen Reporting zu größeren Abweichungen kommen würde.

Diese Erkenntnisse dienten als Grund­lage zur konzeptionellen Gestaltung des Berichtswesen, die dann Basis der Administration sein sollte. Insbesondere bei der Ausgestaltung der Zielkarten für die Vertriebsmitarbeiter wurde die Gelegenheit genutzt und eine Zuordnung der Zielfelder an die Bedarfsfelder des Sparkassen-Finanzkonzepts vorgenommen. Ein wichtiger Aspekt dieser Phase war die indikative Erhebung der Kosten, die ein solches Berichtswesen verursachen würde.

Nachdem die konzeptionellen Grundlagen erstellt waren, begann die technische Umsetzung. Die Berichtsadministratoren der Sparkasse erstellten gemeinsam mit dem Berater der Sparkassen Consulting GmbH die Berichte und nahmen weitere notwendige Arbeiten, wie beispielsweise Anpassungen des Änderungsdienstes, vor. Anschließende Tests, Stichprobenkontrollen und inhaltliche Berichtsabgleiche mit den Altsystemen stellten die Qualitätssicherung dar und schlossen die Einführungsphase ab.

 

Wesentliche Ergebnisse
Das Verkaufs- und Aktivitätencontrolling der Sparkasse Amberg-Sulzbach sowie die Abbildung der Zielkarten erfolgt einheitlich über das Flexible Reporting in OSPlus. Mit der technischen Umsetzung ging gleichzeitig eine Überarbeitung der Berichtsinhalte einher, so dass einerseits nicht mehr benötigte Informationen aus Berichten entfernt wurden und andererseits neue Berichtsbestandteile aufgenommen worden sind. Berechtigungs-konzept und notwendige administrative Anpassungen sind umgesetzt, so dass ein funktionsfähiges Berichtswesen zur Verfügung steht.

Insbesondere die Kenntnis der technischen Umsetzbarkeit der Sparkassen­anforderungen in OSPlus sowie die ­effiziente Umsetzung bei der technischen Abbildung der Berichte, die die Spar­kassen Consulting GmbH in das Projekt einbrachten, stellten einen entscheidenden Mehrwert für die Sparkasse Amberg-Sulzbach dar und führten zu einer geringeren Belastung der hauseigenen Ressourcen sowie einer zügigen Erreichung der Projektziele.

Werner Dürgner Vorstandsmitglied Sparkasse Amberg-Sulzbach
Michaela Püttner Stv. Vorstandsmitglied Sparkasse Amberg-Sulzbach