Ziel des Projektes bei der Sparkasse Koblenz war eine Personalbedarfsberechnung (PBR), die eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für den quantitativen Personalbedarf aller Organisationseinheiten der Sparkasse bietet.

Ein weiteres wichtiges Ziel der Sparkasse Koblenz (964 Mitarbeiter, 4,1 Mrd. Bilanz­summe) war die Berücksichtigung von prozessualen Veränderungen sowie deren personelle Auswirkungen, die sich aus der quantitativen Analyse der PARES Kompakt-Erhebung als Handlungsfelder ergeben hatten. Hier sind sogar perspektivische Analysen mit dem Berechnungstool möglich.

Die Grundlage für das Projekt bildeten ­Einschlüsselungen einer in 2013 erfolgten PARES Kompakt-Erhebung. Durch den Einsatz von PARES-Referenzwerten und den ergänzenden Bench­mark-Werten der Sparkassen Consulting wurden quantitative Über- und Unterdeckungen festgestellt und die Hand­lungsfelder für die Personalplanung und das Personalmanagement identifiziert.

Fachberatung


Die bisherige Personalbedarfsberechung der Sparkassen Consulting war seit einigen Jahren ein etabliertes und akzeptiertes Instrument der quantitativen Personalplanung. Diese Methode wird nun von dem erweiterten PARES Kompakt-Ansatz abgelöst und beinhaltet nunmehr weitgehend automatisch alle zentralen Neu- und Weiterentwicklungen, sei es prozessual oder personalpolitisch aus dem ­PARES-Umfeld.

Zusätzlich wird die Sparkasse Koblenz in einer zweiten Ausbaustufe eine Dynamisierung der dann bestehenden Personalbedarfsberechnung auf der Basis von Treiber-(Mengen)veränderungen einsetzen: Das Personal-Soll wird den geänderten Gegebenheiten angepasst, ohne dass eine weitere PARES Kompakt-Erhebung zwingend erforderlich wird.

Durch die Verknüpfung der Personalbedarfsberechnung mit PARES Kompakt konnte sichergestellt werden, dass

  • alle Auswertungen hinsichtlich der Treibermengen u. a. auf Basis des Kernbanksystem OSPlus erfolgen können,
  • die Erhebung der Daten der Sparkasse in der vom DSGV geforderten Qualität erfolgt, so dass entsprechende Vergleichs- und Referenzwerte aus der PARES Kompakt-Datenbank verfügbar sind,
  • geeignete Auswertungen zur Analyse definiert und erstellt werden sowie erste Aussagen hinsichtlich der Zahlenergebnisse (u. a. Abweichungen, Verdeutlichung der Annahmen der DSGV-Modelle) getroffen werden können,
  • Optimierungsansätze in der Sparkasse erkannt werden können.

Der bereits vorhandene OE-Typen-Vergleich des PARES Kompakt-Ansatzes ist die Basis für alle Vergleiche. Schon der Abgleich mit den von der Sparkasse selbst ausgewählten Vergleichssparkassen zeigt in der Regel die verschiedensten Handlungsfelder auf der Basis eines einheit­lichen Aufgabenkataloges und gleicher Einschlüsselungs-Modalitäten auf.

Individueller Zuschnitt

Um eine speziell auf die Sparkasse Koblenz zugeschnittene Personalbedarfsberechnung zu erstellen, galt es, die OE-Typen in die hausspezifischen Organisationseinheiten (OE) umzuwandeln und ­damit das Organigramm der Sparkasse Koblenz abzubilden. In dieser sparkassen-individuellen OE-Struktur findet sich dann jeder OE-Leiter mit den Hauptaufgaben seines Bereichs wieder.

Die Auswertungen und Analysen werden grundsätzlich nicht mitarbeiterbezogen, sondern ausschließlich auf Aufgaben/Aufgabengruppen oder auf Basis von Organisationseinheiten durchgeführt.

