ICM 3.0: Was gilt es zu berücksichtigen?

Noch hat keine Sparkasse ICM 3.0 live im Einsatz. Doch erste Reaktionen bei Webinaren lassen kontroverse Haltungen und auch innerhalb einer Sparkasse Spannungen bei der Umstellung erwarten.

Die Hauptziele des ICM Release auf die Version 3.0 waren die Einführung von Social Media in die Organisation, die Schaffung eines intuitiveren Arbeitsplatzes/Desktops sowie die Integration weiterer Bürokommunikationsanwendungen der Finanz Informatik (z.B. PPS_neo und On: Teamroom).

Warum mehr Social Media?

Niemand arbeitet ganz allein. Mitarbeiter sind immer in irgendeiner Form miteinander vernetzt. Sei es die Einbindung in ein Team, in eine Gruppe, eine ganze Abteilung oder gar den gesamten Bereich: Schnelle und nicht aufdringliche Kommunikation ist eines der wichtigsten Elemente erfolgreicher Teamarbeit.

Mit ICM 3.0 soll ein sogenannter „Activity Stream“ jedem Mitarbeiter einen sofortigen Überblick über das liefern, was im Unternehmen oder im eigenen Themenkomplex ge-schieht, ohne die Arbeit unterbrechen zu müssen.

Das bietet die Möglichkeit, sich schnell und effizient an einer Diskussion zu beteiligen, einen Kommentar hinzuzufügen oder einfach den Kommentar eines anderen Benutzers zu „liken“.

Mit Social Media-Funktionen soll das Intranet kein bloßer elektronischer Aushang mehr sein, sondern vielmehr ein bidirektionaler Kommunikationskanal werden, in welchem Benutzer sofortiges Feedback darüber erhalten können, wie nützlich oder relevant der Inhalt ihrer Information ist.

Übersichtliche und transparente Dokumente

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Komplexität und Vernetztheit der einzelnen Themen sowie einer steigenden Veränderungsgeschwindigkeit, reicht es heutzutage nicht mehr aus, dass der Arbeitsplatz aus einer einfachen Liste von Dokumenten besteht.

Ein Mitarbeiter muss zukünftig in der Lage sein, seine Arbeitsoberfläche so anzupassen, dass er den täglichen Anforderungen entspricht und alle notwendigen Informationen für ein Dokument an einer Stelle übersichtlich präsentiert werden: Dazu gehören wichtige Attribute, verwandte Unterlagen, die Entwicklungsgeschichte des Dokuments und alle Kommentare oder Rückmeldungen.

Die Version 3.0 des ICM bietet vor diesem Hintergrund zusätzlich zum „Activity Stream“ auch Dokumentdiskussionen, so dass Mitarbeiter Ihren Austausch zu den relevanten Dokumenten und Inhalten transparent führen können, anstatt isolierte Informationssilos zu schaffen.

Erste Reaktionen…

Im Rahmen erster Webinare und Austauschrunden zum ICM 3.0 haben wir sehr heterogene Rückmeldungen erhalten. Während einige Teilnehmer sagen „das ist doch alles Schwachsinn“, freuen sich andere auf die Integration von zum Beispiel Kommentar- und Like-Funktionen. Wissen Sie schon, wie Sie sich positionieren?

Herausforderungen und Chancen

Bürokommunikation beinhaltet auch den permanenten Anspruch, die innerbetrieblichen Arbeitswelten und -prozesse durch Einsatz neuer Informations- und Kommunikationstechnologien effizient zu gestalten. Das erfordert eine hohe strategische Aufmerksamkeit. ICM 3.0 kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.

Wir empfehlen allen Sparkassen, sich intensiv mit diesem Thema auseinanderzusetzen und die Umsetzung klar zu strukturieren. Denn die zentrale Herausforderung bei der Umsetzung der Bürokommunikationsstrategie liegt wieder einmal nicht unbedingt nur in der Technik.

Insbesondere die Anwender einer neuen Software sind die entscheidenden Erfolgstreiber. Einerseits bedarf es eines sehr guten Umsetzungskonzeptes, andererseits kann dieses nur wirklich erfolgreich werden, wenn es von den Nutzern stringent gelebt wird. Der Arbeitsalltag erfordert stets das reibungslose Funktionieren. Was häufig vergessen wird: Bei den Anwendern braucht Veränderung Zeit, denn die neue Software bedeutet meist auch eine Veränderung der bisher gelebten Arbeitsprozesse und -inhalte. Die Erkenntnis möglicher Nutzenvorteile durch eine neue Software kommt so häufig beim Anwender erst sehr spät und geht bis dahin mit passivem oder aktivem Widerstand einher.

Was kann bei der Umstellung helfen?

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Sparkassen sind im privaten Umfeld bereits sehr aktiv mit Social Media unterwegs. Die nachfolgende Grafik zeigt eine Übersicht, was weltweit im Jahr 2019 in nur 60 Sekunden im Internet passiert ist (Quelle: World Economic Forum).

Das ICM 3.0 bietet also die Chance, Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie im privaten Umfeld schon längst sind.

Fazit:
Bürokommunikation bedarf neben der strategischen Klarheit und dem technischen Know-how über alle Ebenen hinweg vor allem eines kulturellen Wandels, um die gewünschte Veränderung der Informations- und Arbeitsweise erfolgreich zu gestalten.

Mögliche Rollout-Begleitung ICM-Version 3.0

Aus unserer Sicht steht fest: Das ICM 3.0 hat das Potenzial die innerbetrieblichen Arbeitsweisen und -prozesse zu revolutionieren – wenn sich Sparkassen auf das Experiment Social Media für den internen Austausch einlassen.

Zur Gewährleistung einer erfolgreichen Umstellung auf ICM 3.0 bieten wir Sparkassen daher auf Wunsch eine Rollout-Begleitung an.

Bei der Moderation sowie späteren Umsetzung der technischen, inhaltlichen und kulturellen Anforderungen empfiehlt sich die Einbindung eines externen Dienstleisters als Wissensvermittler, neutraler Interessenmakler und aktiver Projektbegleiter.

Wir helfen Ihnen hierbei gerne. Sprechen Sie uns an.