…und die Marktchancen noch besser nutzen können…“

Das war das Fazit des Vorstandes der Sparkasse Göttingen noch während der Präsentation der Ergebnisse aus der am Jahresanfang durchgeführten PARES Kompakt-Erhebung. Im Rahmen der quantitativen und qualitativen Stand­ortbestimmung hat PARES Kompakt der Sparkasse Handlungsfelder zur Optimierung von Aufgaben im Vertrieb, in der Marktfolge und im Stab aufgezeigt.

Der Vorstand der Sparkasse hat sehr zeitnah ein Umsetzungsprojekt aufgesetzt, das die Optimierungsvorschläge aus der PARES Erhebung bewerten, inhaltlich ausgestalten und dann realisieren sollte. Im Fokus der Projektaktivitäten stand insbesondere die Optimierung bzw. Verschlankung von Prozessen und Aufgaben zur Stärkung des Verkaufs. Darüber hin-aus sollte das Umsetzungsprojekt die Führungskräfte und den Vorstand bei der Ausgestaltung und Umsetzung des neuen Zielorganigramms unterstützen. Wichtig war dem Vorstand von Beginn an die aktive Einbindung der Direktionsleiter und ausgewählter Mitarbeiter in die Maßnahmenentwicklung und -umsetzung – nicht zuletzt auch, um den bereichsübergreifenden Dialog und das gegenseitige Verständnis zu fördern.

Nach der Initialisierung des Umsetzungs­projekts im Juni 2013 haben alle Direktionsleiter/innen für ihre Direktion eine umfassende Bewertung der quantitativen Ergebnisse aus der PARES Kompakt-Erhebung durchgeführt. Die Aufgabe bestand darin, Hintergründe und mögliche Erklärungen für aufgabenbezogene Abweichungen gegenüber Referenz- und Vergleichswerten zu ermitteln und diese entsprechend zu bewerten. Aus Effizienzgründen wurde der Schwerpunkt auf ­Abweichungen von mehr als 0,2 MAK (Über- als auch Unterschreitungen) gelegt. Anschließend wurden die von der Sparkassen Consulting im Rahmen der qualitativen Analyse von PARES Kompakt abgeleiteten Handlungsempfehlungen für Aufgabenoptimierungen unter Berücksichtigung der Projektziele einer ­Bewertung unterzogen.

Auf Grundlage der Ergebnisse aus der Analysebewertung bestand der nächste Schritt im Umsetzungsprojekt für die Direktionsleiter/innen darin, Sofortmaßnahmen zur Prozess-/Aufgabenoptimierung mit Umsetzung noch im laufenden Jahr zu identifizieren und diese zu beschreiben. Anschließend galt es, eine Einschätzung der Auswirkungen aus der Umsetzung der Sofortmaßnahmen auf mögliche MAK-Veränderungen vorzunehmen sowie die aufgaben- und OE-bezogenen MAK-Orientierungsgrößen für 2013 festzulegen.

Neben den noch im Jahr 2013 umzusetzenden Sofortmaßnahmen sollten die Direktionsleiter/innen auch mittelfristig wirkende Maßnahmen mit Umsetzung in den Jahren 2014 bis 2016 identifizieren und dafür ebenfalls die Auswirkungen auf MAK-Kapazitäten einschätzen. Am Ende dieses Aufgabenschrittes sollten dann noch die aufgaben- und OE-bezogenen MAK-Orientierungsgrößen jeweils für die Jahre 2014, 2015 und 2016 festgelegt werden.

Wichtig für den Umsetzungserfolg der definierten Sofortmaßnahmen und Maßnahmen war die rechtzeitige Einbindung anderer betroffener Direktionen, insbesondere vor dem Hintergrund von Aufgabenbündelungen und der Reduzierung von Schnittstellen. Nach den bilateralen Abstimmungen zwischen einzelnen Direktionen erfolgte die Abstimmung der definierten Sofortmaßnahmen und Maßnahmen mit dem jeweiligen Fachvorstand.

Die Direktionsleiter/innen wurden während der gesamten Zeit der Aufgabenbearbeitung durch die Mitglieder des Projektteams, in dem auch Nachwuchsführungskräfte eingebunden waren, ­methodisch und inhaltlich unterstützt. Entsprechende Hilfsmittel für eine ziel­orientierte und ressourcenschonende Themenbearbeitung wurden den Projekt­beteiligten im Vorfeld zur Verfügung gestellt.

