Es gibt eine regelrechte Welle der Digitalisierung innerhalb der Kreditinstitute. Die Sichtweise der Sparkassen – sowie der Banken im Allgemeinen – auf die Notwendigkeit der Digitalisierung von Kreditakten hat sich in den vergangenen Jahren massiv gewandelt. Waren die Sparkassen noch vor zwei bis drei Jahren mit der Frage der Sinnhaftigkeit der Umstellung auf eine elektronische Kreditakte beschäftigt, stellen sich die Bankhäuser in jüngerer Vergangenheit vielmehr die Frage der konkreten Umsetzung.

Die vielfältigen Gründe für eine elektronische Aktenführung:

  • Der allgemeine Trend lässt die Sparkassen verstärkt auf den Zug der Digitalisierung aufspringen. Die unterschiedlichen Bereiche in den Banken und Sparkassen befruchten sich hierbei gegenseitig. Wenn man beispielsweise über eine dezentrale Scanlösung zur Reduzierung von Logistikfahrten innerhalb des Geschäftsgebietes nachdenkt, kommt man an einer elektronischen Kreditakte nicht mehr vorbei.
  • Fusionierte Häuser treffen in puncto digitalisierte Kreditakte häufig auf unterschiedliche Ausgangssituationen.
  • Sparkassen versuchen verstärkt ihre Flächen optimal zu nutzen – ein Flächenverbrauch von mehreren hundert Quadratmetern für Kreditakten ist da ein Hindernis.
  • Kreditprozessuale Weiterentwicklungen wie der Digitale Finanzbericht oder die Option der elektronischen Beschlussgenehmigung (ab 2019 möglich) machen zusätzlich eine elektronische Aktenführung notwendig.
  • Strategisch gedacht ist eine elektronische Akte allemal sinnvoll – zur Realisierung von überregionalen Back-Office-Einheiten oder auch zur Umsetzung von Home-Office-Arbeitsplätzen, und sei es nur um Teilprozesse wie beispielsweise eine Wertermittlung, auszulagern. Vor allem die beiden letztgenannten Aspekte werden in den kommenden Jahren zunehmend bedeutsam werden.
  • Unabhängig davon sehen wir mit der Einführung einer digitalen Akte prozessuale Vorteile verbunden, die sich nachweislich in einem Effizienzgewinn von mindestens fünf bis zehn Prozent niederschlagen.

 

Inhouse-Verscannung oder Outsourcen?

Die Sparkassen Consulting hat in den vergangenen Jahren zahlreiche Sparkassen im Prozess der Einführung der elektronischen Kreditakte unterstützt. Hierbei haben wir sehr umfangreiche Erfahrungen gesammelt: sowohl auf technischer als auch prozessualer Ebene. Wir haben sowohl Sparkassen begleitet, die den Weg der Inhouse-Verscannung eingeschlagen haben, als auch Häuser, die einen externen Dienstleister beauftragt haben. Eine externe Verarbeitung der Bestandsakten hat sich bei den meisten Häusern durchgesetzt, da so eine professionelle Abwicklung und vor allem eine überschaubare Projektlaufzeit gewährleistet ist.

Wir arbeiten mit mehreren Dienstleistern sehr eng zusammen und sind Ihnen gerne dabei behilflich, den für Sie günstigsten aber auch qualitativ hochwertigsten Partner auszuwählen.

Hingegen verbleiben auch bei einer Dienstleisterbeauftragung eine Vielzahl an konzeptionellen Aufgabenstellungen, die Sie als Sparkasse im Vorfeld eigenständig lösen müssen. Hierbei ist vor allem eine Strukturerarbeitung für das elektronische Archiv (Fachsprache: Dokumentenstruktur), die Anpassung der hausinternen Prozesse auf die elektronische Aktenführung, eine sinnvolle Aufbewahrungsstruktur der aufbewahrungspflichten Dokumente (z.B. Grundschuldurkunden, Kreditverträge) als auch ein Schulungskonzept zur Kommunikation innerhalb des Hauses zu nennen. Die Komplexität der Themen und das Zusammenwirken werden dabei oftmals verkannt.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über einen Austausch und Ihre Fragen zu diesem Thema. Gerne stellen wir auch den Kontakt zu Sparkassen her, die wir bereits begleiten durften.