Standard braucht Struktur und Struktur braucht Prozessmanagement

Die Umsetzung der PPS-Standards in der Sparkasse wird unterstützt und gesteuert mittels eines etablierten Prozessmanagements. Wie aber kann ein funktionables Prozessmanagement aufgebaut werden? Wichtig ist es, auf den bestehenden Strukturen aufzusetzen und diese als Basis zu nutzen, wo es Sinn macht.

Prozessmanager als Steuerer des Prozessmanagements

Prozessmanager ist zentral in der Organisation angesiedelt. Er trägt die Gesamtverantwortung für das Prozessmanagement und überwacht die strategischen Vorgaben. Zudem hat er die methodische Hoheit und überwacht die Einhaltung der Methodik.

Standardisierung der Prozesse durch die Prozessverantwortlichen

Die Prozessverantwortlichen sind dezentral in den Fachbereichen angesiedelt. Mittlerweile gibt es auch Diskussionen, die Prozessverantwortung für die Kundenprozesse zentral in einer Abteilung, z.B. in einer Produktionssteuerung, zusammenzufassen. Das bringt aufbauorganisatorische Veränderungen mit sich, trägt aber den aktuellen Entwicklungen im Umfeld der S-Finanzgruppe Rechnung. Sei es die Zusammenlegung der Marktfolgen Aktiv und Passiv (BdZ), das Auffangen von Know-how-Verlusten durch den zunehmenden Fallabschluss und/oder Personalabbau in den Marktfolgen.

Der Prozessverantwortliche kümmert sich um alle Belange, die seine Prozesse betreffen. Die Bandbreite reicht dabei von der fachlichen Verantwortung über die Umstellung auf PPS und die Dokumentation bis hin zur Verantwortung für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und die Schutzbedarfsfeststellung. Die dezentrale Dienstleister-Steuerung und das Datenqualitätsmanagement werden zukünftig auch verstärkt eine Rolle spielen.

Etablierung eines Prozessmanagements

Zuerst werden die Hauptbetroffenen zu den Grundlagen des Prozessmanagements und der Bedeutung der Standardisierung für die Sparkasse und ihre Mitarbeiter auf einen gemeinsamen Stand gebracht. Als nächstes werden die im Haus benötigten Rollen und deren aufbauorganisatorische Zuordnung pragmatisch diskutiert, sodass eine tragfähige Lösung für die Sparkasse erreicht werden kann. Die Definition der Aufgaben dieser Rollen schließt sich an. Dabei werden auch ergänzende Themen wie die Neupositionierung des Release-Managements und die Integration des PPS-IKS integriert.

Wenn die Rollen und deren Aufgaben für die Sparkasse beschlossen wurden, folgt im nächsten Schritt die Verteilung der Prozesse aus der PPS-Prozesslandkarte auf die Prozessverantwortlichen – gegebenenfalls durch individuelle Prozesse ergänzt. Nach der beschlossenen Prozess-Zuordnung gibt es eine Informationsveranstaltung für die neuen und alten Prozessverantwortlichen, um sie auf ihre kommenden Aufgaben vorzubereiten. Mit dem Aufbau und der Definition der neuen Prozessdokumentation kann dann das Migrationsszenario auf PPS_neo und die Umsetzung der Standardprozesse starten. Perspektivisch wird auch ein Prozesscontrolling aufgebaut, indem Kennzahlen und Steuerungsgrößen für wesentliche Prozesse definiert und controlled werden.

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