Die Einführung der Anwendung Elektronisches Rechnungsbuch kann aus unserer Sicht nur der letzte Schritt im Rahmen einer gesamthaften Optimierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses sein. Dieser Schritt folgt einer Optimierung des Rechnungsbearbeitungsprozess und hilft so, die erzielten Synergien nachhaltig nutzen zu können.

Zunächst erfolgt die quantitative und qualitative Erhebung der Rahmenbedingungen und der Prozessgestaltung einer effektiven Rechnungsbearbeitung. In der Folge findet eine systematische Diskussion und Optimierung der Rahmenbedingungen statt – insbesondere eine Reduzierung der Anzahl der Transaktionen steht hierbei im Vordergrund. Hierauf aufbauend wird der Rechnungsbearbeitungsprozess ganzheitlich optimiert. Grundlage bildet ein praxiserprobter Musterprozess, der geeignet ist, unter Nutzung der Geschäfts-Prozess-Steuerung im elektronischen Rechnungsbuch der Finanz Informatik abgebildet zu werden. Neben der Einschaltung möglichst weniger Fachbereiche und Stellen bei der Prozessgestaltung sollen durch die Nutzung von Bagatell- und Vereinfachungsregelungen gezielt Potenziale gehoben werden.

Weitere konzeptionelle Themen, die einer Lösung zugeführt werden, sind zum Beispiel die Einbindung eines Vertragsmanagements oder aber die Anbindung an eine optimierte Kostenrechnung. Regelungen zum Kompetenzsystem oder zur Ausgestaltung der Kontrollhandlungen ergänzen diese Projektphase.

Die Nutzung des elektronischen Rechnungsbuchs setzt ein digitales Vorliegen der Rechnungen voraus. Somit erfolgt für das Scanning eine individuelle Kosten-Nutzen-Kalkulation, die wesentlicher Bestandteil der Entscheidungsfindung hinsichtlich der Eigenerstellung oder der Auslagerung der Scandienstleistung ist. Im Falle einer Auslagerungsentscheidung werden wesentliche Komponenten der notwendigen Dienstleistersteuerung erarbeitet.

Nach Abschluss der konzeptionellen Phase und der Abarbeitung der bankfachlich vorgelagerten Aufgaben folgt die technische Implementierung des elektronischen Rechnungsbuchs. Nach Testbetrieb, Review-Workshop und der Erstellung der notwendigen Dokumentationen kann der Echt-Einsatz des elektronischen Rechnungsbuchs auf der Grundlage eines optimierten Prozesses erfolgen.

Neben der systematischen Erfassung der Ausgangssituation und Ableitung der Handlungsfelder stellen der praxiserprobte Musterprozess als Grundlage der Prozessanpassung sowie die optimierten Rahmenbedingungen einen Mehrwert für die Sparkasse dar.

Das Einbringen von Fachwissen und Erfahrungen zur Optimierung der Rechnungsbearbeitung aus diversen Sparkassenprojekten durch uns sowie zielorientiertes und stringentes Vorgehen mit klaren Inhalten und Strukturen sichern eine zügige Umsetzung und entlasten die sparkasseneigenen Ressourcen bei der Einführung.

Sprechen Sie uns an, gemeinsam gestalten wir kostengünstig Ihren optimalen Rechnungsberarbeitungsprozess.