Hohe Nachfrage nach digitalen Kreditprozessen

Veränderte Projektziele

Während die Projekte zur Einführung der elektronischen Kreditakte vor einigen Jahren primär im Fokus der Digitalisierung der vorhandenen Kreditakten (Bestandsakten) standen, ist dieses Ziel zwischenzeitlich in den Hintergrund getreten oder ist nur Nebenziel.   
Mit Beginn der Corona-Pandemie waren die Sparkassen von heute auf morgen auch im Businessumfeld zum Social Distancing verdammt und dem Kunden blieb keine andere Möglichkeit, als notwendige Dokumente digital einzureichen.

Mit diesem Thema waren die Sparkassen anfänglich überfordert, da viele Institute prozessual darauf nicht eingerichtet waren. Fragen dazu bewegen die Sparkassen immer noch:

  • „Über welche Medien dürfen wir Dokumente vom Kunden annehmen?“
  • „Können wir dem Kunden einen sicheren Einreichungsweg zur Verfügung stellen?“
  • „Wie gehen wir mit der Authentizitätsprüfung um und muss der Kunde bestimmte Unterlagen (z.B. Jahresabschlüsse) dennoch unterschreiben?“
  • „Wie sollen die Dokumente in der Sparkasse weiterverarbeitet werden?“

Sparkassen stehen also vor der Herausforderung, wie sie ihre Kreditprozesse digitaler und ohne (viele) Medienbrüche gestalten können – initiiert oftmals von digital eingegangenen Unterlagen. Meist übermittelt der Kunde eigeninitiativ die Unterlagen digital – ohne von den Sparkassen dazu explizit aufgefordert zu werden. Dahingehend sind Kunden den Sparkassen oftmals weit voraus.

Technische Rahmenbedingungen haben sich sehr positiv entwickelt

Vor drei bis vier Jahren haben die Sparkassen ausschließlich die Möglichkeit gehabt, einzelne Dateien über OSPlus Dokumente ins OSPlus Archiv hochzuladen. Die Option besteht auch weiterhin – grundsätzlich ein gut funktionierendes und für die Sparkassen kostenloses Tool.

Was innerhalb von OSPlus aber nicht möglich ist, ist die Übergabe von Dokumenten unter verschiedenen Prozessbeteiligten innerhalb der Sparkasse. Zum Beispiel muss eine eingereichte BWA, die beim Berater eingeht, zu Auswertungszwecken erst einmal in die Marktfolge, um dort ausgewertet zu werden.

Hierzu haben die beiden Firmen Guidecom und Ventuno, mit deren Programmen Credo und KPM in den letzten Jahren Möglichkeiten geschaffen, auch ein Dokumentenmanagement zu betreiben. Vor dem Hintergrund des ohnehin zu führenden Parallelprozesses stellt das aus den besagten Messungs- und Steuerungsaspekten eine durchaus elegante Lösung dar. Die beiden Dienstleister bedienen sich einer Schnittstelle zu den Scan-Dienstleistern bzw. ausgewählten Softwarehäusern, um Dokumente in der Dunkelverarbeitung ins OSPlus Archiv der Sparkasse zu überführen. Dazu muss im Vorfeld lediglich eine sogenannte Klassifizierung (Festlegung des Doktyps, der Personen- bzw. Kontonummer etc.) durch die Sparkasse im Rahmen der Kreditsachbearbeitung erfolgen.

Gleichermaßen ist es mittels der Elektronischen Kreditbeschlussgenehmigung schon seit einiger Zeit möglich, Beschlüsse über alle Hierachieebenen hinweg digital zu bewilligen. Im Anschluss kann der genehmigte Beschluss mit wenigen Klicks ins Archiv überführt werden.

Die Möglichkeiten der Direktüberführung von Dokumenten (z.B. vorvertragliche Informationen, Schriftverkehr bei Einsatz ISV) aus OSPlus Kredit ins OSPlus Archiv werden auch von Release zu Release umfangreicher.

