Es geht nicht mehr ohne – ohne elektronisches Rechnungsbuch lässt sich weder die GoBD-Konformität für elektronische Rechnungen sicherstellen noch lassen sich die Vorsteueraufzeichnungspflichten im Rahmen von OSPlus erfüllen. Der OSPlus Rechnungsbildschirm inkl. Schnellerfassung wird zum OSPlus-Release 19.1 abgeschaltet. Doch der einfache Umstieg innerhalb der Anwendungen Rechnungsbildschirm auf das Elektronische Rechnungsbuch ist aus unserer Sicht zu kurz gedacht. Das verdeutlichen zahlreiche Umsetzungsprojekte.

Das Elektronische Rechnungsbuch bietet mit seiner Geschäftsprozesssteuerung, unterstützt durch den PPS-Prozess „Rechnungseingänge bearbeiten“, zahlreiche Stellhebel, um den Rechnungsbearbeitungsprozess effizient zu gestalten und trotzdem im Standard zu bleiben. So hat die Praxis gezeigt, dass wesentliche Synergien z.B. durch die erweiterte Betrachtung auf den Bestellprozess geschaffen werden können.

Folgendes Gedankenspiel: Vergleichen Sie den Prozess eines privaten Autokaufs mit einer betrieblichen Investition. Wann und wie oft erfolgt jeweils eine Investitionsentscheidung, eine Budgetprüfung bzw. die „kompetenzgerechte“ (Bestell-) Genehmigung / Anweisung? Gibt es Unterschiede und wenn ja, warum?

Die Einführung der Anwendung Elektronisches Rechnungsbuch sollte aus unserer Sicht nur der letzte Schritt im Rahmen einer kompletten Optimierung des Bearbeitungsprozesses sein, um die erzielten Synergien nachhaltig nutzen zu können.

Folgende Grafik veranschaulicht unsere Ansatzpunkte zur Optimierung Ihres Rechnungsbearbeitungsprozesses:

Ansätze zur Optimierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses

So gestalten wir gemeinsam mit Ihnen den optimalen Umstieg auf das Elektronische Rechnungsbuch:

Standortbestimmung

In strukturierten Interviews erheben wir die aktuellen Rahmenbedingungen in Ihrem Haus. Dazu gehören u.a. die Prozesse von der Bestellung bis hin zur Rechnungsbearbeitung, die in den Prozessen eingebundenen Personen und die benötigten Kapazitäten. Daran schließt sich eine systematische Diskussion der Rahmenbedingungen an: Im Fokus stehen das Kompetenzmodell, der zeitliche Ablauf der Tätigkeiten, die Rollendefinition der beteiligten Mitarbeiter und das interne Kontrollsystem.

Konzeption

Aufbauend auf der Standortbestimmung wird der Rechnungsbearbeitungsprozess von der Bestellung bis hin zur Zahlungsfreigabe ganzheitlich optimiert. Die Grundlage bildet der praxiserprobte PPS-Prozess „Rechnungseingänge bearbeiten“, der dann unter Nutzung der Geschäftsprozesssteuerung im Elektronischen Rechnungsbuch dargestellt werden kann.

Es werden gezielt Potenziale gehoben: Bereits im Bestellvorgang vorgenommene Tätigkeiten wie z.B. die Budgetprüfung und die kompetenzgerechte Genehmigung werden zur Entlastung der Fachbereiche genutzt. Vorhandene Verträge und Beschlüsse entlasten das Kompetenzmodell. Bagatell- und Vereinfachungsregelungen werden genutzt. Im Ergebnis stehen Ihnen optimierte Rahmenbedingungen und ein effizienter Prozess für die Rechnungsbearbeitung – von Bestellung bis Zahlungsfreigabe – zur Verfügung.

Digitalisierung

Die Nutzung des elektronischen Rechnungsbuchs setzt voraus, dass die Rechnungen digital vorliegen. Wir berücksichtigen die Konzeption zur Umsetzung einer zentralen digitalen Dokumentenerfassung und Dokumentenverteilung der Finanz Informatik und erstellen für das Scannen eine individuelle Kosten-Nutzen-Kalkulation. Diese dient der Entscheidungsfindung, ob die Digitalisierung in Eigenregie erfolgen oder ausgelagert werden soll.

Testphase und Echteinsatz

Ist die konzeptionelle Phase abgeschlossen und sind die bankfachlich vorgelagerten Aufgaben abgearbeitet, folgt die technische Implementierung des elektronischen Rechnungsbuchs. Nach Testbetrieb und Review-Workshop kann die Anwendung auf der Grundlage eines optimierten Prozesses in den hausweiten Einsatz übernommen werden.

 

Die Sparkassen Consulting ist strategischer Partner des Sparkassenverbands Bayern bei der Einführung des elektronischen Rechnungsbuchs in den Sparkassen. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen aus erfolgreich durchgeführten Umsetzungsprojekten bei Sparkassen unterschiedlichster Größenordnung.

Sprechen Sie uns an und wir gestalten einen effizienten Prozess von der Bestellung bis zur Rechnungsbearbeitung.