Die Sparkasse Bad Kissingen hat sich strategisch zum Ziel gesetzt, ihre gesamten Backoffice-Prozesse effizienter aufzustellen. Nachdem in 2012 die Optimierung der Passivprozesse abgeschlossen worden war, sollte im Jahre 2013 ein Abgleich der Aktivprozesse mit den aktuellen Modell K-Prozessen vorgenommen werden.

Der Sparkasse war bekannt, dass einige Prozessschleifen, die einer stark ausgeprägten Risikosensibilität geschuldet sind, nun kritisch beleuchtet werden mussten.

Nach den sehr positiven Erfahrungen mit der Sparkassen Consulting (vormals snc Bayern) im Rahmen der Modell P-Einführung, setzte man auch bei der Optimierung der Kreditprozesse auf die bewährte Zusammenarbeit.

Kreditabläufe im Kurzcheck


Zu Beginn des Projektes unterzog die Sparkassen Consulting die bestehenden Kreditprozesse einem dreitägigen Kurzcheck: Sowohl die inhaltliche Ausgestaltung der Prozesse als auch die aktuell eingesetzten Ressourcen wurden dem Modell K gegenübergestellt.

Die Ergebnisse: Die Kreditabläufe waren zum einen von vielen Schnittstellen und einem intensiven Risikobewusstsein gekennzeichnet. Des Weiteren wurden eine hohe Kontrolltiefe und eine starke Kopflastigkeit in den Entscheidungsprozessen transparent. Es war eine logische Folge dieser Abweichungen vom DSGV-Konzept, dass die eingesetzten Mitarbeiterkapazitäten über dem Modellwert lagen.

Die Sparkasse war sich nach der Vorlage der Ergebnisse aus der Analyse darüber im Klaren, dass auch das Umsetzungsprojekt unter externer Begleitung durchgeführt werden sollte, zumal auch die Einführung von OSPlus Kredit im gewerb­lichen Bereich ein offenes Thema war. Somit ergaben sich aus der Analyse Schwerpunktthemen, auf die in der Konzeption ein verstärktes Augenmerk gelegt werden sollte. Die 1:1-Umsetzung des aufgezeigten Effizienzpotenzials im Bereich der Mitarbeiterkapazitäten war allerdings kein explizit formuliertes Projektziel – nichtsdestotrotz sollte eine weitestgehende Effizienzrealisierung angestrebt werden.

Auf Grundlage der Analyseergebnisse wurde folgende Projektstruktur und folgender Zeitplan für die Umsetzungs-/Konzeptionsphase definiert:
SKC_1326_strukturierung_ablauf_projekt
 

 

 

 

 

Umsetzung in Teilprojekten


Der in Abbildung 2 dargestellte Projekt­inhalt wurde innerhalb von sechs Monaten in insgesamt 26 Workshops erarbeitet. Bei der Zusammensetzung der Teilprojektteams wurde auf eine umfassende, aber zugleich ressourcenschonende Vertretung der tangierten Unternehmens­bereiche geachtet. Im Wesentlichen war jeweils ein Vertreter aus der Marktfolge und aus dem relevanten Marktbereich involviert – zudem wirkten das Kreditsekre­tariat und die Revision kontinuierlich an der Ergebniserarbeitung mit. Themenspezifisch wurden vereinzelt auch Kollegen aus anderen Bereichen hinzugezogen. Darüber hinaus war ein Vertreter des Personalrates zu allen Projektsitzungen eingeladen.

Die Ergebnisse der einzelnen Teilprojekte wurden in drei Lenkungsausschusssitzun­gen unter Teilnahme der beiden Vorstände abgenommen und sukzessive umgesetzt. Vor Einführung der Neugeschäftsprozesse erfolgte zusätzlich ein Testbetrieb, um vor dem Echteinsatz eventuelle Unschärfen und Unplausibilitäten zu eruieren. Die Projektarbeit beinhaltete:SKC_1326_inhalte_projektarbeit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hilfreiche Jahresplanung

Bei einer derartigen Projektierung gilt es zu berücksichtigen, dass die Umsetzung der Projektergebnisse – im Nachgang zu den Workshops bzw. zur Ergebnisabnahme – weiterhin viele Ressourcen innerhalb der Sparkasse bindet: vor allem für die Modifizierung der Arbeitsanweisungen, für die Schulung sämtlicher Prozess-beteiligter (Markt + Marktfolge) und für die technische Administration. In erster Linie war dabei das Kreditsekretariat involviert, das von den Teilprojektleitern unterstützt wurde. Dieser Aufwand war im Rahmen der Jahresplanung v. a. im Kreditsekretariat bereits eingeplant worden, was sich als sehr hilfreich erwies.

 

Bereits erste Effizienzgewinne
Zum Ende des Jahres kann von einer weitestgehenden Einführung der Prozesse gesprochen werden – ihre schnelle Einführung verhinderte erneute Diskussionen über die Prozess-Veränderungen. Es zeichnen sich auch bereits erste Effizienzgewinne durch die ausbleibende Nachbesetzung von personellen Abgängen ab. Die weiteren Effizienzgewinne sollen nach und nach umgesetzt werden. Zum Ende der Konzeptionsphase wurde eine finale Zielaufbauorganisation festgelegt, die durch eigeninitiierte Veränderungen einzelner Mitarbeiter bzw. altersbedingtes Ausscheiden mittelfristig realisiert werden soll. Auch die Entwicklung des Kreditgeschäftes der Sparkasse soll dabei Berücksichtigung finden.

Die Sparkasse sieht sich mit Projektabschluss den Herausforderungen der kommenden Jahre im Kreditgeschäft gerüstet und hat mit der Optimierung der Prozesse eine hausinterne Produktion im Aktivbereich gesichert. Die hausspezifischen Belange konnten dabei gleichermaßen berücksichtigt werden.

Nachträglich werden folgende Aspekte als Erfolgsgarant für eine erfolgreiche Projektarbeit gesehen:

  • Stringente Vorgehensweise auf der Zeitachse.
  • Einheitliches Meinungsbild zu den Projektzielen bei den betroffenen Führungskräften inkl. Vorstand.
  • Betroffene zu Beteiligten machen – Einsatz von Mitarbeitern aus der Marktfolge als Teilprojektleiter (nicht Mitarbeiter aus dem KS).
  • Externe Begleitung zur Gewinnung des „Blicks von außen“.
  • Zeitnahe Einführung der Prozesse – bei gleichzeitiger Reduzierung der angestrebten Kapazitäten.

Wir danken der Sparkassen Consulting für die konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit im Projekt.

Michael Rendl Vorstandsmitglied Sparkasse Bad Kissingen
Ludwig Berninger Projektleiter, Leiter Kreditsekretariat Sparkasse Bad Kissingen