Social Software kann man installieren – Social Business nicht. Ein Wandel in der internen Kommunikation muss im Haus positiv belegt sein. Uns ist die ganzheitliche Betrachtung der entscheidenden Einflussfaktoren und die zukunftsorientierte Ausrichtung Ihres ICM besonders wichtig.

Die fortschreitende Digitalisierung der Gesellschaft hat unsere Gewohnheiten und Verhaltensweisen, etwa die Art und Weise wie wir uns im Privatleben Informationen beschaffen und kommunizieren, drastisch verändert. Entsprechende Möglichkeiten fehlen häufig noch in den Sparkassen. Das Intranet Content Management (ICM) der Finanz Informatik versucht diese Trends aufzugreifen und zu unterstützen.

Kommunikation 4.0

Ein Schwarzes Brett als interaktiver Austausch zwischen den Kolleginnen und Kollegen ist bereits in vielen Sparkassen umgesetzt. Das ICM erweitert diese Funktionalitäten jedoch noch um weitere Web-Module, wie beispielsweise Blogs oder Diskussionsforen. Videos zur Informationsverteilung und -beschaffung gewinnen deutlich an Bedeutung, genau wie auch Wikis als Form der Vergemeinschaftung von Wissen.

Nicht jede Information ist dabei auch für jedes Medium geeignet. Leitsätze für die interne Kommunikation spielen hier eine entscheidende Rolle. All diese Veränderungen bedeuten eine große Herausforderung für das Personal. Auf dem Weg der Veränderung sollten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht allein lassen.

Unser Fokus liegt deshalb nicht nur auf den technischen Spezifikationen des ICM, sondern auf Ihren gesamten Informations- und Kommunikationsstrukturen. Dabei stehen wir Ihnen als Sparringspartner in der Diskussion von Sinnvollem und Machbarem zur Seite.

Referenz-ICM – klarer Standard

Bei der Umsetzung der technischen Voraussetzungen orientieren wir uns klar an den Standards der Finanz Informatik auf Basis des sogenannten Referenz-ICM. Damit ist das ICM unser Umsetzungsbaukasten für Ihr Intranet mit klar definierten Konfigurationsmöglichkeiten.

Das ICM folgt insgesamt dem „Look and Feel“ der Internet Filiale 6. Die Orientierung am Suchobjekt und nicht am Speicherort macht es intuitiv bedienbar und schnell erlernbar:

  • Die Informationen werden zielgruppenorientiert und adressatengerecht verteilt – auf der Grundlage des konfigurierten Berechtigungskonzepts. Für IT-Service migrierte Sparkassen ist dabei auch eine automatisierte DAW-Verknüpfung möglich.
  • Des Weiteren bietet das Referenz-ICM eine standardisierte Informationsstruktur, auf deren Basis Konfigurationen vorgenommen werden können. Das schlagwortbasierte Informationsmanagement reduziert in diesem Zusammenhang Redundanzen innerhalb Ihres Intranets.
  • Außerdem werden mit den sogenannten Informationstypen einheitliche Layout-Vorlagen und standardisierte Inhalte für Veröffentlichungen im ICM bereitgestellt sowie standardisierte Prozesse und Workflows.
  • Als Web-Module stehen etwa das Schwarze Brett, Blogs, Wikis, das Telefon-buch oder TeamWorkspaces zur Verfügung.

Funktion Informationsmanager

Wir empfehlen Sparkassen regelmäßig die Implementierung der Funktion eines Informationsmanagers. Denn trotz der stetig steigenden Anforderungen ist die Verantwortung für das interne Informations- und Kommunikations-management oft unklar besetzt.

Nicht selten wird die Empfehlung zunächst kontrovers diskutiert, bevor der Nutzen der Funktion – eine deutliche Reduzierung der Informationsaufnahmezeiten – deutlich wird. Abhängig vom konkreten Funktionsumfang setzen wir für den Informationsmanager etwa 0,2 bis 0,3 MAK (Mitarbeiterkapazitäten) an.

Der Informationsmanager ist im Wesentlichen für die Qualitätssicherung und Sicherstellung der Weiterentwicklung des ICM verantwortlich und zuständig für

  • die stichprobenartige Überprüfung von veröffentlichten Inhalten (u.a. auf Ausdrucksweise und Sprache, Platzierung, adressatengerechte Verteilung),
  • die Weitergabe von Optimierungshinweisen an die Kolleginnen und Kollegen sowie
  • die Überwachung der Nachhaltigkeit bei der Informationsbereitstellung.
  • Er ist auch der zentrale Ansprechpartner für Rückfragen zur Informationsveröffentlichung sowie die koordinierende Schnittstelle zur Technik, um die Qualität im System sicherzustellen und
  • zentraler Treiber für die Weiterentwicklungen im System. Er bewertet beispielsweise auch neue Funktionen bei Update und setzt sie um.
  • Er holt zudem Anregungen und Ideen der übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein.

ICM-Einführung als Gruppenprojekt

Die Ankündigung der Ablösung von Lotus Notes macht es erforderlich, vielfach Themen neu zu denken und neue Software zur Ablösung einzuführen. Mit der Umstellung Ihres Intranets auf ICM oder dem Relaunch Ihres bestehenden ICM etablieren Sie zukunftsfähige Informations- und Kommunikations-strukturen.

Die Einführung von ICM in einer Kombination von Gruppen- und Individualterminen bietet dabei besondere Vorteile:

  • einen effizienten Projektablauf,
  • die stringente Orientierung am Standard, ohne dabei individuelle Bedürfnisse zu vernachlässigen,
  • während der Projektlaufzeit eine regelmäßige Plattform zum moderierten Erfahrungs- und Wissensaustausch für die teilnehmenden Sparkassen.

Dabei finden die Termine sowohl klassisch vor Ort als auch in Form von Webinaren statt. Dies fördert eine effiziente und zeitlich optimierte Bearbeitung der relevanten Themen. Darüber hinaus stehen vielfältige Termine zur persönlichen Abstimmung und unser HelpDesk zur Verfügung. Dieser basiert auf einem Ticketsystem und beantwortet Ihnen – bei schnellen Reaktionszeiten – Fragen zur fachlichen ICM-Konzeption sowie entsprechenden Umsetzung.

Die Strukturierung in Gruppenprojekten ermöglicht die parallele Umsetzung in mehreren Sparkassen gleichzeitig und unterstützt die Entwicklung neuer Funktionen: Es werden regelmäßig neue Blickwinkel auf den möglichen ICM-Einsatz bei den verschiedenen Sparkassen gewonnen. Es kann schnell und effizient ein umfangreiches Feedback zu vorhandenen und fehlenden Funktionen eingeholt werden.

 

Gemeinsam mit Ihnen führen wir einen modernen, zielgruppenorientierten und intuitiven Kommunikationsstandard der Sparkassen-Finanzgruppe ein. Am Ende eines Projektes sollen Sie Ihr ICM eigenständig und ohne weitere Unterstützung vollumfänglich nutzen können.

Sie möchten nicht nur Altgewohntes übernehmen, sondern zukunftsfähige Informations- und Kommunikationsstrukturen etablieren, die ständig weiterentwickelt werden? Wir helfen Ihnen, mit ICM einen neuen Standard zu setzen. Sprechen Sie uns an.