Lotus Notes-Ablösung spaltet die Sparkassen-Finanzgruppe

Im Rahmen der drohenden Lotus Notes-Ablösung erleben wir verstärkt die Bildung von zwei Lagern: Sparkassen, welche die vollständige Standardisierung anstreben und Sparkassen, die sich im Klein-Klein der Individualisierung verlieren und jede Chance nutzen, vom Standard abzuweichen.

„Kämpft“ Ihr Haus auch mit der Lotus Notes-Abschaltung? Dann geht es Ihnen wie den meisten Sparkassen in Deutschland. Der zentral vorgegebene Abschalttermin rückt näher, die Lösung der offenen Fragestellungen allerdings nicht. Das ist für uns überraschend, denn eigentlich gibt es kaum offene Fragestellungen.

Woran kann das liegen? Es könnte einen einfachen organisatorischen Grund haben, vielleicht aber auch einen viel tiefer liegenden, strukturellen Konflikt offenlegen.

Schleppende Lotus Notes-Ablösung aufgrund struktureller Konflikte

Wir beobachten in vielen Sparkassen, dass die Aufgabe, Lotus-Notes zurückzubauen, organisatorisch nicht optimal angesiedelt ist. In den wenigsten Fällen wird dem Thema die strategische Bedeutung zugemessen, die geboten wäre.

Die Ablösung von Lotus bedeutet nämlich nichts weniger, als die Automatisation der letzten 20 Jahre – die in der Regel den damals individuellen Sparkassenprozessen gefolgt ist – aufzulösen bzw. in neue Ziellösungen zu überführen. Dies passiert gleichzeitig in einer Zeit, in der Sparkassen ihre internen Abläufe vehement auf Standardprozesse nach PPS umstellen und die IT konsequent an der Finanz Informatik ausrichten wollen. Fast jede Organisations- und IT-Strategie beinhaltet diese Aussagen. Es wäre also die Chance schlechthin, die PPS Prozesse mit den Standardanwendungen der Finanz Informatik, auf die sie ausgerichtet sind, zusammenzubringen. Ein positiver Nebeneffekt wären Kosteneinsparungen, unter anderem im sogenannten „SIA-Server-Umfeld“, oder bei den Personalkosten, die in diesem Aufgabenfeld der IT gebunden sind. Die entsprechenden Potenziale werden oftmals unterschätzt, da im Vergleich von IT-Anwendungen unserer Erfahrung nach selten eine Vollkostenbetrachtung erfolgt, sondern nur offensichtliche IT-Kosten – wie beispielsweise Lizenzgebühren – berücksichtigt werden. Damit verbundene Personalkosten wie beispielsweise

  • Support
  • Weiterentwicklung
  • Fehlerbehebungen

werden dabei oft vernachlässigt. Dasselbe gilt für mögliche IT-Folgekosten wie beispielsweise

  • Server im Eigenbetrieb
  • Programmierung notwendiger Schnittstellen
  • Mögliche Service-Gebühren von Dritt-Dienstleistern

Oft vernachlässigt: Kosten der Nicht-Standardisierung

Um ein optimales Ergebnis sicherzustellen, wäre es dringend notwendig, die Aufmerksamkeit für die Lotus Notes-Ablösung auf höchster Ebene zusammen mit dem zentralen Prozessmanagement zu platzieren und einem konsequenten Entscheidungsmechanismus zu unterwerfen. Dieser Mechanismus könnte als „umgekehrte Beweislast“ beschrieben werden. Wer nicht mit der Standardlösung der Finanz Informatik klarkommt, muss darlegen, wie der Mehraufwand einer Individuallösung oder Drittanwendung „refinanziert“ wird. Und hier sollte es eben nicht nur um einmalige Anschaffungs- oder Implementierungskosten gehen. Darüber hinaus entstehen vielfach dauerhafte Lizenzkosten, zusätzliche individuelle IT-Betriebskosten (bei der FI), Kosten für zukünftige Releases, IT-Management-Aufwände (PEV, Berechtigungen etc.) und nicht zuletzt der Preis für dauerhafte Abweichungen vom Standard.

Wir erachten es als dringend notwendig, die laufende Lotus Notes-Ablösung hinsichtlich möglicher (Standard-)Kursabweichungen auf oberster Managementebene kritisch zu hinterfragen.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, denn unsere Erfahrung bei großen Projektsparkassen zeigt, dass Lotus-Komponenten zu mehr als 80% ohne größere Probleme in Standardlösungen der FI übergeleitet oder einfach abgeschaltet werden können.

Neue Organisationsarbeit als Grundlage der erfolgreichen Ablösung

Vielleicht ist der schwierige Umgang mit der Lotus-Abschaltung aber auch ein wichtiger Hinweis aus der täglichen Praxis, dass die zukünftigen Anforderungen an die Organisationsarbeit in Sparkassen ganz andere sind als die bisherigen. Das könnte bedeuten, dass eine Transformation dorthin gezielt gesteuert werden muss – weil eine schleichende strukturelle Weiterentwicklung der Organisations- und IT-Bereiche dem fortwährenden Veränderungsbedarf zunehmend weniger gerecht wird.

Die Transformation der Organisations- und IT-Bereiche ist aus unserer Sicht in einer Umbruchphase, geprägt von:

  • Einsparzielen der BdZ oder auch individuellen Einsparzwängen
  • Strategischen und konzeptionellen IT-Anforderungen (u.a. BAIT)
  • Regulatorischen Anforderungen zum Prozess- und Kontrollwesen
  • Einer Umgestaltung der gesamten Sparkassen-Prozesswelt in Richtung „Prozess-Einkauf“ und maximaler Standardisierung

aktueller denn je und ein Schlüsselthema zum Aufbau einer erfolgreichen operativen, an den strategischen Zielen der Sparkasse ausgerichteten Steuerung der Sparkasse. Aus eigener Kraft wird den Organisations- und IT-Bereichen eine Transformation in die „neue Welt“ kaum gelingen können. Denn jede Veränderung in diesen Bereichen strahlt in viele andere Bereiche aus, stellt gewohnte Aufgabenverteilungen, Arbeitsweisen und Zuständigkeiten in Frage und führt damit unweigerlich zum Konflikt.

Gerne unterstützen wir Sie hier als „Externe“, skizzieren mit Ihnen ein Zielbild, decken Handlungsbedarf auf, führen Sie effizient durch die Transformation und springen bei der Konfliktlösung zur Seite.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf Sie!