Ein Produktionsbetrieb ist ohne dezidierte Kenntnis der produzierten Stücke und der korrespondierenden Produktionszeiten je Stück und Arbeitsschritt unvorstellbar, oder?

Aber genau das ist die heutige Situation in einer Vielzahl von Sparkassen. Dies verdeutlicht sich auch in den zahlreich durch die Sparkassen Consulting durchgeführten Modell K 3.0 Checks, in denen nur etwa 9 % der Sparkassen auf die Frage „Werden die Bearbeitungszeiten der Kreditprozesse in Markt und Marktfolge (end-to-end) systematisch gemessen, gesteuert und überwacht?“ mit ja antworten können. Zwar wurde die Wichtigkeit der Themen zwischenzeitlich erkannt und durch das Modell K 3.0 Projekt ausführlich beschrieben. Es fehlt allerdings heute noch an der zeitnahen Umsetzbarkeit einer echten Produktionssteuerung und auch an aktuellen Benchmarkzeiten zu den einzelnen Prozessen.

Was hat sich seit den Bearbeitungszeiten in Modell K 1.0 geändert?

Die letzten Bearbeitungszeiten aus einem Modellkonzept wurden durch Modell K 1.0 definiert. Diese Zeiten erweisen sich zwar auch noch bei heutigen Individualerhebungen in einzelnen Sparkassen als gar nicht mal so realitätsfremd. Aber sie führen doch immer wieder zu einer nachvollziehbaren Diskussion um die Veränderung des Umfelds und die daraus resultierenden Bearbeitungszeiten. So steht den angestiegenen regulatorischen Anforderungen – speziell im Verbraucherkreditbereich – die umfangreichere technische Unterstützung durch IT-Systeme wie OSP Kredit gegenüber. Während die regulatorischen Anforderung bei den Mitarbeitern als erheblicher Mehraufwand wahrgenommen werden, sind die technischen Erleichterungen nicht immer so präsent. Mittlerweile liegen die heute gemessenen Bearbeitungszeiten in Summe nicht mal so weit von den Vorgaben aus Modell K 1.0 entfernt. Unbestritten hat sich doch eine Verschiebung der Zeiten zwischen einzelnen Prozessschritten ergeben.

 

Forderung der Sparkassen nach effizientem Einsatz und Steuerung der Kapazitäten erheblich an. Welche Möglichkeiten haben Sparkassen also, diese Lücke zu minimieren und auch in der Entwicklungsphase eines Steuerungscockpits die erforderliche Transparenz zu erhalten?

Die Bearbeitungszeiten in den wesentlichen Prozessen ermitteln

Letztlich müssen sich interessierte Sparkassen zunächst einen Überblick über heutige Bearbeitungszeiten in wesentlichen Prozessen verschaffen. Dies kann mit drei Ansätzen geschehen:

1) Eigene Dokumentation der Bearbeitungszeiten über einen definierten Zeitraum (z.B. mittels Laufzettel), differenziert nach Geschäftsvorfällen

2) Selbsteinschätzung des Arbeitsaufwandes p.a. durch die beteiligten Mitarbeiter je Prozess (Systematik der Erhebung analog PARES Kompakt),

3) Multimomentaufnahme. Kombiniert mit den entsprechenden Mengen der Prozesse kann so einerseits eine Rückschau bzw. auf Basis von prognostizierten Mengenentwicklungen auch eine Zukunftsbetrachtung der für diese Prozesse insgesamt erforderlichen Mitarbeiterkapazität erfolgen.

Für die kurz- und mittelfristige Ressourcenplanung könnten erwartete Mengengerüste aus einer Angebotspipeline herangezogen werden und kombiniert mit Erfahrungswerten hinsichtlich der Dauer bis zum Antragseingang einen kurzfristigen Kapazitätsbedarf abbilden. Die heutigen Funktionalitäten aus GPS lassen sich dazu unterstützend heranziehen.

Vorteil der eigenen Bearbeitungszeiten

Insgesamt ist darauf zu achten, den Aufwand heute hierfür möglichst überschaubar zu halten und keine aufwendigen Eigenanwendungen zu programmieren: Die Entwicklung entsprechender IT-Unterstützungen durch die FI ist nämlich nur noch eine Frage der Zeit. Dennoch ist unabhängig von einer technischen Unterstützung die Ermittlung/Definition von eigenen Bearbeitungszeiten für die eigenen Prozesse unabdingbar. Der hierfür investierte Aufwand ist keinesfalls nur von temporärem Nutzen. Neben dem Steuerungsaspekt hat die Aufschreibung einen weiteren Vorteil für die Sparkassen. Es können auch zielgerichtet Handlungsfelder mit Optimierungspotenzial identifiziert werden, sofern die Prozesszeiten mit Werten von anderen Sparkassen verglichen werden.

 

Die Sparkassen Consulting GmbH unterstützt Sie gerne bei der Ermittlung entsprechender Bearbeitungszeiten und dem Aufbau eines praxisorientiert und pragmatischen Steuerungsansatzes.