Auch die Digitale Signatur, wie die Firma on-geo ihr Produkt für das Programm „LORA“ nennt, besteht schon seit einiger Zeit – verbunden mit einer direkten Ablage im Archiv. So entfällt auch die Notwendigkeit des Ausdrucks der oft umfangreichen Immobiliengutachten.

Die Finanz Informatik hat im Herbst 2021 ein Produkt „DUO“ (ausgesprochen Dokumentenupload) gelauncht. Dieses geht sogar noch einen Schritt weiter und ermöglicht dem Berater eine ausschließlich digitale Anforderung von Unterlagen beim Kunden mit einer anschließenden Direktablage im OSPlus Archiv. Dadurch ist nunmehr erstmalig eine medienbruchfreie Dokumentenanforderung und -ablage möglich. DUO wird zeitnah sowohl in Baufi_neo 2.0 als auch in das Firmenkundenportal integriert. Die Erweiterung auf die gewerblichen OSPlus-Kredit-Workflows ist ebenfalls in Planung.

Welche Unterstützungsmöglichkeiten das Input-Management für den Kreditprozess noch bringt, bleibt abzuwarten. Mittelfristig werden sich auch darin Optionen eröffnen.

Zusammenfassend lässt sich durchaus behaupten, dass die technischen Voraussetzungen zur digitalen Kreditaktenführung sich in den letzten zwei Jahren enorm nach vorne entwickelt haben. Das Ende der Fahnenstange ist hier allerdings noch längst nicht erreicht.

Komplexität von Kreditprozessen erfordert eine fundiertes Prozessdesign

Die hohe Quote an bereits digital eingehenden Unterlagen – in Verbindung mit den immer mehr werdenden technischen Tools – bewegt aktuell viele Sparkassen, über ihre Gestaltung der Kreditprozesse nachzudenken. Die elektronische Kreditakte ist dafür erfahrungsgemäß eine unabdingbare Voraussetzung, da anderweitig bilaterale Prozesse (mit und ohne eKreditakte) daraus resultieren würden, was nicht effizient sein kann.

Der Kreditprozess in seiner Grundkomplexität bringt im Gegensatz zu anderen Geschäftsbereichen weitere Herausforderungen mit sich. Die Wesentlichen sind aus unserer Sicht folgende:

  • Unterschriftsleistung noch bei einer Vielzahl der Prozesse aus juristischen Gründen in Papierform notwendig
  • Aufbewahrung von Unterlagen im Original noch erforderlich (vor allem Kreditverträge und Urkunden wie Grundschuldurkunden etc.)
  • Anschaffung einer Software zum Inhouse-Übergabeprozess der Unterlagen mit dem Ziel eines jederzeitigen Zugriffs aller Prozessbeteiligten
  • Kompetenzaufbau bei den Mitarbeitern im Umgang mit digitalen Medien: kultureller Change-Prozess

Digitale Kreditprozesse bereits in großem Umfang möglich

Nichtsdestotrotz sollte man aus Sicht der Sparkassen Consulting die (möglichst) digitale Gestaltung der Kreditprozesse zeitnah angehen. Es lassen sich dadurch erhebliche Effizienzpotenziale sowie die Umsetzung neuer Arbeitswelten (Stichwort: Mobiles Arbeiten) realisieren. Wir erachten es als wichtig, die Prozesse möglichst schnittstellenfrei zu gestalten, sodass Dokumente nicht immer wieder von einem Server oder Programm zum nächsten manuell kopiert werden müssen. Jede Schnittstelle kostet Zeit und birgt Fehlerquellen. In der aktuellen IT-Landschaft gibt es das EINE allübergreifende Tool leider noch nicht – die ein oder andere systemtechnische Schnittstelle existiert aber schon.

FAZIT: Keine Zeit verschenken!

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass es noch die ein oder andere Hürde zu nehmen gibt. Dies sollte aber kein Grund sein, das Thema auf die lange Bank zu schieben, da schon jetzt eine weitestgehend digitale Gestaltung der Kreditprozesse möglich ist.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!