ICM 3.0: Erfolgreiche Umsetzung mit deutlichen Funktionsverbesserungen

Das Intranet Content Management (ICM) ist das strategische OSPlus-Produkt der Finanz Informatik zum Aufbau einer innerbetrieblichen Informationsplattform (Intranet) und eines Mitarbeiterportals. Es wird von der Finanz Informatik laufend weiterentwickelt und auf dem aktuellen Stand der Technik gehalten.

Ziel der neuen Version 3.0 war die technische und funktionale Modernisierung sowie die Verbesserung der Bedienungsfreundlichkeit. Da es sich hierbei um ein sogenanntes Major Release handelte, hat die Finanz Informatik den Rollout dieses Mal nicht – wie sonst üblich – im Rahmen einer gleichzeitigen Umsetzung in allen ICM-nutzenden Sparkassen organisiert, sondern in Form von gruppenbasierten Updates.

Im März 2021 wurden die letzten Sparkassen mit der neuen Version versorgt. Seither konnten die neuen Funktionen und Optimierungen ausgiebig in der Praxis getestet werden. Vor diesem Hintergrund lohnt ein Rückblick auf die ersten Erfahrungen und solche Neuerungen, die besonders positiv von den Sparkassen angenommen wurden.

Erfahrungen im Rahmen der Umstellung

Wie erwartet hat sich gezeigt, dass sich diejenigen Sparkassen im Rahmen des Updates besonders leichtgetan haben, die sich am stärksten an den geltenden Standards orientiert haben. Doch auch dort, wo mögliche Anpassungsnotwendigkeiten aufgrund individueller Entscheidungen gut dokumentiert sowie Verantwortlichkeiten klar geregelt waren, ist die Umstellung weitestgehend reibungslos verlaufen.

Darüber hinaus hat die Finanz Informatik auf bestehende Bugs schnell reagiert und zeitnah Hotfixes zur Problemlösung eingespielt. Somit stellen wir bereits nach kurzer Zeit kaum Funktionseinschränkungen und eine vollumfängliche Nutzbarkeit der neuen Version fest. Dies mag sich als Selbstverständlichkeit lesen, ist aber – auch im Vergleich zu Dritt-Anwendungen oder anderen Branchen – bei weitem keine Selbstverständlichkeit.

Leider stellen wir jedoch unabhängig davon immer wieder fest, dass man sich in vielen Sparkassen nur rudimentär mit den Updates und daraus resultierenden Funktionsverbesserungen sowie neuen Möglichkeiten auseinandersetzt. Oftmals erleben wir sogar ein aktives Vermeiden, um die internen Aufwände möglichst gering zu halten. Sofern keine klaren Verantwortlichkeiten mit definierten Handlungsbefugnissen und Zielen festgelegt sind, scheitern die Updates nicht vorrangig an der Technik. Wir empfehlen daher jeder Sparkasse, solche Befugnisse und Ziele eindeutig festzulegen.

Blogs und Wikis

Sofern neue Funktionen seitens der Sparkassen aktiv aufgegriffen und umgesetzt werden, waren im Rahmen des Updates insbesondere die neu gestalteten Blog- und Wiki-Module sehr beliebt.

Mit der bildorientierten Aufbereitung der Informationen in Verbindung mit der Möglichkeit, neueste Blog-Einträge im modernen Design auf der Startseite einzubinden, kann ein gut strukturierter Einsatz die Informations- und Kommunikationskultur in der Sparkasse deutlich weiterentwickeln.

Die „hübschere“ Darstellung ist aber nicht nur Selbstzweck. Die Nutzung solcher Module kann dazu beitragen, den Neuigkeitenbereich des einzelnen Mitarbeiters zu entlasten, indem insbesondere abteilungsübergreifende oder auch „weiche“ Informationen attraktiv aufbereitet werden. Im Neuigkeitenbereich verbleiben dann wirklich nur noch fachlich relevante Informationen übrig und werden nicht durch „weiche“ Informationen überlagert. Durch die bildorientierte, prominente Aufbereitung wird zudem das Interesse geweckt und die Lesequoten werden deutlich gesteigert.

PPS_neo

Ein weiteres Highlight ist die umgesetzte Schnittstelle des ICM zu PPS_neo. Somit ist nicht nur die systemübergreifende Suche an einer Stelle umgesetzt. Vielmehr lässt sich die gesamte Prozesslandkarte problemlos und dynamisch mittels Suchagent in das ICM einbinden.

