Die Sparkasse Hamm hat 2012 wieder PARES Kompakt genutzt, um durch Vergleiche mit anderen Sparkassen und Referenzwerten des DSGV eine erneute Standortbestimmung durchzuführen. Gerade dank der qualitativen Analyse gelang ein detaillierter Blick auf den Hintergrund der blanken Zahlen.

Für die Wiederholungsuntersuchung hat sich die Sparkasse Hamm für die snc ­Bayern als Partner entschieden. Für die snc Bayern sprach die positive Bewertung anderer Sparkassen – auch aus Nordrhein-Westfalen, die professionelle Vorgehensweise und nicht zuletzt die Kombination aus quantitativer und qualitativer Analyse. Nach Abschluss der Datenerhebung wurde Anfang 2012 das Mengengerüst der Sparkasse analysiert und dieses mit einem festgelegten Normwert (Referenzwert) und weiteren Erhebungswerten von PARES Kompakt-Sparkassen verglichen. Als Fazit der quantitativen Analyse bestätigte sich für die Sparkasse Hamm, dass die erhobenen Gesamtkapazitäten im Zielbereich der Sparkassenorganisation liegen.

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PARES Kompakt Aufgabenblock

Gleichwohl ergaben sich in einzelnen Auf­gabenblöcken Abweichungen zu Referenz- und Vergleichssparkassen-Werten, sowohl in Form von Über-, als auch von Wertunterschreitungen, die es im Rahmen einer qualitativen Analyse im Hinblick auf deren mögliche Ursachen und Hintergründe näher zu beleuchten galt. Hierzu wurden von der snc Bayern ausgewählte Mitarbeiter der Sparkasse aus Markt, Marktfolge und Stab mit Hilfe eines standardisierten Fragenkatalogs zu den Vorgehensweisen und Erfahrungen des täglichen Sparkassenlebens befragt. Im Vordergrund stand dabei die aufgabenbezogene Betrachtungsweise; nie ging es um einzelne Personen oder Organisationseinheiten.

Auf Basis der Erkenntnisse aus der qualitativen Analyse erscheinen nun viele Abweichungen in Aufgabenblöcken in einem anderen Licht. Einige liegen in hausspezifischen Situationen begründet und sind durchaus, aus geschäftspolitischen Notwendigkeiten heraus, so gewollt. Bei anderen Abweichungen hat es sich gelohnt, sie im Sinne einer effizienten Vorgehensweise (Beratung / Bearbeitung) genauer ­zu beleuchten. Die snc Bayern konnte der Sparkasse konkrete Handlungsfelder mit Optimierungsvorschlägen aufzeigen, die es zunächst intern zu bewerten und zu priorisieren galt.

Aus der Ergebnisdokumentation konnten der Vorstand und das Projektteam der Spar­kasse schnell geschäftspolitisch wichtige Handlungsschwerpunkte erkennen und festgelegen. So bezieht sich ein Schwerpunkt zur Optimierung der Qualität auf Prozessoptimierungen in verschiedenen Bereichen, so zum Beispiel:

  • Wie gelingt es der Sparkasse alle Kunden mit Potenzial ausreichend anzusprechen?
  • Wie kann die Sparkasse eine einheit­liche Vorgehensweise und eine gleichbleibend hohe Qualität im Markt erreichen?
  • Was können die unterstützenden Bereiche (Stab und Marktfolge) dazu zusätzlich beitragen?

Für die Sparkasse war wichtig, dass die not­wendigen Optimierungen in den Handlungsschwerpunkten möglichst zügig, effizient und ressourcenschonend ­angegangen werden können. Deshalb wurde die snc Bayern im Nachgang mit einer weiteren Detailanalyse der PARES Kompakt-Daten und mit der Vertiefung des Optimierungsbedarfs für die fest­gelegten Handlungsschwerpunkte be­auftragt.

Im Rahmen dieser Detailanalyse sollte die snc Bayern auf Grundlage des PARES Kompakt-Datenmaterials einen Abgleich der Ist-Werte mit Referenzwerten für alle im Vorfeld festgelegten Aufgabenblöcke in den Dimensionen Aufgabensicht, OE-Sicht und Anzahl Einschlüsselungen auf OE-Ebene vornehmen. Darüber hinaus bestand der Auftrag darin, nach einer Bewertung der Abweichungen detaillierte Schritte und Maßnahmen, jeweils unterschieden nach Sofortmaßnahmen und konzeptionellem Anpassungsbedarf, vorzuschlagen. Die Sparkasse Hamm legte Wert darauf, dass sowohl das Know-how aus zentralen Projekten der Sparkassen-Finanzgruppe, als auch fundierte Erkenntnisse aus diversen Beratungsprojekten der snc Bayern in Sparkassen, berücksichtigt und aus der Kenntnis der Sparkasse heraus auch hausspezifisch angepasst werden. Die genaue Vorgehensweise und Aufbereitung der Ergebnisse der quantitativen und qualitativen Nachbetrachtung wurde zwischen dem Projektteam und der snc Bayern festgelegt.

Die Ergebnisse wurden analog der abgebildeten Prinzipiendarstellung für jeden einzelnen Aufgabenblock aufbereitet und dem Vorstand sowie dem Projektteam im Mai 2012 präsentiert (siehe Abbildung).

Die Sparkasse Hamm verfügte damit über eine umfassende und fundierte Grundlage zur schnellen und effizienten Umsetzung der notwendigen Optimierungen, die vom Vorstand kurz darauf freigegeben wurden. Dabei galt es, die Sofortmaßnahmen im Rahmen der Linienverantwortung zügig weiterzuverfolgen. Die konzeptionellen Anpassungen wurden bzw. werden im Rahmen von internen Arbeitsgruppen unter Beteiligung der entsprechenden Fachbereiche und des Marktes vorgenommen und umgesetzt.

In der internen Kommunikation der PARES Kompakt-Ergebnisse war es dem Vorstand besonders wichtig herauszustellen, dass die Sparkasse insgesamt betrachtet gut aufgestellt ist und ihre Ressourcen bereits effektiv einsetzt. Darüber hinaus wird PARES Kompakt auch als Instrument für eine beständige Personalbedarfsrechnung positioniert, die festschreibt, welche Kapazitäten künftig für welche Aufgaben in den einzelnen Organisationseinheiten benötigt werden.

Besonders stolz ist der Vorstand darauf, dass die Mitarbeiter in den Interviews eine hohe Identifikation mit der Sparkasse und eine hohe Motivation zur Aufgabenbearbeitung bestätigt haben. Dies ist ­eine wichtige Grundlage für eine gemein­same, zukunftsorientierte Weiterentwicklung der Sparkasse.

Der Vorstand und das Projektteam heben die hohe Qualität und Effizienz in der Leis­tungserbringung durch die snc Bayern – sowohl für PARES Kompakt als auch für die anschließende Vorbereitung der Umsetzung – hervor. Die Sparkasse Hamm empfiehlt die snc Bayern gerne weiter und würde sich aktuell bei einer anstehenden Nachfolgeuntersuchung wieder für die snc Bayern entscheiden.

Bernd Honermeyer Vorstandsvorsitzender Sparkasse Hamm
Rudolf Eisermann Stv. Vorstandsvorsitzender Sparkasse Hamm
Torsten Cremer Vorstandsmitglied Sparkasse Hamm
Bernd Diening Projektleiter Sparkasse Hamm