PPS, PPS_neo, PPS-IKS, RiMaGo – wenn Standards ineinander greifen …

… und in der Sparkasse nichts mehr ineinandergreift.

Was lange Jahre als Mythos beschrieben wurde, kommt nun mit solcher Wucht auf die Sparkassen zu, dass es vielerorts ernsthafte Schwierigkeiten gibt, mit den zentralen Standardisierungsentwicklungen und -angeboten Schritt zu halten. Wer nicht up to date ist, muss schnellstens handeln, um einerseits von den Standards profitieren zu können und andererseits nicht durch inkonsistente Nutzung der Standards unnötige „Prüfungsrisiken“ zu schaffen.

Spätestens mit der RiMaGo-Einführung ist in den meisten Sparkassen die Komplexität im Prozessmanagement so stark angestiegen, dass der Durchblick, wer nun was wo und wie dokumentiert, verlorengegangen ist. Dabei ist alles so einfach. Vorausgesetzt, die in den letzten Jahren entwickelten Standards wurden umgesetzt.

Ist das nicht der Fall, dann rächt sich nun, was auf die lange Bank geschoben wurde oder mit alternativen Systemen und Vorgehensweisen hätte gelöst werden sollen.

Willkommen in der einfachen Standardwelt – oder in der nicht mehr beherrschbaren Individualität

Die einfache Standardwelt geht davon aus …

… dass die Sparkasse bei der Organisation ihrer schriftlich fixierten Ordnung (sfO) zur Strukturierung auf die PPS-Prozesslandkarte setzt (alle Regelungen der sfO sind in dieser Systematik organisiert).

… dass die Sparkasse PPS_neo zur Dokumentation ihrer sfO einsetzt.

… dass die Sparkasse die bereitgestellten PPS Prozessdokumentationen eins zu eins einsetzt.

… dass die Sparkasse ein gemäß den PPS-Rollen geschaffenes funktionierendes Prozessmanagement auf Basis Modell O hat (an dieser Stelle spielen also auch aufbauorganisatorische Aspekte eine Rolle).

… dass regulatorische Anforderungen im Prozessmanagement von den (dezentralen) Prozessverantwortlichen erfüllt werden – eigenständig und ohne ständiges Vor- und Zuarbeiten durch die 2nd Line.

… dass Prozessverantwortliche damit auf das Standard-VVT, Standard-Schutzbedarfsfeststellungen usw. zugreifen und diese sinnvoll mit den standardisierten Prozessen anwenden oder auf individualisierte Prozesse ableiten können.

… dass damit RiMaGo ohne Schwierigkeiten (technisch und organisatorisch) eingeführt und mit den (dezentralen) Prozessverantwortlichen in Betrieb genommen werden kann. … dass die (dezentralen) Prozessverantwortlichen auf dieser Basis demnächst auch PPS-IKS mit Unterstützung des zentralen Prozessmanagements umsetzen; wo möglich, mit den Standardvorgaben, wo nicht möglich, abgeleitet auf die individualisierten Prozesse.

Die nicht mehr beherrschbare Individualität erkennen Sie daran …

… dass die schriftlich fixierte Ordnung (sfO) sich nicht an der PPS-Prozesslandkarte orientiert oder über komplexes Mapping zwar systematisch angebunden ist, aber inhaltlich nicht oder nur wenig harmoniert.

… dass die sfO im Intranet oder in Dritt-/Eigenanwendungen abgebildet ist.

… dass Rollenbilder im Prozessmanagement nicht auf Basis des Modell O oder überhaupt nicht existieren.

… dass regulatorische Anforderungen weitestgehend in der 2nd Line bearbeitet werden und Fach- oder Prozessverantwortliche nur bei Bedarf eingebunden werden.

Die unmittelbaren Folgen sind:

  • Es kann nicht sinnvoll auf Standard-Prozesse und damit verbundene Standard-Ausarbeitungen für die regulatorischen Anforderungen (VVT, Schutzbedarf etc.) zugegriffen werden.
  • Das OSPlus Release erfordert immer höhere Aufwände hinsichtlich der Dokumentation.
  • RiMaGo kann nicht auf Basis der Standard-PLK und somit faktisch nicht oder nur mit immensen Aufwänden genutzt werden.
  • PPS-IKS ist nicht oder nur mit immensen Aufwänden adaptierbar.

Häufig verzetteln sich Projektgruppen in Sparkassen in Diskussionen, wonach der Standard nicht gut genug sei oder das bisherige Vorgehen sogar verschlechtere. Doch auf dem Weg zum Standard geht es nicht um „besser“ oder „schlechter“, sondern darum, die geforderten Dokumentationspflichten möglichst ressourcenschonend zu erfüllen. Zentrale Zuarbeiten und Weiterentwicklungen können nur genutzt werden, wenn die zu Grunde liegenden zentral bereitgestellten Lösungen eins zu eins eingesetzt werden. Nur so passt das DIN A4- Blatt dann am Ende auch in den DIN A4-Briefumschlag.

Wer bei den zu Grunde liegenden Lösungen den Standard ablehnt oder variiert, muss in der Konsequenz die darauf aufbauenden Zuarbeiten und Weiterentwicklungen dauerhaft, regelmäßig, umständlich und aufwändig adaptieren. Das kostet Zeit und Geld – viel mehr als ein im Einzelfall vielleicht „schlechterer“ Prozess.

Haben Sie für Ihr Haus Elemente aus der „nicht mehr beherrschbaren Individualität“ wiedererkannt? Dann sollten Sie unverzüglich handeln, denn je länger Sie warten, bis Sie zum Standard aufschließen, umso unübersichtlicher wird die Lage, umso aufwändiger das Aufschließen und umso größer die Angriffsfläche bei Prüfungen.

Im Rahmen unserer täglichen Arbeit sowie als Partner der PPS_neo- und RiMaGo-Rollouts haben wir viele Erfahrungen und Tipps für Sie, wie Sie schnell wieder den Anschluss finden und was „links und rechts“ noch an korrespondierenden Fragestellungen gelöst werden muss.

Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns, Sie auf dem Weg in die Standardwelt zu unterstützen!