Im Rahmen einer Bestandsaufnahme wurden die relevanten Informationen und Daten je Organisations-Einheit erhoben und analysiert:

  • Aufnahme und Abstimmung der strategischen und organisatorischen Rahmenbedingungen (z. B. Vertriebsausrichtung, strategische Geschäftsfelder, etc.),
  • Prüfung möglicher Defragmentierungen und OE-untypischer Einschlüsselungen (z. B. es ist keine IST-Wert-Einschlüsselung in der OE bei einem vorgesehenen Referenzwert erfolgt, oder: Welche Aufgaben binden deutlich höhere Kapazitäten als der Referenzwert vorgibt …),
  • Validierung/Abgrenzung der Hauptaufgaben/Tätigkeiten/Zusatzleistungen durch Einzel-Gespräche mit der OE-Führungskraft (Nutzung der bereits erfolgten qualitativen Interviews aus der PARES Kompakt-Erhebung) im Rahmen eines max. zweistündigen Gesprächs,
  • Berücksichtigung von z. B. UVV-Kassen-Erfordernissen, Personalratstätigkeiten, gewollten Führungs-/Coaching-Zeitanteilen, Zeiten für Mitarbeiter für Mitarbeitergespräche mit der Führungskraft,
  • Aufnahme der quantitativen Personaldaten je Organisationseinheit (Personal-IST),
  • Qualitätssicherung/Plausibilisierung der erhobenen Daten unter Berücksichtigung sparkassenspezifischer Besonder­heiten (z. B. GS-Öffnungszeiten, besonders ausgeprägte (Kredit-) Prozesse),
  • Übernahme der Daten in ein Berechnungstool als Grundlage für die Ermittlung und Fortschreibung des quantitativen Personalbedarfs.

Projektphasen


Das Projekt ist in vier Phasen gegliedert. Phase 1 enthält die organisatorische, methodische und zeitliche Vorbereitung/Planung des Projektes. Phase 2 dient der Bestandsaufnahme und der ersten Analyse von projektrelevanten Informationen und Daten. In Phase 3 erfolgt, auf der Basis der vorliegenden Daten und unter Berücksichtigung sparkassenspezifischer Besonderheiten, die Personalbedarfsberechnung. In dieser Phase finden auch die Gespräche mit den OE-Leitungen statt. Phase 4 beinhaltet die Strukturierung und Festlegung von Handlungsfeldern und Maßnahmen. Hier ist die Festlegung von Verantwortlichen und Zeitachsen der Garant für eine effiziente Umsetzung.

 

Projektergebnis
Gesamtergebnis des Projektes ist eine auf Treibermengen, Referenzwerten und Benchmarkwerten basierende Personalbedarfsberechnung je Organisationseinheit, die die jeweiligen haus-/sparkassenspezifischen Gegebenheiten berücksichtigt. Es ist zudem möglich, mit zeitlich befristeten Zuschlägen in der OE zu arbeiten, falls Sondersituationen zu berücksichtigen sind. Diese sollten, wie auch alle anderen hausspezifischen Zuschläge, jährlich vom Vorstand neu genehmigt werden, mit dem Ziel den Zuschlag in ca. drei Jahren auf Null zu reduzieren.

Durch diese Vorgehensweise konnten in der Sparkasse Koblenz weitere betriebs- und personalwirtschaftliche Potenziale gehoben werden. Eine sozialverträgliche Umsetzung ist durch den Planungshorizont und perspektivisches Personalmanagement möglich.

Jeder OE-Leiter erhält über den Vorstands­beschluss die für die Aufgabenerledigung erforderlichen Mitarbeiterkapazitäten – immer auch unter Berücksichtigung der OE-Spezifika. Die kontinuierliche Auseinandersetzung mit den Referenz- bzw. Benchmark-Werten und eine offenen Kommunikation mit dem OE-Verantwortlichen/Führungskräften haben zu einer hohen Akzeptanz des Personalsolls in den Organisationseinheiten geführt.

Portrait: Matthias Nester Matthias Nester Vorstandsvorsitzender Sparkasse Koblenz
Portrait: Ernst-Josef Lehrer Ernst-Josef Lehrer Vorstandsmitglied Sparkasse Koblenz