In den vergangenen fünf bis zehn Jahren haben Sparkassen vielerorts die OSPlus-Entwicklungen nur „sehr selektiv“ übernommen. Oft hieß es in der Vergangenheit, die vielen „Kann-Umsetzungen“ seien wegen der notwendigen „Muss-Umsetzungen“ gar nicht zu schaffen. Nun zeigt sich, dass die zukünftige OSPlus-Nutzung (und – damit verbunden – die Nutzung der zentral definierten Standardprozesse) ein stringentes Umsetzen der Releases erfordert. Sträflich rächt sich nun – meist verbunden mit Mehraufwand auf Prozess- und Administrationsseite – dass so viel, aus welchen Gründen auch immer, in Vergessenheit geriet. Einen genauen Überblick über den Nachholbedarf haben nur die wenigsten Sparkassen.

Unseres Erachtens gibt es drei Hauptgründe für diese Versäumnisse:

Unklare Prozessverantwortung

Oft war in der Vergangenheit nicht klar, wer „end to end“ betrachtet überhaupt für einen Prozess zuständig ist. Einzelne OSPlus-Optimierungen wurden somit mangels Unterstützung nicht umgesetzt. Mittlerweile setzt immer stärker ein ganzheitliches Prozessdenken ein und ein umfassendes Prozessmanagement wird eingeführt. Die Frage der Verantwortung und zukünftigen Herangehensweise ist damit eindeutig beantwortet und wird zwangsläufig auch zur Aufarbeitung der alten „Sünden“ führen.

Unklarheit über Administrationsmöglichkeiten

Je nach Trennung zwischen Prozess- und Admin-Know-how waren oft diejenigen, die wissen „was geht“ und diejenigen, die wissen „was gebraucht wird“ zu wenig im Austausch: Es wurde nicht „bestellt“, was man nicht kannte und auch nicht „geliefert“, was nicht „bestellt“ war. Auch hier kommt durch eine klarere Rollenverteilung im Rahmen von Prozessmanagement und durch die Musterprozesse aus PPS bzw. der PPS-Landkarte zunehmend Licht ins Dunkel.

Lotus Notes als „Ausweichsystem“

In der Vergangenheit haben sehr viele Sparkassen viele prozessuale Lösungen individuell gestaltet und programmiert – zur Lösung von Ideen, die OSPlus in dieser Form nicht bietet bzw. bot. So führte dies im Ergebnis zu zwei nachteiligen Effekten:

  • zu individuellen Prozessen, verbunden mit einer geringen Motivation, diese jemals wieder zu überprüfen (man hatte ja eine Lösung gefunden),
  • wenig Interesse an OSPlus-Entwicklungen, die Lösungen für bereits mit Lotus Notes entwickelte Fragestellungen, lieferten.

 

Die Folge dieser Versäumnisse sind nun

    • Kopfmonopole bei den Lotus Notes-Experten, oft auch verbunden mit fehlenden oder veralteten Dokumentationen,
    • die Nutzung und laufende Pflege einer (teilweise) überholten Technik,
    • Anpassungsbedarf, wenn sich an den FI-Schnittstellen etwas ändert,
    • Rückstände bei der OSPlus-Umsetzung,
    • ineffiziente Prozesse (speziell an der Schnittstelle zwischen Markt und Marktfolge),
    • mangelnde „Migrationsfähigkeit“ auf die Musterprozesse der PPS-Landkarte und OSPlus neo.

Und was ist jetzt zu tun?

Im IT-Umfeld der Sparkassen führt kein (dauerhaft bezahlbarer) Weg daran vorbei, sich so nahe wie möglich an den FI-Lösungen auszurichten und sich von eigenen oder Drittlösungen, wo immer möglich, zu verabschieden. Während die FI bei laufend weiterentwickeltem Angebot sogar Kostenreduktionen in Aussicht stellt (ITmagazin 4/2015), ist mit eigenen oder Drittlösungen auf Dauer bestenfalls eine Stabilisierung der IT-Kosten möglich. Die Prozesskosten / Prozesskostennachteile eigener Lösungen sind hier noch gar nicht berücksichtigt.

Es gilt also zügig interne Information und Kommunikation (Intranet und eMail) und bankfachliche Themen voneinander zu entkoppeln und für den bankfachlichen Teil auf Standards (FI) zu setzen.

Das bedeutet: Lotus Notes entschlacken, im besten Fall sogar auf die reine Email-Funktionalität zurückführen. Dieser Schritt ist sicherlich nicht leicht, aber unausweichlich. Je länger er hinausgezögert wird, umso aufwändiger wird er. Kosten laufen solange teilweise parallel weiter (OSPlus ist über die Umlage ja schon bezahlt), Prozesse binden unnötig Kapazitäten, PPS-Standards können nur bedingt oder mit zusätzlichem Aufwand umgesetzt werden.

Nicht nur ein konsequenter OSPlus-Einsatz ist gefordert, auch die interne Information muss kritisch betrachtet werden. Auch hierfür gibt es im FI-Umfeld erfolgreiche Lösungen. Mit ICM 2.0 lassen sich ebenfalls viele Nachteile aus der Lotus Notes-Welt vermeiden: Es winken technisch weniger aufwändige Redaktionsprozesse, eine optimierte optische Erscheinung, eine bessere Übersichtlichkeit und leichtere Auffindbarkeit von Informationen und damit eine größere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Diese Anforderungen sind komplex, aber nicht kompliziert. Sie sind eine große Fleißaufgabe, die an vielen Stellen in der Sparkasse sofortigen, unmittelbaren Nutzen stiften kann und die sich lohnt.

Als Einführungsberater für ICM 2.0, die Intranetlösung der FI, als langjährige Experten in Sachen OSPlus und bankfachliche Prozesse sowie als PPS-zertifizierter Rollout-Partner stehen wir Ihnen gerne als Projektpartner bei der Lösung „Ihrer Fleißaufgabe“ zur Verfügung.

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