Der Weg einer Rechnung in der Sparkasse ist mitunter lang und verschlungen. Vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Anweisung und Bezahlung vergehen zum Teil mehrere Tage, in Urlaubszeiten oder unklaren Zuständigkeiten gerne auch mal Wochen. Skonten können so nicht mehr in Anspruch genommen werden. Zahlungsziele werden verpasst. Der Erhalt von Mahnungen ist die Folge.

Mit dem elektronischen Rechnungsbuch stellt die Finanz Informatik den Sparkassen in OSPlus eine technische Lösung zur Bearbeitung ihrer Rechnungen zur Verfügung. Das elektronische Rechnungsbuch ermöglicht einen gesamthaften Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand. Mit der Unterstützung des Ereignissystems in OSPlus werden Verantwortlichkeiten klar und eindeutig vergeben. Verpasste Skonten und Zahlungsziele gehören der Vergangenheit an. Zumindest theoretisch.

Denn die Einführung der Anwendung Elektronisches Rechnungsbuch kann aus unserer Sicht nur der letzte Schritt im Rahmen einer kompletten Optimierung des Bearbeitungsprozesses sein, um die erzielten Synergien nachhaltig nutzen zu können. So gestalten wir gemeinsam mit Ihnen einen optimalen Rechnungsbearbeitungsprozess:

Standortbestimmung

Zunächst erfolgt die quantitative und qualitative Erhebung der Rahmenbedingungen und der Prozessgestaltung einer effektiven Rechnungsbearbeitung. Daran schließt sich eine systematische Diskussion und Optimierung der Rahmenbedingungen an – insbesondere eine Reduzierung der Anzahl der Transaktionen steht hierbei im Vordergrund .

Konzeption

Hierauf aufbauend wird der Rechnungsbearbeitungsprozess ganzheitlich optimiert. Die Grundlage bildet ein praxiserprobter Musterprozess, der dann unter Nutzung der Geschäfts-Prozess-Steuerung im elektronischen Rechnungsbuch der Finanz Informatik dargestellt werden kann. Es werden gezielt Potenziale gehoben: Bei der Prozessgestaltung sind so wenige Fachbereiche und Stellen wie möglich eingeschaltet und Bagatell- und Vereinfachungsregelungen werden genutzt.

Testphase und Echteinsatz

Ist die konzeptionelle Phase abgeschlossen und sind die bankfachlich vorgelagerten Aufgaben abgearbeitet, folgt die technische Implementierung des elektronischen Rechnungsbuchs. Nach Testbetrieb, Review-Workshop und der Erstellung der notwendigen Dokumentationen kommt die Anwendung auf der Grundlage eines optimierten Prozesses zum Echt-Einsatz.

Der Mehrwert für die Sparkasse? Die Ausgangssituation wird systematisch erfasst, Handlungsfelder werden abgeleitet, ein praxiserprobter Musterprozess dient als Grundlage der Prozessanpassung und es stehen optimierte Rahmenbedingungen für die Rechnungsbearbeitung zur Verfügung.

Die Sparkassen Consulting ist strategischer Partner des federführenden Verbandes bei der Einführung des elektronischen Rechnungsbuchs in den Sparkassen. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen aus zahlreichen Umsetzungsprojekten bei Sparkassen unterschiedlichster Größenordnung.

Sprechen Sie uns an und wir gestalten gemeinsam Ihren optimalen Rechnungsbearbeitungsprozess.