Die Sparkassen Consulting hat im Rahmen der Projektbegleitung mit den Direktions­leiter/innen regelmäßige Statusgespräche durchgeführt. Darin ging es neben der Feststellung und Fortschreibung des jeweiligen Bearbeitungsstandes insbesondere auch um die Qualitätssicherung der erarbeiteten Ergebnisse sowie um die Einbringung von methodischem und fachlichem Wissen aus zentralen Konzepten sowie aus Umsetzungsprojekten anderer Sparkassen. Eine weitere Aufgabe der Sparkassen Consulting bestand in der Verzahnung der Aktivitäten aus dem Umsetzungsprojekt PARES Kompakt mit dem parallel laufenden Umstrukturierungsprojekt zum Filialvertrieb und Vertriebsmanagement sowie mit anderen relevanten Projekten der Sparkasse. Der Vorstand wurde regelmäßig über den Projektfortschritt und über wesentliche Ergebnisse informiert.

Besonders hervorzuheben ist die von Beginn an bei allen Projektbeteiligten sehr ausgeprägt vorhandene hohe Energie und Dynamik der Ergebniserarbeitung.

Aus der PARES Kompakt-Erhebung ergaben sich neben den Sofortmaßnahmen für 2013 und den mittelfristig wirkenden Maßnahmen auch weitere 14 übergreifende Handlungsfelder zu Aufgabenblöcken, in denen die Sparkasse im Vergleich zu Referenz- und Vergleichssparkassenwerten eine hohe Ressourcenbindung aufweist. Diese Handlungsfelder zeichnen sich zudem durch hohe Komplexität oder durch viele Schnittstellen aus. Alle übergreifenden Handlungsfelder sind auf den Weg gebracht und werden überwiegend in 2014 bearbeitet und umgesetzt.

Mit der Umsetzung der vom jeweiligen Fachvorstand freigegebenen Sofortmaßnahmen wurde Anfang Oktober 2013 begonnen; für einen großen Teil dieser Maß­nahmen ist die Umsetzung auch bereits abgeschlossen und die daraus resultierenden Effizienz- und Qualitätssteigerungen gehoben. Alle mittelfristig wirkenden Maßnahmen wurden priorisiert und in einen Maßnahmenkatalog für die Folgejahre überführt. Die vertiefende inhaltliche Aus­gestaltung der vom Vorstand noch freizugebenden Maßnahmen erfolgt dann ab 2014 federführend durch die jeweils verantwortlichen Direktionsleiter/innen.

Parallel zur Definition, Ausgestaltung und Umsetzung der Sofortmaßnahmen haben die Direktionsleiter/innen auch die bereits etablierten Zielbilder der einzelnen Organisationseinheiten auf Basis der Ergebnisse aus der PARES Kompakt-Erhebung und des verabschiedeten Zielorganigramms überprüft und bei Bedarf angepasst. Anschließend erfolgte die Zuordnung der Mitarbeiter auf die einzelnen Direktionen mit Festlegung der künftigen Aufgabenschwerpunkte nach der PARES Kompakt-Aufgabenlogik.

In den kommenden Jahren wird die Herausforderung darin bestehen, die entstandene Energie und Dynamik aus diesem Umsetzungsprojekt auch für die inhaltliche Ausgestaltung und Umsetzung der definierten Maßnahmen und übergreifenden Handlungsfelder aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus muss es der Sparkasse gelingen, durch entsprechende begleitende Maßnahmen die Umsetzung der geplanten Prozessoptimierungen zur nachhaltigen Stärkung des Verkaufs sicherzustellen.

Aus Sicht der Sparkasse Göttingen war die Zusammenarbeit mit der Sparkassen Consulting in dem Projekt sehr wertvoll und hat zu einer hohen Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeiter/innen geführt. Ein Mehrwert für die Sparkasse ergab sich auch aus Beiträgen der Sparkassen Consulting über das eigentliche Umsetzungsprojekt hinaus.

Rainer Hald Vorstandsvorsitzender Sparkasse Göttingen
Thomas Petzold Projektleiter Sparkasse Göttingen