ICM, Office_neo, PPS_neo, workflow_neo, On: Teamrooms und Co. – sie alle wollen die Kommunikation und Arbeitsweise in der Sparkassen-Finanzgruppe deutlich verändern.

Doch DIE eine Software für Alles gibt es nicht. Zudem herrscht nicht nur ein Gewirr an Lösungsangeboten, sondern – trotz TOP50 Anwendungsliste sowie Einführungsbegleitungen – häufig auch keine Klarheit, was welche Lösung am Ende wirklich können soll.

Die zentrale Herausforderung bei der Umsetzung der Bürokommunikationsstrategie liegt noch dazu nicht unbedingt in der Technik. Bürokommunikation bedeutet den permanenten Anspruch, die innerbetrieblichen Arbeitswelten und -prozesse effizient zu gestalten, durch Einsatz neuer Informations- und Kommunikationstechnologien. Das erfordert eine hohe strategische Aufmerksamkeit.

Vertraute Hürden

Bei unseren vielfältigen Transformationsprojekten (vor allem bei der Umsetzung von einzelnen Bausteinen der Bürokommunikation, etwa der ICM-Einführung) ist regelmäßig die erste große Herausforderung ähnlich: die inhaltliche und fachliche Bewertung der einzelnen Funktionen sowie folglich eine klare Ziel- und Anforderungsdefinition an zukünftige Anwendungen.

Ist dieser Schritt auf Managementebene erfolgreich absolviert, stockt die Umsetzung als nächstes in den Projekt- oder Arbeitsteams. Hier begegnen uns Aussagen wie „das haben wir immer schon so gemacht“, „die Revision will das so“, „das ist aufsichtsrechtlich so gefordert“, „das hat der Vorstand mal so beschlossen“ oder „uns hat damals niemand gefragt“. Häufig sind die wahren Entscheidungsgründe für bisheriges Vorgehen aber gar nicht mehr im Detail bekannt oder sind aufgrund neuer technischer Möglichkeiten überholt.

Ein kurzes Beispiel aus ICM-Einführungsprojekten: Privat verwendet nahezu jeder Angestellte einer Sparkasse die Suchmaschine Google oder ähnliche Anbieter. Das ICM verfügt über eine ganz ähnliche Suchfunktion, welche vollindiziert die gesamte Anwendung durchsucht. Im Rahmen der Festlegung der Informationsstruktur der sparkasseneigenen Intranets wird jedoch häufig auf tief gestaffelte Ebenen bestanden – so wie sie eben bisher auch umgesetzt waren.

Insgesamt ist es daher besonders wichtig im Rahmen der Projektarbeit ein tiefgehendes Verständnis der neuen Chancen zu schaffen und insbesondere die damit einhergehende kulturelle Anpassung an neue Arbeits- und Denkweisen anzustoßen.

Fatale Vernachlässigung

Am Ende mag zwar das Projektteam vollends von den neuen Lösungen überzeugt sein, aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der neuen Anwendung arbeiten sollen, werden – wenn überhaupt – nur kurz geschult und ansonsten mit langen Leitfäden auf mögliche Rückfragen zur Bedienung vorbereitet. Darüberhinausgehende Rückfragen sind nicht erwünscht, ein Review zur Aufnahme möglicher Verbesserungsvorschläge durch die Anwender erfolgt selten – die nächste Umsetzung einer neuen Anwendung steht schließlich schon vor der Tür oder wurde parallel bereits gestartet.

Dabei sind gerade die Anwender einer neuen Software die entscheidenden Erfolgstreiber. Das Umsetzungskonzept kann noch so gut sein – es wird nur wirklich erfolgreich werden, wenn es von den Nutzern stringent gelebt wird. Hierbei stoßen die Anwender nun jedoch auf die gleichen Fragen und Herausforderungen wie das Projektteam zuvor. Anders als das Projektteam haben sie jedoch oft kein Forum zum gemeinsamen Austausch und können ihre Bedürfnisse nur selten offen kommunizieren. Der Arbeitsalltag erfordert direkt das reibungslose Funktionieren. Was häufig vergessen wird: Auch bei den Anwendern braucht Veränderung Zeit. Auch bei den Anwendern bedeutet die neue Software ein Umdenken der bisher gelebten Arbeitsprozesse und -inhalte. Die Erkenntnis möglicher Nutzenvorteile durch eine neue Software kommt so häufig erst sehr spät und bis dahin bildet sich passiver bis aktiver Widerstand.

 

Fazit

Bürokommunikation bedarf neben der strategischen Klarheit und dem technischen Know-how über alle Ebenen hinweg vor allem eines kulturellen Wandels, um die gewünschte Veränderung der Informations- und Arbeitsweise erfolgreich zu gestalten.

Bei der Moderation sowie späteren Umsetzung dieser technischen, inhaltlichen und kulturellen Anforderungen empfiehlt sich die Einbindung eines externen Dienstleisters als Wissensvermittler, neutraler Interessenmakler und aktiver Projektbegleiter. Wir helfen Ihnen hierbei gern. Sprechen Sie uns an.