Obwohl die Rechnungsbearbeitung zum Tagesgeschäft einer Sparkasse gehört und diese sowohl technisch durch das Elektronische Rechnungsbuch als auch prozessual durch die PPS-Musterprozesse unterstützt werden, sind die Abläufe in den Sparkassen bei genauer Betrachtung selten wirklich standardisiert und effizient.

Denn bei aller Standardisierung wird der Einfluss des Bestellprozesses eines rechnungsauslösenden Vorgangs auf die Rechnungsbearbeitung völlig außer Acht gelassen.

Dies sollten Sparkassen zwingend bei der Nutzung des Elektronischen Rechnungsbuchs berücksichtigen. Ist der Bestellprozess nicht angemessen strukturiert, wirkt sich dies auch deutlich negativ auf die nachgelagerte Rechnungsbearbeitung aus. Erfolgreich umgesetzte Projekte zeigen hier einen großen Anpassungsbedarf:

Redundante Schritte lassen sich vermeiden und es kann wertvolle Zeit eingespart werden – mit einer Überarbeitung des Kompetenzmodells, einem Überdenken der klassischen Rollenverteilung bei der Rechnungsbearbeitung sowie einer Verlagerung der kompetenzgerechten Anweisung auf den Bestellvorgang. Denn: Einmal ausgelöste Bestellungen können bei vertragsgerecht erbrachter Leistung nur in den seltensten Fällen rückabgewickelt werden, z.B. Veranstaltungen oder Reparaturen. Hier dient die in Sparkassen noch gelebte Praxis der nachträglichen kompetenzgerechten Anweisung einzig Wahrung der notwendigen Prozesskontrollen.

Projektverlauf

In strukturierten Interviews erheben wir die aktuellen Rahmenbedingungen in Ihrem Haus. Dazu gehören u.a. die Prozesse von der Bestellung bis hin zur Rechnungsbearbeitung, die in den Prozessen eingebundenen Personen und die benötigten Kapazitäten, um die Aufgaben zu erledigen. Daran schließt sich eine systematische Diskussion und Optimierung der Rahmenbedingungen an. Das Kompetenzmodell, der zeitliche Ablauf der Tätigkeiten, die Rollendefinition der beteiligten Mitarbeiter und das interne Kontrollsystem stehen hierbei im Fokus der Optimierung.

Hierauf aufbauend wird der Prozess von der Bestellung bis hin zur Rechnungsbearbeitung ganzheitlich optimiert. Die Grundlage bildet der praxiserprobte Musterprozess (PPS), der dann unter Nutzung der Geschäfts-Prozess-Steuerung im elektronischen Rechnungsbuch der Finanz Informatik dargestellt werden kann. Bereits im Bestellvorgang vorgenommene Tätigkeiten wie z.B. die Budgetprüfung und kompetenzgerechte Genehmigung werden zur Entlastung des Rechnungsbearbeitungsprozesses. Im Ergebnis stehen Ihnen optimierte Rahmenbedingungen und ein effizienter Prozess für die Rechnungsbearbeitung – von Anfang bis Ende – zur Verfügung.

 

Die Sparkassen Consulting ist strategischer Partner des federführenden Verbandes bei der Einführung des elektronischen Rechnungsbuchs in den Sparkassen. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen aus erfolgreich durchgeführten Umsetzungsprojekten bei Sparkassen unterschiedlichster Größenordnung.

Sprechen Sie uns an und wir gestalten einen effizienten Prozess von der Bestellung bis zur Rechnungsbearbeitung.