Gerade bei dynamischen Informationsbereichen, wie sie in der Musterkonfiguration insbesondere im Bereich Beratung & Service vorgesehen sind (siehe https://muster.icm.intern), lassen sich themenorientiert alle relevanten Prozesse dynamisch anzeigen. Das steigert die Auffindbarkeit deutlich, ohne Informationen redundant erstellen und pflegen zu müssen.

ICM_mobile

Mit der Umstellung des stationären ICM war auch die Weiterentwicklung der mobilen App für das iPad verbunden. Seither lässt sich der überwiegende Anteil an Web Content Modulen auch fehlerfrei in der App anzeigen.

Bisher war diese noch stark eingeschränkt, sodass die mobile App zwar ähnliche Inhalte wie im stationären Zugriff darstellen konnte – aber nicht in den bekannten Visualisierungen und Design-Ansätzen. Dies ist nun nicht mehr der Fall, sodass die Attraktivität der iPad-App deutlich gestiegen ist. Zudem reduziert sich der administrative Aufwand zur Einrichtung und Betreuung der App seitens der Sparkasse.

Activity Stream

Die Möglichkeiten zur Einbindung eines sogenannten Activity Streams werden seitens der Sparkassen aktuell noch sehr heterogen und zum Teil verbunden mit einer großen Skepsis aufgenommen. Oftmals spielen hier Ängste vor möglichen negativen Äußerungen zu einzelnen Inhalten eine Rolle. Außerdem stehen die für die Betreuung notwendigen Kapazitäten nicht immer zur Verfügung. Eine Erkenntnis muss in diesem Kontext herausgestellt werden: Die aktive Betreuung und Interaktion mit den Mitarbeiter*innen im Dialog kostet deutlich mehr Zeit, als das reine einseitige Bereitstellen von Informationen.

Allerdings werden diese Aufwände unseres Erachtens durch deutliche Effizienzverbesserungen mehr als wettgemacht. Mögliche Treiber hierbei sind u.a.:

Reduzierung von Abstimmungsaufwänden

(beispielsweise werden Nachfragen zur Information deutlich seltener, da sie im Idealfall transparent direkt an der Information auffindbar und damit für alle Leser*innen           nachvollziehbar dargestellt werden)

Aktive Benachrichtigungen der Mitarbeiter*innen bei Neuerungen oder Änderungen

(beispielsweise können Mitarbeiter*innen selbst gewählten Informationen folgen und erhalten entsprechend aktive Benachrichtigungen nicht zur zielgruppenorientiert, sondern auf die individuellen Wünsche zugeschnitten)

Reduzierung der Dateiablage

(sofern der Activity Stream zum Beispiel im Rahmen eines TeamWorkspaces genutzt wird können dort innerhalb festgelegter Nutzerkreise dokumentbezogene Austausche stattfinden; unter anderem kann dies zu einer deutlichen Reduzierung des Mail-Verkehrs führen)

 

Fazit

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass das ICM-Update auf die Version 3.0 zu vielfältigen Verbesserungen geführt hat – sofern alle neuen Funktionen und Möglichkeiten auch vollumfänglich genutzt werden. Wir erleben in den Sparkassen eine deutliche Steigerung der Akzeptanz sowie Nutzungsquoten des Intranets. Die Umstellung und aktive Einführung neuer Funktionen lohnt sich!

Wir begleiten ICM-Neueinführungen und -Relaunches inzwischen seit vielen Jahren und haben in diesem Rahmen mehr als 100 Sparkassen in entsprechenden Projekten unterstützt. Dank dieser umfangreichen Erfahrung und der deutlichen Weiterentwicklung der Funktionen und Möglichkeiten der Anwendung ist es uns möglich, permanent bessere Umsetzungsergebnisse mit den von uns betreuten Sparkassen erzielen. Das zeigt uns: Standards zu leben bedeutet nicht gleichzeitig Qualitätsverluste hinzunehmen. Im Gegenteil: Die neuen Standards der Finanz Informatik tragen mehr und mehr zur Etablierung moderner Arbeitswelten bei.

Profitieren auch Sie von unserem Know-how und sprechen uns an. Wir helfen Ihnen gerne dabei, neue Funktionen in Ihrem Intranet sukzessive einzuführen sowie schrittweise Ihre Informations- und Kommunikationskultur weiterzuentwickeln. Dies kann entweder in Form von einzelnen Maßnahmen erfolgen oder im Rahmen eines vollständigen Relaunches.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!