Aus einer Position der Stärke heraus, sich den Herausforderungen der Zukunft ­stellen – das war das Ziel der Sparkasse Einbeck. So fiel zur Standortbestimmung ihre Wahl auf das Instrument PARES Kompakt, um eine beständige Personalbedarfsrechnung aufzubauen. PARES Kompakt sollte Transparenz über die ­Aufgabenverteilung auf Organisationseinheiten, die Kapazitätsbindung in den einzelnen Aufgaben und die Schnittstellen innerhalb der Sparkasse schaffen.

Die Sparkasse Einbeck hat über den Sparkassenverband Niedersachsen die snc Bayern mit der Durchführung von PARES Kompakt beauftragt. Ausschlaggebend für die Auswahl war der hohe Erfahrungsschatz aus über 60 PARES Kompakt-Erhebungen, die die snc Bayern bereits bei Sparkassen im gesamten Bundesgebiet durchgeführt hat und die sehr positive Bewertung durch andere Sparkassen. Darüber hinaus sprach das Vorgehensmodell aus der Kombination von quantitativer und qualitativer Analyse eindeutig für die snc Bayern.

Im Rahmen der Erhebungsvorbereitung zu PARES Kompakt wurde seitens der Sparkasse besonderer Wert auf eine ausgewogene interne Kommunikation gelegt. Alle Projektbeteiligten waren sich von Anfang an einig, dass seitens der Sparkassenmitarbeiter eine hohe Akzeptanz und Bereitschaft zur Teilnahme an der Erhebung unabdingbar ist, um die von der Sparkasse festgelegten Ziele zu erreichen.

Nach dem Kick-off im Projektteam, der Auswahl und Schulung der Erhebungsverantwortlichen sowie der internen Kommunikation ging es in der ersten Julihälfte 2012 in die Erhebungsphase, in der sich die Mitarbeiter gemäß ihrer jeweiligen Funktion in den PARES Kompakt-Aufgabenkatalog eingeschlüsselt haben.

Unmittelbar an die Erhebung schloss sich ein Soll- / Ist-Abgleich der Sparkassen­werte mit Referenzwerten aus DSGV-­Konzepten bzw. DSGV-Modellorganisationen an. Verglichen wurde zusätzlich mit den auf die Treiberdaten der Sparkasse Einbeck normierten Werten von vorher ausgewählten Vergleichssparkassen.

An dieser Stelle wurden bei einzelnen Aufgabenblöcken Abweichungen der Sparkassenwerte von den Vergleichswerten sichtbar. Darüber hinaus ergaben sich aus den Daten der Sparkasse auch Hinweise auf mögliche Schwachstellen interner Schnittstellen. Auf Basis dieser Ergebnisse konnten Themenfelder zur Vertiefung in der anschließenden qualitativen Analyse identifiziert und mit dem Projektteam und dem Vorstand der Sparkasse plausibilisiert werden. Abweichungen zu Referenz- bzw. Vergleichssparkassenwerten waren insbesondere bei einzelnen Vertriebs- und Serviceaufgaben im Markt sowie bei vertriebsunterstützenden Aufgaben des Stabes festzustellen.

Das Ziel der qualitativen Analyse besteht im Wesentlichen darin, Hintergründe und Begründungen für aufgabenbezogene Abweichungen zu Vergleichswerten zu liefern. Damit soll verhindert werden, dass Sparkassen nur auf Grundlage „nackter“ Zahlen Entscheidungen über organisatorische Anpassungen bzw. Veränderungen treffen, die sich im Nachgang als Fehlentscheidung mit unbeabsichtigten Auswirkungen und Folgen erweisen können. Die Erkenntnisse der qualitativen Analyse tragen daher erheblich dazu bei, mit Optimierungsmaßnahmen gezielt dort anzusetzen, wo wirklicher Handlungsbedarf besteht.

In der qualitativen Analyse wurden ausgewählte Mitarbeiter aus dem Markt, der Marktfolge und aus dem Stab in Gruppeninterviews befragt, wie die jeweiligen Aufgaben wahrgenommen werden und aus welchen Teilschritten diese Aufgaben bestehen. Dieser Schritt liefert umfassende und fundierte Erkenntnisse, wie Prozesse und Aufgaben in der Sparkasse umgesetzt werden. Im Fokus der Befragungen stand immer die aufgabenbezogene Betrachtungsweise, niemals einzelne Mitarbeiter und / oder Organisationseinheiten. An allen Interviews nahm sowohl ein Vertreter des Projektteams als auch des Personalrates teil.

Aus diesen sehr umfassenden Informationen hat die snc Bayern eine aufgabenbezogene Dokumentation erstellt und den identifizierten Optimierungsbedarf beschrieben. Bei der Sparkasse Einbeck hatten sich Maßnahmen zur Verbesserung der Verkaufsorganisation sowie zur Feinjustierung der Vertriebsorganisation als zentrale Ansatzpunkte ergeben.

Die Ergebnisse der quantitativen und qualitativen Analyse wurden dem Vorstand und dem Projektteam der Sparkasse Mitte Oktober 2012 präsentiert und intensiv diskutiert. Auch mögliche Vorgehensweisen im Rahmen der internen Ergebniskommunikation und der weiteren Ergebnisverwendung wurden erörtert und im Nachgang festgelegt.

Zur Erreichung des Projektziels „Aufbau einer beständigen Personalbedarfsrechnung“ werden noch weitere intensive Detailarbeiten erforderlich sein. Auf Grundlage zusätzlicher vertiefender Analysen von PARES Kompakt-Daten soll als Nächstes das aufgabenbezogene strategische Personal-Soll bestimmt und mit einer Zeitschiene versehen werden. Die daran anschließende Umsetzung des Personal-Solls wird insbesondere aus einer OE-genauen Besetzung sowie aus der Implementierung eines aktiven Kapazitätsmanagements bestehen. Diese Herausforde­rungen wird sich die Sparkasse Einbeck konsequent stellen, um für die Herausforderungen der Zukunft gewappnet zu sein.

Der Vorstand und das Projektteam bescheinigen der snc Bayern eine sehr hohe Professionalität, Qualität und Effizienz in der Vorbereitung, Durchführung und Ergebnisaufbereitung von PARES Kompakt und stellen die konstruktive und positive Zusammenarbeit mit den beteiligten snc-Beratern heraus. Die Ziele von PARES Kompakt wurden vollumfänglich erreicht. Dank des kombinierten Vorgehens kennt die Sparkasse nun die Aufgabenverteilung auf einzelne Organisationseinheiten mit aufgabenbezogener Kapazitätsbindung. Darüber hinaus verfügt die Sparkasse über eine umfassende Standortbestimmung, wie einzelne Aufgaben / Prozesse in der Sparkasse umgesetzt sind, verbunden mit konkret beschriebenem Optimierungsbedarf. Die Sparkasse Einbeck empfiehlt die snc Bayern für PARES ­Kompakt-Erhebungen und steht gern ­als Referenzsparkasse zur Verfügung.

Stefan Beumer Vorstandsvorsitzender Sparkasse Einbeck
Carsten Sowa Vorstandsmitglied Sparkasse Einbeck
Karin Henne-Mudrack Projektleitung Sparkasse Einbeck