Die Ausgangslage
Komplexere und strengere regulatorische Anforderungen und der starke Wettbewerb zwingen die Sparkassen, ihre Strate­gie insbesondere hinsichtlich der Kosten­struktur neu auszurichten.

Vor diesem Hintergrund hat die Stadt-Sparkasse Langenfeld in einem ersten Schritt die Anwendung OSPlus-Kredit eingeführt, um darauf aufbauend in einem weiteren Schritt die Ablauforgani­sation zu optimieren und an der Technik auszurichten.

Bei der Projektumsetzung war es die Vorgabe der Stadt-Sparkasse Langenfeld die R4plus-Standardprozesse zu etablieren und die weiteren fachlichen Handlungsfelder an der Philosophie von R4plus auszurichten.

Der Vorteil für die Stadt-Sparkasse ist, dass mit den R4plus-Prozessen praxiserprobte und an der Technik ausgerichtete Prozessabläufe eingeführt werden. Der weitere Nutzen liegt in dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess von R4plus. Hier werden die Prozesse aufgrund der fachlichen Veränderungen aus Modell K, der technischen Weiterentwicklung der Finanz Informatik, den gesetzlichen Änderungen und den Best Practice-Hinweisen regelmäßig weiterentwickelt und aktualisiert.

Der Auftrag

Die Sparkassen Consulting hatte nicht nur angeboten, das Vorhaben prozessual, technisch und fachlich zu beleuchten und zu optimieren, sondern auch die Stadt-Sparkasse Langenfeld im Projektmanagement von der Projektplanungsphase bis zur Umsetzungs- und Review-Phase beratend zu begleiten. Ebenso wurden offen die zu erwartenden Umsetzungshürden und -herausforderungen besprochen.

Vorstand Stefan Noack erläutert die Auftragsvergabe für dieses zentrale Projekt wie folgt: „Durch das angebotene ganzheitliche Konzept und die Erfahrungen mit den R4plus-Standardprozessen konnte sich die Sparkassen Consulting gegen die Mitbewerber durchsetzen.“

Das Projektvorgehen


Die Projektplanungsphase endete mit einer Kick-off-Veranstaltung. Hier wurden den beteiligten Projektmitarbeitern das Vorgehensmodell und die durch den Vorstand vorgegebenen Ergebnisziele vorgestellt, wie etwa:

  • die Reduzierung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten,
  • das Einsparen von Sachkosten,
  • die Schulung der Mitarbeiter im sicheren Handling mit OSPlus-Kredit,
  • die Einführung der Zinsprolongation.

Darüber hinaus sind durch das Projektteam intuitiv, anhand einer Kartenabfrage, Ziele definiert worden. Im Nachgang wurden die Ziele durch die Projektleitung bewertet, ausgewählt, formuliert und unter Berücksichtigung der Vorstandsvorgaben priorisiert.

Durch eine intensive Analysephase, die vor allem das Führen von Interviews mit Mitarbeitern aller beteiligten Bereiche beinhaltete, konnte nicht nur eine solide Ausgangsbasis für die Konzeptionsphase geschaffen, sondern eine Vielzahl weiterer Handlungsfelder, die zur Optimierung des gewerblichen Kreditgeschäfts erforderlich sind, eruiert werden. Zum Beispiel:

  • die Anpassung des Kompetenzsystems,
  • die Etablierung eines Vor-Checks,
  • die Optimierung der Aufbauorganisation,
  • das Beleuchten von Subsystemen.

In der Konzeptionsphase waren in den Workshops die Führungskräfte und ausgewählte Mitarbeiter der jeweils beteiligten Bereiche vertreten. Zum einen bilden diese Workshops die Grundlage für die Multiplikatoren der später eingeführten R4plus-Prozesse, zum anderen konnten hier die Sichtweisen der betroffenen Bereiche berücksichtigt werden.

Im Rahmen einer regelmäßigen Kommunikation war es dem Vorstand und der Projektleitung besonders wichtig, nach der Konzeptionsphase die Projektzwischenergebnisse allen Mitarbeitern mitzuteilen. Hierfür wurde eine Informationsveranstaltung mit anschließendem Grillen organisiert.

Nach der Abnahme der konzeptionierten Ergebnisse wurden in der Umsetzungsphase über zehn Arbeitspakete definiert. In diesen sind die konzeptionierten Themen – durch den beispiellosen Einsatz der Mitarbeiter der Stadt-Sparkasse – falls notwendig weiter feinkonzeptioniert, administriert und in der Arbeitsanweisung umgesetzt worden.

Die Herausforderungen, die die Mitarbeiter während der gesamten Projektlaufzeit zu bewältigen haben, beschreibt Projektleiter Daniel Mühlhoff (Abteilungsleiter Marktfolge Kredit) prägnant:

„Ein Projekt dieser Größenordnung bedeutet in der täglichen Praxis einen nicht unerheblichen Zusatzaufwand und erfordert das größtmögliche Engagement aller Beteiligten.“

Auch ein Echt-Test mit Vertretern der betroffenen Bereiche wurde in dieser Phase durchgeführt, um die Praxistauglichkeit der Prozesse und die Anwendbarkeit der Handlungsfelder zu prüfen und zu bestätigen. Darüber hinaus wurden alle Mitarbeiter im Handling mit OSPlus-Kredit und den Prozessen geschult.

 

Der Projektabschluss
Bei einem Projekt diesen Umfangs ist in der Regel trotz – einer guten Vorbereitung und Schulung – kein reibungsloser Prozessablauf im Echtbetrieb zu erwarten. Viele Fragestellungen der Mitarbeiter ergaben sich erst mit dem tatsächlichen und alltäglichen Handling. Hierfür wurde eine enge Nachsorge in Form eines regelmäßigen Austauschs und durch die Etablierung einer zentralen FAQ-Datenbank sichergestellt.

Projektleiter Daniel Mühlhoff stellt fest:

„Gerade in den ersten Wochen nach der Umsetzung der Projektergebnisse bedarf es einer engen Begleitung, um die konzeptionierten Erleichterungen in der zukünftigen täglichen Arbeit generieren zu können.“

Der Vorstandsvorsitzende Dirk Abel zieht folgende Bilanz:

Fazit

Mit der aufbauorganisatorischen Umgestaltung, der Umsetzung der neuen Prozesse und Schnittstellen samt der korrespondierenden Maßnahmen sowie der möglichst optimalen Nutzung der Anwendung OSPlus, ist die Stadt-Sparkasse Langenfeld für die kommenden Herausforderungen im Kredit­geschäft gut gerüstet und steht auf einer soliden Basis.

Dirk Abel Vorstandsvorsitzender Stadt-Sparkasse Langenfeld
Stefan Noack Vorstandsmitglied Stadt-Sparkasse Langenfeld
Daniel Mühlhoff Abteilungsleiter Marktfolge Kredit, interner Projektleiter Stadt-Sparkasse Langenfeld