ICM: Informationsmanagement aktiv gestalten

Das Produkt Intranet Content Management (ICM) ist das strategische OSPlus-Produkt der Finanz Informatik zum Aufbau einer innerbetrieblichen Informationsplattform (Intranet) und eines Mitarbeiterportals. Es wird von der Finanz Informatik laufend weiterentwickelt und auf dem aktuellen Stand der Technik gehalten.

Damit bildet das ICM die Grundlage zur Gestaltung eines modernen internen Informations- und Kommunikationsmanagements in Sparkassen. Denn Mitarbeitende sind täglich einer stetig wachsenden Informationsflut ausgesetzt. Der richtige Einsatz von Information und Kommunikation ist daher längst ein wesentlicher Schlüsselfaktor zur erfolgreichen Bewältigung des Unternehmensalltags. Vor diesem Hintergrund gewinnt die strukturierte sowie adressatengerechte Informations- und Wissensweitergabe immer mehr an Bedeutung. Dies umfasst sowohl die Möglichkeiten der Bereitstellung als auch der Aufnahme von Informationen.

Besondere Highlights in der Umsetzung sind dabei aus unserer Erfahrung folgende Themen:

Eine gelungene Startseite

Besonderer Fokus: Wechselnde Header; Einbindung Blog-Modul zur stärkeren Visualisierung von Inhalten; Anzeige der Neuigkeiten aus PPS_neo; zielgruppenorientierte Informationsanzeige im Neuigkeitenbereich.

Eine gelungene Informationsstruktur

Hier bleibt die Notwendigkeit zur dynamischen Informationsanzeige; einzelne Seiten können dann als Highlight besonders gestaltet werden – beispielsweise OE-Homepages.

Individueller Name

Sparkassen, die einen besonders hohen kommunikativen Anspruch haben, gestalten den Namen des ICM individuell (in der Regel in Verbindung mit einem Namenswettbewerb).

Aktive Nutzung der Web-Module

Einbindung von Blog (u.a. zur Einbindung auf der Startseite, es empfiehlt sich aber durchaus verschiedene Blog-Module zu verschiedenen Themen zu nutzen), Wikis oder TeamWorkspaces.

Nutzung Activity Stream

Neu ist die Möglichkeit zum Kommentieren und „Liken“ von Inhalten (sog. „Activity Stream“).

Mobile Nutzbarkeit

Für Sparkassen, die iPads im Einsatz haben, gestaltet sich die Nutzung von ICM_mobile inzwischen als einfacher „Quick-Win“: Es ist quasi keine doppelte Pflege mehr notwendig, sondern nur eine einmalige Einrichtung.

Sie haben all das orientiert am Master-ICM (https://www.muster-sc.icm.intern) umgesetzt und trotzdem läuft es noch nicht wirklich rund? Der Grund könnte sein: Informationsmanagement ist ein Regelprozess und nicht ausschließlich die technische Implementierung einer Anwendung.

Das häufigste Symptom für ein nicht regelmäßig gelebtes Informationsmanagement ist aus unserer Erfahrung Kritik an der Suche bzw. den Suchergebnissen. Denn unabhängig von möglich technischen Fehlern, werden besonders hierbei Mängel im Informationsprozess deutlich.

Die Suchfunktion ist ein essenzieller Bestandteil des Intranets. Gerade deshalb sind viele Informationsmanagerinnen und -manager immer wieder auf der Suche nach neuen Optimierungen für diese Funktionalität, da durch eine Verbesserung dieser Funktion auch die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden gesteigert werden kann. Die Suchfunktion des Intranet Content Management erfüllt bereits einen Großteil der relevanten Kriterien, die eine moderne Suchmaschine ausmachen: Eine Volltextsuche mit Auto-Vervollständigung, Vorschlägen, Suchfiltern, Schlüsselwörtern und nicht zu vergessen der erweiterten Suche, die eine Einschränkung nach diversen Attributen erlaubt.

Allerdings kann das ICM einen Alltagsvergleich mit Google oder ChatGPT nicht bestehen. Einer der Hauptgründe für die Unterschiede in der Suchqualität liegt wohl im verwendeten Suchalgorithmus, wobei Google und Co. mit Details nicht sonderlich transparent umgehen.

Aber zurück in die Sparkasse, dem ICM und zu den drei Tipps:

1. Gestaltung der Inhalte
   Erstellen Sie hochwertigen Content, der auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten ist. Optimieren Sie Ihre Intranet-Seiten durch die Verwendung von aussagekräftigen Titeln, Untertiteln und Schlüsselwörtern, um den Inhalt für die Adressaten deutlich zu kennzeichnen. Hierzu ein kleines Beispiel: Ein Nutzer, der sich für die Suchfunktion entscheidet, sieht zunächst nur Titel und Untertitel der Suchergebnisse. Wenn die ersten 15 Treffer mit dem Titel „Änderung Girokonto“ ausgezeichnet werden, gibt es immerhin noch eine kleine Chance, dass man genau die richtige Information erwischt. Verwenden Sie außerdem eine klare und verständliche Sprache und stellen Sie sicher, dass der Inhalt gut strukturiert, informativ und ansprechend ist.
2. Aktualisierung und Pflege
   Halten Sie Ihren Content regelmäßig auf dem neuesten Stand. Ein Feature des ICM hilft uns bei der operativen Durchführung dieser Aktualisierungen. Halten Sie Ihre Autorinnen und Autoren dazu an, stets ein „Sichtbarkeit gültig bis“-Datum zu setzen. Sobald dieses Datum nach einem von Ihnen definierten Zeitraum, beispielsweise 28 Tage, entfernt ist, wird der Autor informiert, dass eine Überprüfung und Aktualisierung des Inhalts sinnvoll sind. Entfernen Sie veraltete oder nicht mehr benötigte Inhalte. So verbessern Sie die Suchergebnisse und erhöhen gleichzeitig die Genauigkeit und die Aktualität Ihrer Informationen.
3. Qualitätskontrolle
   Implementieren Sie einen Prozess, der eine regelmäßige Überprüfung der veröffentlichten Inhalte ermöglicht. So können Sie sicherstellen, dass der erstellte Content den vereinbarten und gewünschten Standards entspricht. An dieser Stelle empfehlen wir ein monatliches Reporting, welches die im letzten Monat veröffentlichten Informationen umfasst und auf qualitative und quantitative Kennzahlen eingeht. In einer derartigen Überprüfung fällt Ihnen dann sicherlich auf, dass Autorinnen und Autoren die vereinbarten Konventionen stets ein bisschen lockerer auslegen.

Diese Hilfestellungen klingen vielleicht schlicht, aber in den meisten Fällen erleben wir die konsequente Umsetzung dieser Handlungsempfehlungen als eine größere Herausforderung. Allerdings können Sie durch die konsequente Umsetzung dieser Maßnahmen nicht nur die Suche in Ihrem Intranet optimieren, sondern auch den Benutzern eine bessere Anwendungserfahrung insgesamt bieten.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihres ICM und erarbeiten gemeinsam ein Konzept für die langfristige Verbesserung des Informationsmanagements in Ihrem Haus.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!